Как работать с электронными транспортными накладными с 1 сентября 2026 года

9 августа 2026

Статья подготовлена Образовательным центром РУНО — одним из ведущих центров повышения квалификации бухгалтеров, кадровиков, специалистов ВЭД, логистики и менеджеров маркетплейсов.
Автор материала — Касьянова Светлана Владимировна, практикующий бухгалтер с опытом работы более 15 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Коммерческие перевозки грузов входят в зону обязательного электронного документооборота.

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое — их заменяет единый цифровой формат ЭТрН. Для логистов, бухгалтеров и руководителей это означает перестройку процессов: от получения электронных подписей до интеграции с операторами ЭПД. Разберём, как перейти на новые правила без сбоев и штрафов.

Содержание:

Что изменится с 1 сентября 2026 для участников перевозок
Кто обязан работать с ЭТрН, а кто может оставить бумажный носитель
Пять шагов подготовки компании к обязательному ЭДО
Алгоритм оформления ЭТрН: от титула к титулу
Разбор примера: доставка по маршруту с несколькими точками
Таблица: кто и когда подписывает разделы ЭТрН

Что изменится с 1 сентября 2026 для участников перевозок

Закон № 140‑ФЗ от 07.06.2025 вводит обязательный электронный формат для транспортных накладных. Это не просто смена носителя — меняется вся цепочка документооборота в логистике.

Ключевые изменения:

Единственный экземпляр накладной вместо трёх бумажных копий.
Подписание разделов квалифицированной электронной подписью (КЭП) всеми участниками.
Передача данных через аккредитованных операторов в государственную систему ГИС ЭПД.
Хранение в электронном архиве не менее пяти лет.
Мгновенный доступ контролирующих органов (ФНС, МВД, Ространснадзор) к данным о перевозке.

Для бизнеса это означает сокращение времени на оформление, но требует технической подготовки: КЭП, интеграция с 1С, мобильные приложения для водителей.

Кто обязан работать с ЭТрН, а кто может оставить бумажный носитель

Важно! Обязанность оформлять электронную транспортную накладную возникает только при наличии договора перевозки с привлечённым исполнителем. Если такой договор отсутствует, ЭТрН не требуется.

Работают с ЭТрН:

Грузоотправители, заключившие договор перевозки.
Перевозчики (автомобильные, ж/д, авиа).
Экспедиторы, принимающие груз во владение.
Грузополучатели, подписывающие акт приёмки.

Могут не использовать ЭТрН:

Поставщики, доставляющие товар собственным транспортом без выделения услуги перевозки.
Покупатели при самовывозе на своём автомобиле.
Компании при внутреннем перемещении между складами на своём транспорте.

В этих случаях расходы на транспортировку подтверждаются товарными накладными, УПД, актами или путевыми листами.

Когда допускается бумажный формат после 1 сентября 2026.

Минтранс определил исключительные ситуации, в которых можно продолжать оформлять транспортную накладную на бумаге даже при наличии договора перевозки. Полный перечень таких случаев утверждён приказом Министерства транспорта РФ от 1 июня 2026 года № 262. К ним относятся, в частности, отсутствие интернет-соединения в месте погрузки или выгрузки, а также перевозки, заказанные физическими лицами для личных, семейных или домашних нужд.

Подготовьте бухгалтерский учёт к работе с электронными транспортными документами

Переход на ЭТрН затрагивает не только логистов. Бухгалтеру необходимо контролировать комплект первичных документов, проверять отражение расходов на перевозку и находить расхождения до закрытия месяца.

На курсе РУНО «Главный бухгалтер: налоги, отчётность 2026 + 1С 8.3. Продвинутый уровень» вы научитесь вести бухгалтерский учёт по всем участкам, анализировать регистры, рассчитывать налоги и составлять отчётность в 1С.

Результат — сможете контролировать операцию от первичного документа до бухгалтерской и налоговой отчётности.

Попробовать курс бесплатно

Пять шагов подготовки компании к обязательному ЭДО

Шаг 1. Обеспечить участников перевозки электронными подписями.
Руководитель организации получает КЭП в удостоверяющем центре ФНС. Сотрудники, подписывающие ЭТрН от имени компании, оформляют КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Водителям достаточно простой электронной подписи (ПЭП) — её выпускают через Госключ или оператора ЭДО.

Шаг 2. Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.
Оператор передаёт подписанные документы в ГИС ЭПД. Минтранс провёл аккредитацию и сформировал специальный реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов. В этот реестр включаются организации, которые соответствуют требованиям части 4 статьи 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

При выборе проверяйте: наличие интеграции с вашей учётной системой, мобильное приложение для водителей, техническую поддержку.

Шаг 3. Настроить обмен данными с учётными программами.
Интеграция через API позволяет автоматически формировать ЭТрН из 1С, SAP или других систем. Это сокращает время на заполнение и снижает риск ошибок.

Шаг 4. Согласовать переход на ЭДО с контрагентами.
Если партнёры работают с другими операторами, настройте роуминг. Обновите договоры, включив пункты об электронном обмене транспортными документами.

Шаг 5. Подготовить технику и провести обучение.
Водителям выдайте планшеты или смартфоны с установленным приложением оператора. Проведите тестовые рейсы до 1 сентября, чтобы отработать сценарии оформления и подписания.

Алгоритм оформления ЭТрН: от титула к титулу

Электронная транспортная накладная состоит из обязательных и дополнительных разделов. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. В стандартной перевозке заполняются четыре титула.

Титул 1. Погрузка.
Грузоотправитель указывает данные о сторонах договора, характеристиках груза, адресе и времени погрузки, сопроводительных документах. Подписывает раздел КЭП и отправляет оператору.

Титул 2. Приём груза к перевозке.
Перевозчик проверяет информацию, вносит данные о транспортном средстве и водителе, фиксирует состояние груза. Подписывает КЭП. Водитель подтверждает получение груза простой подписью через приложение.

Титул 3. Выгрузка и приёмка.
Грузополучатель принимает груз, проверяет соответствие, отмечает замечания по состоянию. Подписывает раздел КЭП.

Титул 4. Выдача груза.
Перевозчик фиксирует факт передачи груза, подписывает КЭП. Документооборот завершён, данные доступны в ГИС ЭПД.

Разбор примера: доставка по маршруту с несколькими точками

Ситуация: Логистическая компания доставляет товар от одного отправителя пяти разным получателям в рамках одного рейса.

Риск: Оформление одной накладной на всех получателей не позволит корректно зафиксировать приёмку каждым из них. При проверке возникнут расхождения между фактической выгрузкой и данными в ЭТрН.

Решение: Отправитель формирует пять отдельных ЭТрН — по одной на каждую точку выгрузки. Водитель последовательно закрывает накладные в приложении после каждой доставки. Получатели подписывают только свои документы.

Проверка: Убедитесь, что в системе оператора отображаются все пять накладных со статусами «Завершена». Сверьте время и адреса выгрузки с фактическими данными.

Практический пример показывает, насколько важно контролировать всю цепочку документов.

Научитесь находить ошибки до сдачи отчётности

Незавершенный документ, неверно отражённая операция или расхождение между первичными документами и данными учёта могут обнаружиться уже после закрытия периода.

На курсе РУНО Главный бухгалтер: налоги, отчетность + 1С 8.3. Продвинутый уровень вы отработаете анализ ОСВ и карточек счетов, налоговый контроль, закрытие месяца и подготовку отчётности в 1С 8.3.

Результат — сможете самостоятельно проверять сложные участки учёта и исправлять ошибки до того, как они повлияют на налоги и отчётность

Открыть программу курса

Таблица — памятка: кто и когда подписывает разделы ЭТрН

Раздел	Этап	Кто подписывает	Какие данные вносит
Титул 1	Погрузка	Грузоотправитель	Стороны договора, груз, адреса, время, сопроводительные документы
Титул 2	Приём к перевозке	Перевозчик	Транспорт, водитель, состояние груза при погрузке
Титул 3	Выгрузка	Грузополучатель	Факт приёмки, замечания по состоянию, количество
Титул 4	Выдача	Перевозчик	Подтверждение передачи груза, время выгрузки
Титул 5	Финансовое состояние	Перевозчик	Изменение финальной стоимости перевозки
Титул 6	Финансовое состояние	Грузоотправитель	Подтверждение финальной стоимости перевозки
Титул 7	Переадресация	Перевозчик	Новый получатель или адрес доставки
Титул 8	Эстафета	Перевозчик	Смена водителя или транспортного средства
Титул 9	Переадресация	Грузоотправитель или грузополучатель	Изменение грузополучателя или адреса доставки

Проведите чек-ап готовности компании к ЭТрН

Скачайте рабочую памятку РУНО и проверьте, всё ли подготовлено к переходу на электронные транспортные накладные: КЭП и МЧД, оператор ИС ЭПД, обмен с 1С, договоры с контрагентами, приложения для водителей и электронный архив.

Используйте материал как готовый план перехода: распределите задачи между бухгалтерией и логистикой, отметьте выполненные этапы и заранее выявите слабые места.

Провести чек-ап готовности