Как не потерять деньги и репутацию при расчете пособий в 2025 году: все тонкости и практические примеры

Современные реалии заставляют обращать пристальное внимание на нюансы, связанные с начислением пособий. Тема особенно актуальна в 2025 году, когда действует новый порядок обмена данными между ФНС и Соцфондом (СФР). Сложность состоит в том, что работодатели должны вовремя учитывать свежие сведения о заработке, страховом стаже, исключаемых периодах и обновлениях из налоговой, чтобы правильно рассчитать больничные, декретные и иные социальные выплаты. Если ошибиться, велик риск финансовых потерь, недовольства сотрудников и претензий со стороны проверяющих органов. В этой статье вы найдете детальный обзор ключевых проблем, связанных с расчетом пособий в 2025 году и узнаете, как их решать.

Причина изменений: почему данные о заработке теперь поступают из СФР и какие бывают сбои

С начала 2025 года компании, рассчитывающие пособия, в большинстве случаев получают данные о заработке сотрудников через Соцфонд. Эта информация, в свою очередь, приходит из ФНС, поскольку именно налоговая служба владеет полными сведениями о страховых взносах, начисленных на выплаты работникам. Такой подход должен был облегчить жизнь работодателям, ведь система подразумевает автоматическую передачу данных. Однако на практике возникают задержки: если расчет по страховым взносам (РСВ) за предыдущий год сдается в конце января, фонд не всегда успевает обработать и передать эти сведения в режиме реального времени. А болезни, декреты и другие страховые случаи могут начаться уже в январе, когда бухгалтеру приходится полагаться на данные, которые пока не успели обновиться.

Реальная проблема возникает, если в прошлом квартале у сотрудника был значительный рост заработка, например, в виде премий, которые не попали в первоначальный пакет данных фонда. В марте или апреле СФР может получить уточненную информацию от ФНС, а бухгалтер к тому моменту уже рассчитал пособие по старым цифрам. В результате возникает необходимость делать перерасчет. Нередко бывает так, что работник изначально получает заниженное пособие, а затем организация вынуждена доначислять ему недостающую сумму, что отнимает время и нервы у всех участников процесса.

Отдельная сложность связана с 2022 годом и более ранними периодами. Система передачи данных из ФНС к СФР в отношении прошлых лет не всегда отражает полный заработок, поскольку в отчетах фигурировали лишь суммы, с которых начислялись пенсионные взносы. Если работник хочет заменить расчетные годы и взять, например, 2022-й вместо 2024-го, может выясниться, что фонд располагает неполной информацией. При таких обстоятельствах бухгалтер стоит перед выбором: доверять ли цифрам СФР, которые кажутся заниженными, или использовать собственные расчеты, а затем объяснять при проверке, почему они отличаются от фондовских.

Пример с расчетом пособия: как влияют обновленные сведения из фонда

Представим, что сотрудник заболел в январе 2025 года, а бухгалтерия, не дождавшись уточненных данных из СФР, взяла за основу те цифры, что пришли в середине месяца. Общая сумма заработка за 2023–2024 годы составила 800 000 рублей, исходя из чего дневное пособие рассчитали на уровне 1 200 рублей. Предположим, длительность больничного 10 дней, а значит, итоговая выплата получилась 12 000 рублей. В феврале фонд получает обновленную информацию, согласно которой реальный заработок за 2024 год был больше на 100 000 рублей. Если пересчитать пособие, дневная выплата может вырасти на 150 рублей, что даст недоплаченные 1 500 рублей за 10 дней. Сотрудник вправе требовать доначисления, а бухгалтер — оформлять перерасчет и корректировать документы. Этот пример показывает, что любые задержки или неточности в данных из фонда отражаются на бюджете компании и на настроении работника, который не хочет оставаться в убытке.

Как быть, если собственные данные выше, чем в СФР

Иногда бухгалтерия знает, что реальный заработок сотрудника превышает тот, который фигурирует в системе фонда. Так бывает, когда в конце года человеку выплатили внушительную премию, а информация о ней не успела попасть в РСВ и, соответственно, не дошла до СФР. Специалисты фонда рекомендуют не корректировать данные самостоятельно, если речь идет о разнице, которая возникла в более ранних кварталах. Однако если расхождение связано именно с последним кварталом года, можно смело брать для расчета пособия собственные цифры, ведь у компании на руках есть приказы, платежные документы и иные подтверждения. В этом случае необходимо уведомить фонд о разнице, чтобы при проверке не возникало вопросов.

Порой возникает ситуация, когда компания рассчитывает пособие за первые три дня болезни, используя собственные данные, а последующие дни оплачивает уже фонд. Если в результате проверки СФР обнаруживает несоответствия, работодатель обязан предоставить доказательства правильности своих расчетов. Например, это могут быть справки по форме 182н (выданные до 2023 года), внутренние распоряжения о премиях или любые документы, подтверждающие, что работнику фактически было начислено больше, чем указано в отчете фонда.

Риск ошибок при замене лет: почему 2022 год может стать проблемой

Случается, что сотрудник просит заменить 2023–2024 годы на 2022–2023, особенно если в 2022 году у него были высокие доходы. Но в отчетах СФР за этот период фигурируют только суммы, облагаемые пенсионными взносами. Если работник получал выплаты, которые не попали в пенсионную базу, фонд не будет о них знать. Бухгалтер рискует недоплатить пособие, если возьмет за основу только данные СФР. Чтобы не возникало недоразумений, имеет смысл пользоваться собственной информацией о доходах, если она выше и может быть подтверждена. В таком случае стоит учесть, что при проверке организация должна представить документы, доказывающие, что ее цифры отражают реальность. Нередко это приводит к дополнительным временным затратам, ведь приходится собирать архивные справки, приказы и платежные ведомости.

Если компания не отследит ситуацию и будет использовать неполные данные, сотрудник может возмутиться и пожаловаться, что ему недоначислили пособие. В этом случае работодатель окажется в позиции «догоняющего», вынужденного делать перерасчеты задним числом. Это бьет по репутации бухгалтерии, а также может вызвать недоверие к руководству со стороны коллектива.

Исключаемые периоды: как их найти, если сотрудник недавно устроился

Расчет пособий по беременности и родам, а также детских выплат требует учета так называемых исключаемых периодов, во время которых человек не работал по уважительным причинам. Сюда относятся дни нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и даже периоды, когда трудовой договор приостанавливался из-за военной службы. Если сотрудник пришел в компанию недавно, работодатель не знает, были ли у него такие периоды на предыдущем месте. СФР, к сожалению, не располагает технической возможностью передавать эти сведения, поэтому единственный путь — просить самого работника принести справки. Раньше эти данные можно было получить из формы 182н, но сейчас она выдается не всем, а часть информации хранится на портале «Госуслуги» или в клиентских службах Соцфонда.

Бывает, что сотрудник не понимает, зачем предоставлять подобные документы. В таком случае стоит объяснить, что наличие исключаемых периодов зачастую повышает итоговую сумму пособия. Когда компания в курсе всех пропущенных дней по уважительным причинам, расчетный период уменьшается, и среднедневной заработок, а значит и пособие, становятся выше. Играет роль и то, что нередко люди забывают упомянуть о прошлых больничных или декретах, в результате чего им недоплачивают существенные суммы.

Если же человек уже получил деньги, а потом выяснилось, что у него были исключаемые периоды, пособие придется пересчитать. Для этого работодатель направляет в фонд соответствующий запрос, а затем оформляет доплату. Подобная ситуация отнимает у бухгалтерии массу времени, поскольку приходится вносить исправления в документы и разбираться, почему работник не сообщил о своих перерывах вовремя.

Страховой стаж: когда стоит спорить с данными фонда

Страховой стаж — ключевой фактор, определяющий, какой процент от среднего заработка положен сотруднику в качестве пособия. Если стаж меньше пяти лет, сумма выплаты составляет 60% от среднего заработка, если больше восьми лет — уже 100%. Однако сведения фонда могут отличаться от реального положения вещей. Скажем, человек работал в нескольких организациях, а СФР не получил данные обо всех местах. Если верить только фонду, стаж окажется меньше, чем в действительности, а пособие — заниженным. Бухгалтерия вправе и даже обязана корректировать графу «Страховой стаж» в запросе сведений, если у нее есть подтверждающие документы (трудовые договоры, записи в трудовой книжке, справки от прошлых работодателей). Сам фонд не возражает против таких корректировок, поскольку понимает, что данные, полученные автоматически, могут быть неполными.

Возможна и обратная ситуация, когда фонд считает стаж больше, чем он есть. В этом случае сотруднику может быть начислено пособие с завышенным процентом. При проверке может возникнуть вопрос, почему компания не обратила внимания на ошибку. Подобные ситуации чреваты претензиями и риском вернуть переплаченное. Если бухгалтер видит, что стаж завышен, лучше уведомить фонд и сотрудника, чтобы избежать дальнейших проблем. Любая ошибка в страховом стаже способна привести к финансовым потерям и конфликтах с проверяющими органами.

Пример, когда страховой стаж завысил выплату: почему лучше исправить все заранее

Предположим, сотрудник отработал четыре года в одной организации, два года — в другой и год — в третьей, что в сумме дает семь лет стажа. По каким-то причинам СФР получил сведения только о первых двух местах работы и насчитал стаж в девять лет, решив, что человек трудился непрерывно в течение всего этого времени. Фонд посчитал, что полагается 100% от среднего заработка, и прислал работодателю данные, на основании которых бухгалтерия начислила больничный. Сотрудник получил завышенную сумму, а затем в ходе проверки выяснилось, что реальный стаж меньше. В итоге организации приходится пересчитывать пособие, удерживать излишне выплаченные деньги, а сотрудник оказывается недоволен, что к нему вдруг возникли финансовые претензии. Подобная ситуация не только создает головную боль для бухгалтерии, но и портит отношения внутри коллектива. Гораздо разумнее было бы заранее сверить стаж с документами и вовремя поправить ошибку.

Как корректно вносить данные СФР в учетную программу

Прежде бухгалтеры использовали справки 182н, выданные предыдущими работодателями, чтобы внести данные о заработке, страховом стаже и исключаемых периодах в учетную систему. Теперь часть информации приходит напрямую из фонда, но принцип работы остается прежним. Вместо названия конкретной компании указывают «По данным СФР». Если впоследствии выясняется, что информация была неполной или некорректной, фонд несет ответственность за искажение. Однако если организация по собственной инициативе заменяет цифры, ориентируясь на свои документы, необходимо быть готовым доказать правоту при возможной проверке.

Сложности нередко возникают, когда бухгалтерия видит, что данные фонда не соответствуют внутренней базе. Возникает вопрос, как поступить: просто подкорректировать показатели «втихаря» или сообщить о расхождении в фонд. Специалисты советуют не скрывать таких моментов, поскольку при проверках СФР или ФНС любые несоответствия все равно всплывут. Лучше действовать открыто, предоставить аргументы и документы, подтверждающие реальный заработок и стаж сотрудника.

Заключение: будьте готовы к переменам и сохраните репутацию

Система расчета пособий в 2025 году выглядит сложной, но при грамотном подходе можно избежать крупных штрафов, конфликтов с сотрудниками и потери репутации. Важно понимать, что данные о заработке из СФР могут поступать с задержкой или быть неполными, особенно если речь идет о доходах за 2022 год или более ранние периоды. Исключаемые периоды, страховой стаж и возможное сокращение рабочей недели — все это добавляет переменных в уравнение, где на кону стоят деньги и доверие людей. Ошибиться легко, а вот исправлять последствия долго и затратно.

Не позволяйте новым правилам расчета пособий выбить вас из колеи. Инвестируйте в собственный профессионализм, изучайте лучшие практики и применяйте их на деле. Своевременные знания дают конкурентное преимущество, а грамотная организация расчетов позволяет укрепить доверие сотрудников и избежать финансовых потерь. Примите решение уже сегодня — и будьте уверены в завтрашнем дне!