Отгулы в 2025: как правильно оформить и оплатить

Представьте: ваш сотрудник отработал выходной в феврале, а в апреле решил взять отгул. И тут начинается головная боль: как начислить зарплату, чтобы не перепутать нормы, не получить штрафы от ФНС и не испортить отношения с командой? Для бухгалтеров, директоров, ИП и кадровиков это — настоящая головоломка. Ошибки в расчетах могут привести к проверкам, а путаница с отгулами — к конфликтам. Не паникуйте! В этой статье мы подробно разберем, как начислять зарплату при использовании отгулов, разберем реальные примеры с расчетами и расскажем, как вам стать профессионалом в расчете зарплаты.

Новые правила: как отгулы влияют на зарплату

С 1 марта 2025 года в России вступила в силу обновленная редакция статьи 153 Трудового кодекса (Федеральный закон № 339-ФЗ от 30.09.2024), которая изменила подход к отгулам за работу в выходные или праздничные дни. Раньше срок использования таких дней не ограничивался, но теперь работник должен взять отгул в течение года с момента работы в выходной. Если он этого не сделает, отгул не "сгорает", а компенсируется при увольнении как разница между одинарной и двойной оплатой.

Согласно разъяснениям Роструда (письмо № ПГ/05332-6-1 от 02.04.2025), работа в выходной оплачивается минимум в двойном размере, но по желанию сотрудника можно заменить это на одинарную оплату с предоставлением отгула. Дни отдыха не оплачиваются отдельно и исключаются из нормы рабочего времени за месяц. Это значит, что зарплата за месяц с отгулом начисляется полностью, но с учетом меньшего количества отработанных дней. Новые правила не распространяются на отгулы, накопленные до 1 марта 2025 года, — они регулируются старой редакцией закона.

Как считать зарплату: разбираем на примерах

Давайте разберем, как это работает на практике. Возьмем несколько жизненных ситуаций, чтобы вы могли сразу применить знания. Представьте себя за рабочим столом и проверьте, как бы вы рассчитали.

Случай 1: Отгул в том же месяце

Допустим, сотрудник отработал выходной 15 февраля года, и ему начислили 5 000 рублей (одинарный оклад за день). 20 февраля он взял отгул. Норма рабочего времени в феврале — 20 дней, оклад — 50 000 рублей, дневная ставка — 2 500 рублей. За отгул он не получает отдельной оплаты, но зарплата за месяц рассчитывается как за 19 отработанных дней: 19 × 2 500 = 47 500 рублей. Если бы он не взял отгул, сумма осталась бы той же, но с учетом двойной оплаты за выходной (10 000 рублей). Подтвердите расчет:

• График работы с отметкой об отгуле.

• Табель учета рабочего времени.

• Приказ о предоставлении отгула.

Так вы сохраните баланс и избежите споров.

Случай 2: Отгул через несколько месяцев

Представьте, что сотрудник отработал выходной 10 марта года за 6 000 рублей (одинарная ставка), а отгул взял 15 мая. Норма мая — 21 день, оклад — 63 000 рублей, дневная ставка — 3 000 рублей. За 20 отработанных дней он получит 60 000 рублей. Отгул не оплачивается отдельно, но если бы он потребовал компенсацию при увольнении (срок истек 10 марта 2026 года), разница составила бы 6 000 рублей (двойная ставка минус одинарная). Приложите:

• Договор о предоставлении отгула.

• Выписку по зарплате за май.

• Заявление на отгул.

Это поможет избежать недоразумений.

Случай 3: Присоединение к отпуску

Допустим, сотрудник отработал выходной 5 апреля года за 4 000 рублей и решил присоединить отгул к отпуску с 10 мая. Норма мая — 21 день, оклад — 42 000 рублей, дневная ставка — 2 000 рублей. За 20 дней (с учетом отгула) он получит 40 000 рублей. Отгул не оплачивается, но отпускные рассчитываются отдельно по среднему заработку. Если бы он не использовал отгул в год, компенсация при увольнении — 4 000 рублей. Подтвердите:

• Приказ об отпуске.

• График отпусков.

• Расчет отпускных.

Так вы обеспечите прозрачность.

Что пугает в расчетах отгулов

Для бухгалтеров и финансистов отгулы — это не только расчеты, но и стресс. Директора боятся штрафов от ФНС за неправильное начисление, а ИП — путаницы с нормами времени. Основная проблема — как учесть отгулы, если сотрудник взял их позже или не использовал вовремя? Ошибки могут привести к конфликтам с работниками или проверками. 

Ключевые моменты: как не запутаться

Обратите внимание: отгулы, накопленные до 1 марта 2025 года, можно использовать без ограничений по сроку. Но новые правила требуют действовать в течение года. Если сотрудник уволился, не использовав отгул, компенсируйте разницу в оплате. Не забудьте отразить это в расчетном листке и отчетах для ФНС. Без документов вас ждут вопросы.

Отгулы — это не проблема, а возможность грамотно управлять зарплатой. От немедленного использования до компенсации при увольнении — каждая ситуация решается с правильным подходом.