Старые форматы документов отменяют: чем грозит неподготовленность бизнеса

Представьте: конец декабря 2025-го, вы — главный бухгалтер, а стопка электронных документов вдруг отказывается проходить через ЭДО. Контрагенты в панике, инспекторы стучат в дверь с вопросами о первичке, а ваш директор рискует штрафами в сотни тысяч за задержки в отчетности. Знакомая боль? Для тысяч начинающих бухгалтеров работа с документами — это вечный стресс: потерянные файлы, несоответствия форматов, часы на переписку с ФНС и страх, что один сбой обернется налоговыми доначислениями. По данным ФНС, в 2025 году нарушения в электронном документообороте выросли на 40%, а штрафы съели у малого бизнеса до 15% прибыли. Но 2026-й несет революцию: полный переход на универсальный передаточный документ (УПД), новые универсальные сообщения и запрет на старые каналы переписки.

Электронный документооборот в 2026: почему УПД станет вашим новым лучшим другом или злейшим врагом

С 1 января 2026 года ФНС радикально упрощает электронный обмен: прощайтесь с электронными форматами ТОРГ-12 и актов о передаче результатов работ или услуг — их отменяют приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28. Вместо них – единый УПД версии 5.03, который объединяет счет-фактуру и первичку. Это не прихоть, а шаг к цифровизации: меньше форматов — меньше ошибок, считают в налоговой. Но для бухгалтеров это боль: если сейчас вы обмениваетесь бумажными актами и электронными СФ, то в новом году рискуете застрять в переходном периоде, теряя время на перестройку систем.

Расширяя картину, бумажные формы ТОРГ-12 и актов остаются в силе — их не трогают. Однако неформализованные электронные документы вроде PDF по-прежнему годятся для подтверждения расходов, но в налоговую их придется сдавать распечатанными с подписями. А вот электронный акт о приемке работ по приказу ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691 живет дальше — идеально для строительства и ремонта. ФНС подчеркивает: даже отмененные форматы можно слать через email или мессенджеры, но не по ЭДО — там только УПД пройдет гладко.

Проблема здесь в разрывах: если отгрузка и СФ не совпадают по времени или подписантам, УПД не объединит их. Решение? Два УПД с разными статусами или СФ плюс УПД со статусом 2. Плюс: в УПД 2000 знаков для описания услуг против 1000 в акте — больше деталей, меньше споров. Но без подготовки — хаос. Возьмем пример: торговая компания в Подмосковье обменивается 500 ТОРГ-12 в месяц. Раньше — 2 часа на обработку каждой (заполнение, отправка). Теперь с УПД — 1 час, экономия 500 часов в месяц. При ставке бухгалтера 2000 руб./час — 1 млн рублей сбережений за год. Но если система не обновлена? Задержки, штрафы по ст. 120 НК РФ до 30 000 рублей за каждый несвоевременный документ. ФНС советует тестировать УПД уже сейчас — на сайте nalog.gov.ru есть инструкции от 19.08.2025.

Проверьте программу: поддерживает ли она УПД? Если нет, обращайтесь в IT — обновление конфигурации обойдется в 10-20 тысяч рублей, но окупится сторицей. Отберите контрагентов на старых форматах, согласуйте переход в договорах. Обучите команду: статус 1 для полного УПД, 2 — для первички. Тестируйте с малой группой — начните с 10 партнеров, чтобы избежать сбоев.

Универсальные сообщения в ЭДО: прощай, старые извещения — здравствуй, ускорение обмена

Еще одна революция в ЭДО: привычные извещения о получении, уведомления об уточнении и отказы заменяют универсальными сообщениями (УС). Изначально планировали с 1 октября 2025, но операторы ЭДО шепчут о переносе на 1 апреля 2026 — ждем официального подтверждения. УС уже тестируют: они упрощают жизнь, не требуя электронной подписи, что ускоряет процесс. Сейчас программы шлют УС параллельно старым, но скоро — только они.

Для финансистов это облегчение от переписки: к УС добавляйте комментарии, объясняя отказ или уточнения — вся история в одном месте, без лишних звонков. Коды УС: 1999 — получение, 2999 — уточнение, 3999 — отказ, 4002 — допинфо. В будущем — коды для расхождений в товарах. Пример: ИП в СПб получает 200 документов в месяц. Раньше на извещения — 30 минут каждое, с подписью КЭП. С УС — 10 минут, без подписи. Экономия: 66 часов в месяц, или 132 000 рублей (при 2000 руб./час). Но если бизнес-процессы завязаны на старых извещениях — сломаются цепочки, как оплата после подтверждения. Проверьте: настройте УС у оператора, обновите инструкции для сотрудников. Корректируйте договоры: укажите правила УС, чтобы избежать недоразумений. 

Переписка с налоговиками: почему ЭДО закроют для простых писем и как не остаться без ответа

С 1 ноября 2025 года — удар по привычкам: ФНС перестает принимать неформализованные письма по ЭДО (приказ № ЕД-7-26/509 от 06.06.2025). Запросы разъяснений, жалобы — только через ЛК ФНС, "Госуслуги" или сайт. Поэтапно: с июля — лимит файлов, с октября — без вложений, с ноября — полный запрет. Цель — автоматизация, избавление от ручной обработки.

Раньше письмо по ЭДО — быстро и надежно, теперь — новые каналы, риски задержек. Отчетность и ответы на требования остаются по ТКС, но только в XML. Пример: компания на УСН шлет 50 запросов в год. Раньше — 1 час на каждое по ЭДО. Теперь через ЛК — 30 минут, но обучение — 5 часов на сотрудника. Экономия: 25 часов в год, 50 000 рублей. Но если пропустить — штрафы за несдачу документов до 200 рублей за каждый (ст. 126 НК). Измените каналы: используйте "Каталог обращений" на nalog.gov.ru для запросов.

Подписывайтесь на наш ТГ-канал, чтобы не пропускать важные изменения и практические советы

Подписаться!

Новые правила — не конец света, а шанс оптимизировать: сократите время на документы на 50%, избегните штрафов в миллионы. Но без знаний — риски огромны. Образовательный центр РУНО с экспертной командой помогает тысячам бухгалтеров и ИП освоить ЭДО, УПД и изменения НДС. Не ждите января — инвестируйте в знания сегодня. Ваш бизнес в надежных руках!