6-НДФЛ: что учесть перед сдачей отчета

Об авторе: Новоженина Елена Андреевна, главный бухгалтер с опытом 23 года в разных отраслях, создатель курсов для бухгалтеров, куратор и преподаватель по бухгалтерскому и налоговому учету.

6-НДФЛ сдают организации и ИП, которые выплачивают доходы физическим лицам. В расчете отражают суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ, а также обязательства по перечислению налога. ФНС отдельно напоминает, что расчет относится к обязательной ежеквартальной отчетности налоговых агентов.

В статье разберем, что проверить перед отправкой 6-НДФЛ, как подготовить разделы 1 и 2, какие сроки учесть в 2026 году, где чаще всего ошибаются бухгалтеры и как использовать чек-лист перед сдачей отчета.

Время чтения: 12–15 минут

Содержание:

1. Что такое 6-НДФЛ и кто обязан его сдавать?
2. Какие сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году?
3. Какую форму 6-НДФЛ применять?
4. Что проверить до формирования отчета 6-НДФЛ?
5. Как заполнить раздел 1 отчета 6-НДФЛ?
6. Как заполнить раздел 2 отчета 6-НДФЛ?
7. Как отражать аванс, зарплату, отпускные и больничные?
8. Профессиональный нюанс
9. Как учесть прогрессивную шкалу НДФЛ?
10. Как сверить 6-НДФЛ с уведомлениями и ЕНС?
11. Какие контрольные соотношения проверить?
12. Когда нужна уточненка по 6-НДФЛ?
13. Какие штрафы возможны за ошибки в 6-НДФЛ?

Если компания или ИП начисляет зарплату, отпускные, больничные, премии, выплаты по ГПХ или иные облагаемые доходы физлицам, появляется обязанность отчитаться по форме 6-НДФЛ. Расчет показывает не только доходы и налог, но и то, когда налог был удержан и когда должен быть перечислен.

Сдают отчет в налоговый орган по месту учета. По работникам обособленных подразделений расчет подают по месту учета соответствующего подразделения. Если физлиц, получивших доходы, больше 10, расчет и сведения нужно представить в электронной форме; при численности до 10 человек допускается бумажный вариант.

Практический пример:

ООО «Альфа» в I квартале выплатило доходы:

• зарплату 8 работникам, оформленным по трудовым договорам,
• вознаграждение 2 исполнителям по договору ГПХ.

Всего доход получили 10 человек. Компания может сдать 6-НДФЛ на бумаге, но на практике безопаснее отправить электронно: так вы получите подтверждение оператора и сразу сможете увидеть ошибки форматно-логического контроля.

Распространенная ошибка

Считают только штатных сотрудников и забывают исполнителей по ГПХ. Но для лимита 10 человек важны все физические лица, получившие доходы, а не только работники по трудовым договорам.

Общее правило закреплено в ст. 230 НК РФ: 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и 9 месяцев подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; годовой расчет — не позднее 25 февраля следующего года.

В 2026 году расчет сдают по форме, утвержденной приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, с учетом изменений.

Контрольные соотношения применяются к форме, утвержденной этим приказом, в редакции приказа ФНС России от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.

В составе расчета есть титульный лист, раздел 1, раздел 2, а в годовом расчете — приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В квартальных расчетах справки по физлицам не подают, но данные нужно вести так, чтобы годовые справки собрались без ручных исправлений.

Что проверить перед заполнением:

Важно! 

Обязательно проверьте актуальность релиза вашей программы. Если программа не обновлена, отчет может не пройти форматно-логический контроль или некорректно заполнить суммы по строкам.

Сначала нужно закрыть зарплатные документы, проверить даты выплат и сверить НДФЛ с уведомлениями.

Подготовка 6-НДФЛ начинается не с кнопки «Сформировать отчет». Сначала проверьте учет. В зарплатной базе должны быть проведены начисления, выплаты, удержания, возвраты, перерасчеты, документы по отпускам, больничным, увольнениям и выплатам по ГПХ. Причем все документы должны быть проведены в хронологическом порядке.

Особенно важно проверить даты фактической выплаты. НДФЛ удерживают при выплате дохода. Поэтому один и тот же месяц начисления может попасть в разные периоды удержания, если выплаты прошли в разные даты.

Практический пример

Зарплата за март начислена 31 марта, но выплачена 05 апреля. НДФЛ удержан 05 апреля. Значит, эта сумма попадет уже в отчет за полугодие. Важен период удержания в апреле, а не только месяц начисления зарплаты.

Мини-алгоритм подготовки:

1. Проведите все начисления за отчетный период.
2. Проведите ведомости на выплату.
   В учетной программе важна хронология проведения. Например: начисление зарплаты за первую половину — ведомость на выплату — начисление зарплаты за месяц — ведомость на выплату. Если провести ведомость на выплату после начисления зарплаты за месяц, НДФЛ некорректно отразится в Расчете 6-НДФЛ и может задвоиться.
3. Проверьте удержанный НДФЛ по датам выплат.
4. Сверьте суммы с уведомлениями об исчисленных суммах. Проанализируйте в личном кабинете ООО или ИП на сайте ФНС, как отразились на ЕНС суммы по уведомлениям и уплата НДФЛ.
5. Проверьте ОКТМО, КПП, КБК и налоговую инспекцию.
6. Сформируйте 6-НДФЛ.
7. Запустите контрольные соотношения.
8. Сверьте раздел 1 с разделом 2.
9. Только после этого отправляйте отчет.

В разделе 1 показывают обязательства по удержанному НДФЛ за последние три месяца отчетного периода.

Раздел 1 отвечает на вопрос: сколько НДФЛ удержано и к какому сроку его нужно перечислить.

Сроки уплаты НДФЛ зависят от даты удержания:

• за период с 1-го по 22-е число налог перечисляют не позднее 28-го числа текущего месяца,
• за период с 23-го числа по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца,
• а за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Это значит, что при подготовке 6-НДФЛ нужно смотреть не только месяц начисления, но и конкретный день выплаты дохода.

Практический пример

В марте года компания выплатила:

Распространенная ошибка

Группировать налог по месяцу начисления зарплаты, а не по дате удержания. В результате раздел 1 не совпадает с уведомлениями и сроками перечисления НДФЛ.

В разделе 2 показывают доходы, вычеты, налоговую базу, исчисленный и удержанный НДФЛ нарастающим итогом.

Раздел 2 — это «итоговая картина» по доходам и налогу. ФНС обращает внимание на строки 120, 130, 131, 140 и 160:

• в строке 120 отражают общую сумму доходов,
• в строке 130 — вычеты,
• в строке 131 — налоговую базу,
• в строке 140 — исчисленный налог,
• в строке 160 — удержанный НДФЛ.

Также ФНС указывает, что строка 020 раздела 1 должна соответствовать строке 160 раздела 2.

«Проверьте арифметику» перед отправкой отчета:

• Доходы — вычеты = налоговая база
• Налоговая база × ставка = исчисленный НДФЛ
• Удержанный НДФЛ = сумма налога, фактически удержанная при выплате дохода
• 
  

Практический пример

За II квартал сотруднику начислены доходы:

Распространенная ошибка

Вычет введен в программе, но не применился, например, из-за нарушения хронологии — неверная база и налог. Перед сдачей отчета проверьте карточки сотрудников с вычетами отдельно. Можно пользоваться расчетными листками, в них тоже можно увидеть излишне или неверно удержанный НДФЛ.

Главное правило — ориентироваться на дату фактической выплаты и удержания НДФЛ.

НДФЛ удерживают и с аванса, и с окончательного расчета зарплаты. Поэтому в 6-НДФЛ выплаты за первую и вторую половину месяца требуют такого же внимания, как отпускные и больничные.

Практический пример

Сотруднику выплатили:

• зарплату за первую половину мая (аванс) — 20.05.2026 г.,
• зарплату за май — 05.06.2026 г.

НДФЛ с аванса удержан в мае и относится к одному сроку перечисления. НДФЛ с зарплаты удержан уже в июне и попадет в другой период удержания. В отчете важно разделить эти суммы правильно.

Если работаете в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 перед закрытием квартала сформируйте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов». Он находится в разделе Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате.

Сверьте выплаты по дате удержания. Так быстрее увидеть суммы, которые программа отнесла на следующий отчетный период.

С 2025 года по основным доходам резидентов действует пятиступенчатая шкала НДФЛ.

• ставка 13% применяется к налоговой базе до 2,4 млн руб.,
• ставка 15% — к доходам от 2,4 млн до 5 млн руб.,
• ставка 18% — от 5 млн до 20 млн руб.,
• ставка 20% — от 20 млн до 50 млн руб.,
• ставка 22% — свыше 50 млн руб.

В 6-НДФЛ это важно, потому что доходы и налог по разным ставкам нужно контролировать отдельно. Налоговый агент считает НДФЛ без учета доходов, которые сотрудник получает у других работодателей.

ФНС прямо указывает, что налоговый агент не учитывает выплаты от других налоговых агентов, а доплату по совокупному доходу налоговый орган рассчитает по итогам года.

Еще один важный нюанс: дивиденды отражаются в Расчете 6-НДФЛ отдельно от зарплаты и основных доходов сотрудников. Дело в том, что для дивидендов предусмотрены отдельный КБК, другой код вида доходов (1010), а также различные ставки налогообложения (13% и 15%). Они не смешиваются в одном блоке с зарплатой, даже при совпадении ставки 13%.

Что проверить:

1. Доходы сотрудников с начала года.
2. Момент перехода на повышенную ставку.
3. Раздельный учет налоговых баз.
4. КБК по соответствующим ставкам.
5. Корректность удержания после перерасчета.

6-НДФЛ должен подтверждать обязательства, которые вы уже показывали в уведомлениях по НДФЛ.

Важно! 

Одна из частых причин требований — расхождение между уведомлениями, фактической уплатой и расчетом 6-НДФЛ. ФНС среди распространенных ошибок называет несвоевременное перечисление налога, ошибки в уведомлениях, ошибочные реквизиты ОКТМО и КБК.

Перед отправкой отчета сделайте три сверки:

Перед сдачей 6-НДФЛ нужно проверять внутреннюю логику отчета и контрольные соотношения ФНС.

ФНС направляет контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ. В письме от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@ служба уточняла применение отдельных контрольных соотношений к форме расчета.

Минимальная проверка перед отправкой:

1. Строка 020 раздела 1 = строка 160 раздела 2 (удержанный налог не должен расходиться).
2. Доходы ≥ вычеты (вычеты не могут превышать доходы без основания).
3. База × ставка = налог (проверяем расчет НДФЛ — даже 1 рубль может стать причиной отказа в приеме отчета).
4. Количество справок в годовом расчете (должно соответствовать количеству физлиц с доходами во 2 разделе отчета).

Практический пример

В разделе 2 строка 160 — 850 000 руб. В разделе 1 строка 020 — 845 000 руб. Разница 5 000 руб.

Что проверить:

1. Были ли выплаты в последний день квартала.
2. Не попал ли НДФЛ в следующий период удержания.
3. Нет ли ручной корректировки в ведомости.
4. Не изменяли ли документ начисления после выплаты.
5. Не забыта ли выплата по ГПХ или увольнению.

Уточненный расчет сдают, если в первичном 6-НДФЛ были ошибки, влияющие на показатели отчета.

ФНС разъясняет: для исправления ошибок в 6-НДФЛ нужно подать уточненный расчет по той же форме, что и первоначальный, с номером корректировки. В уточненный расчет включают все показатели: верные переносят из первичного расчета, ошибочные исправляют.

Если ошибка только в справках о доходах в годовом расчете, действует отдельная логика: когда справки не ошибочны, уточненный 6-НДФЛ за год можно подать без них; если ошибки были именно в справках, в уточненный расчет включают только исправленные справки.

Основные риски — штраф за несдачу, штраф за недостоверные сведения и штраф за неперечисление НДФЛ:

• За непредставление расчета 6-НДФЛ в срок налоговому агенту грозит штраф 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки.
• За недостоверные сведения в документах налогового агента — штраф 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями.
• За неправомерное неудержание или неперечисление налога — штраф 20% от суммы, которую нужно было удержать или перечислить.

Важно! 

Распространенная ошибка — думать, что если сумма налога верная, значит, риска нет. Но недостоверными могут быть не только суммы. ФНС относит к ошибкам, например, неверные коды доходов и вычетов, ошибки в ИНН, ФИО, дате рождения, паспортных данных, если они нарушают права граждан или искажают отчетность.