Как избежать штрафов и хаоса в документах при продаже на маркетплейсах

Мы в образовательном центре “РУНО” неоднократно сталкивались с тем, как даже опытные бухгалтера, директора компаний и индивидуальные предприниматели попадают в ловушку бюрократии при работе с маркетплейсами. Вспомните типичную картину: ваш бизнес набирает обороты на платформах вроде Ozon или Wildberries, поток заказов растет, но внезапно налоговая инспекция проводит аудит — и обнаруживаются пробелы в документации. Результат? Серьезные штрафы, упущенная прибыль, стресс и бессонные ночи. Эти проблемы — настоящая ахиллесова пята для финансистов на старте и в разгар карьеры: запутанные контракты, ошибки в отгрузке, расчетах и отчетности. В этой статье мы подробно разберем нюансы оформления документов для торговли на маркетплейсах, приведем практические примеры с расчетами и дадим советы по минимизации рисков. Вы узнаете, как превратить хаос в систему, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса.

Заключение договора: фундамент успешных продаж

Все начинается с договора с маркетплейсом — это как фундамент дома, без которого все рухнет. Обычно это посреднический контракт, например, договор комиссии или агентский. Здесь маркетплейс берет на себя организацию продаж, но право собственности на товар остается за вами до момента, когда покупатель его получит. Это важно, потому что избавляет от лишних налоговых обязательств на ранних этапах.

Представьте ситуацию: вы — ИП, продающий электронику на Ozon. Заключаете агентский договор, где платформа выступает агентом. По гражданскому кодексу товар ваш, пока не продан. Если упустить этот момент, можно попасть на ошибочное начисление НДС. В нашей практике один клиент забыл указать в договоре условия расчетов — и потерял 15% от выручки на скрытых комиссиях. Чтобы избежать этого, всегда читайте мелкий шрифт: уточните сроки отчетов, размер вознаграждения и кто отвечает за доставку.

Оформление продажи: от передачи товара до оплаты

Теперь перейдем к сердцевине — оформлению продаж. Здесь все зависит от того, как вы передаете товар: на склад маркетплейса или храните у себя. Если отдаете на реализацию, подготовьте первичные документы тщательно, чтобы не запутаться в учете.

Возьмем пример: ваша компания отправляет 100 единиц одежды на склад Wildberries. Оформляете товарную накладную по форме ТОРГ-12 или акт ТОРГ-1. Укажите название товаров, количество, желаемую цену — скажем, 500 рублей за штуку. Общая сумма — 50 000 рублей. Ключевой момент: отметьте, что передача по посредническому договору (укажите его номер и дату). Это подтверждает, что это не продажа, а передача на хранение — и счет-фактуру выставлять не нужно. Без этой отметки налоговая может расценить как реализацию, и вы заплатите НДС 20% зря.

А если товар остается на вашем складе? Тогда отгрузка происходит напрямую покупателю. Например, клиент заказал гаджет за 2000 рублей. При передаче оформляете УПД или счет-фактуру сразу. Добавьте транспортные документы, если доставляете сами. 

Что насчет доставки? Если маркетплейс берет это на себя, они предоставят копии транспортных бумаг в отчете. А если вы? Зависит от метода: своей машиной — накладная, курьером — договор с перевозчиком. Помните: задержки в доставке часто приводят к возврату, а это минус в выручке. В расчете: при 50 заказах в месяц по 1000 рублей, 10% возвратов — потеря 5000 рублей. Оптимизируйте логистику, и прибыль вырастет.

Расчеты — еще одна головная боль. Когда маркетплейс в игре, деньги идут им, а вы получаете остаток минус комиссия. Скажем, товар продан за 3000 рублей, комиссия 15% (450 рублей) плюс доставка 200 рублей — итого вы получаете 2350 рублей. Применять ККТ? Только если вы напрямую взаимодействуете с покупателем. Если платформа не участвует, оплата на ваш счет — используйте кассу при авансе и отгрузке. 

Услуги маркетплейса: отчеты и дополнительные документы

Не забывайте об услугах платформы — это то, что делает вашу жизнь проще, но требует внимания к бумагам. Главный документ — отчет посредника. Он составляется в произвольной форме, но с обязательными реквизитами по закону 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021. В нем: проданные товары, цены, сумма продаж, вознаграждение.

Например, за месяц на Yandex.Market продали 200 книг по 400 рублей — выручка 80 000 рублей. Вознаграждение 10% — 8000 рублей. Отчет приходит ежемесячно (проверьте договор). Если есть расходы за ваш счет — скажем, реклама 5000 рублей — приложат чеки. Маркетплейс выставит УПД на свою услугу плюс акт.

Дополнительно: позаказные отчеты, реестры продаж юрлицам, акты сверки. 

Почему стоит углубить знания и как РУНО поможет

Подписывайтесь на наш ТГ-канал, чтобы не пропускать важные изменения и практические советы

Подписаться!

Друзья, торговля на маркетплейсах — это не только возможности, но и риски. Правильные документы удваивают эффективность бизнеса, а ошибки рушат все. Чтобы стать настоящим экспертом, рекомендуем курс "Учет маркетплейсов с НДС на УСН + 1С"  в образовательном центре РУНО. Здесь вы получите практические навыки, шаблоны документов и советы от профи. РУНО — это центр с репутацией, где тысячи специалистов уже повысили квалификацию. Ваш бизнес заслуживает лучшего!