С какими сложностями сталкивается бухгалтер на удаленке и как их избежать?

Статья подготовлена Матасовой Татьяной Валериевной эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета; практикующий бухгалтер, аудитор и налоговый консультант; член «Палаты налоговых консультантов»; преподаватель корпоративных и открытых семинаров по российскому бухгалтерскому учету и налогообложению.

Работа удаленно безусловно имеет ряд преимуществ в виде свободного графика, экономии на дороге, возможности работать из любой точки мира, неограниченного дохода. Но начинающие бухгалтеры, входя в такой формат работы, по неопытности, часто сталкиваются со сложностями и проблемами, набивая себе «шишки». Кстати, я не исключение! Тоже в свое время испытала на себе «трудности» удаленки.

Но я уверена, что, если знать об этих сложностях заранее, и    осуществить правильный подходом к организации процессов и взаимодействию с клиентами, то можно легко преодолевать возникающие трудности и успешно развиваться в этом направлении.

Итак, вот наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры на удаленке, и способы их решения.

Погоня за сроками: несвоевременное предоставление документов

Одна из самых распространенных проблем — клиенты поздно предоставляют документы. Часто клиенты отправляют необходимые для работы документы в последний момент, а это может привести к спешке и, как следствие, к ошибкам.

В одной из таких ситуаций мне пришлось работать до глубокой ночи, чтобы переделать и корректировать отчет, который уже был почти завершен.

Как избежать, или хотя бы минимизировать возможность такой ситуации?

! Установите четкие сроки: включите в договор пункт, который обязывает клиента предоставлять все документы до определенного числа. В противном случае, либо штрафные санкции, либо вы снимаете с себя ответственность за своевременную сдачу отчетности.

! Напомните заранее клиенту о необходимости передачи документов, используя автоматические напоминания в электронной почте.

Некорректное оформление первичных документов

Очень часто клиенты присылают либо неправильно оформленные документы ( с неверными реквизитами, не все реквизиты заполнены, нет подписей), либо вообще часть документов отсутствует.

! Решение: Электронный документооборот. Реально полезная и ускоряющая процесс взаимодействия штука

Разногласия по поводу объема и стоимости работ

Еще одна, можно сказать, классическая проблема, когда клиент предлагает новые дополнительные задачи, как бы между прочим, не желая при этом обсуждать дополнительную оплату.

Поэтому четко все документируем, ведем учет выполненных задач, чтобы по окончании периода предоставить отчет заказчику.

!ВАЖНО! Подробно опишите в договоре  объем работ и стоимость дополнительных услуг. Установите расценки за допуслуги.

Если заходит разговор о каких-то услугах, не прописанных в договоре, всегда уточнял стоимость за каждую дополнительную задачу и предлагайте составить письменное дополнительное соглашение.

Поверьте, тогда и лишних запросов со стороны клиента будет гораздо меньше!

Споры по оплате

К сожалению, и в этой части тоже бывают конфликтные ситуации, которые, впрочем, можно минимизировать с помощью грамотно составленного договоре

! Установите четкие условия оплаты: пропишите в договоре условия оплаты, включая сроки, и штрафы за просрочку.

! Ведите точный учет всех выполненных работ, фиксируйте закрывающими документами, чтобы если вдруг возникнет такая ситуация и дело дойдет до претензий или суда, вы легко могли доказать свою правоту.

Но я уверена, если вы заранее установите четкие договорные условия, будете спокойно общаться с клиентом, искать компромиссы, использовать профессиональные инструменты, научитесь управлять сложными ситуациями, то сможете избежать споров и проблем, тем самым обеспечив качественное выполнение своих обязанностей.