Excel устарел! Какие инструменты используют продвинутые HR

1. ATS-системы (системы для управления наймом)

ATS (Applicant Tracking System) — это полноценные платформы для автоматизации найма, которые берут на себя все, что раньше HR вел в Excel: списки кандидатов, статусы собеседований, напоминания о следующих шагах.

- Что умеют:

• Собирать отклики с десятков платформ (HH, LinkedIn, Telegram-боты) в одном интерфейсе.

• Искать резюме по ключевым навыкам и автоматически сортировать их.

• Формировать воронку найма и показывать, где «падает» больше всего кандидатов.

• Напоминать рекрутеру о следующем шаге (созвон, оффер, фидбэк).

• Сохранять историю коммуникации с кандидатом.

- Примеры инструментов: Huntflow, Skillaz, Greenhouse, Lever.

- Чем лучше Excel: в Excel рекрутер вынужден вручную переносить отклики, обновлять статусы и строить сводные таблицы. В ATS это автоматизировано: достаточно внести данные один раз.

Пример: Анна вела 15 вакансий параллельно и путалась в статусах кандидатов. После внедрения Huntflow система сама подсказывала, на каком этапе каждый кандидат, и формировала готовые отчеты. Ошибки сократились почти до нуля, а скорость закрытия вакансий выросла на 25%.

2. HRM-платформы для управления персоналом

HRM (Human Resource Management) — это экосистемы, которые объединяют все процессы по работе с персоналом. Там, где Excel превращается в десятки отдельных файлов, HRM предлагает централизованное решение.

- Что умеют:

• Хранить полные базы сотрудников (контакты, должность, стаж, развитие).

• Автоматизировать процессы: учёт отпусков, больничных, переработок.

• Формировать KPI, собирать результаты аттестаций и 360-оценок.

• Давать сотрудникам доступ к личному кабинету для обновления данных.

• Предоставлять отчёты для руководства в пару кликов.

- Примеры инструментов: BambooHR, PeopleForce, SAP SuccessFactors, Bitrix24 HR.

- Чем лучше Excel: в таблицах сложно поддерживать актуальность и легко допустить ошибку. В HRM данные обновляются в реальном времени, доступны из облака и защищены.

Пример: компания с 200 сотрудниками раньше хранила данные в десятке Excel-файлов. Отпуск приходилось согласовывать через письма. После внедрения BambooHR сотрудники сами подают заявки на отпуск через личный кабинет, а HR получает автоматический отчёт. Экономия времени — до 40 часов в месяц.

3. BI-инструменты для HR-аналитики

Современные HR работают с аналитикой наравне с финансистами. Excel полезен для небольших отчётов, но он не справляется с большими массивами данных и динамическими визуализациями. BI-инструменты позволяют строить мощные дашборды, которые помогают руководству принимать решения.

- Что умеют:

• Интегрироваться сразу с ATS, HRM, CRM и системами учёта.

• Создавать интерактивные панели с графиками, фильтрами, сравнениями.

• Автоматически обновлять данные — HR видит изменения без ручного ввода.

• Строить прогнозы: например, предсказать текучесть или эффективность найма.

- Примеры инструментов: Power BI, Tableau, Google Data Studio (Looker Studio), Qlik.

- Чем лучше Excel: Excel требует вручную собирать данные из разных файлов. В BI система сама подтягивает обновления и визуализирует их в реальном времени.

Хотите расти в IT и дизайне? Подписывайтесь на наш Telegram-канал — разборы, советы и вдохновение каждый день

Подписаться!

Пример: HR-аналитик в крупной компании настроил дашборд в Power BI. Руководство увидело, что текучесть особенно высока среди сотрудников до 3 месяцев работы. Это помогло изменить программу онбординга и снизить отток на 18% за полгода.

4. Инструменты для автоматизации HR-коммуникаций

HR — это еще и коммуникация с командой: рассылки, анкеты, напоминания. В Excel можно вести список сотрудников, но автоматизировать опросы или рассылку невозможно. Современные инструменты делают это за минуты.

- Что умеют:

• Проводить регулярные опросы удовлетворённости, вовлечённости, NPS.

• Автоматически отправлять письма на дни рождения, окончания испытательного срока или годовщину работы.

• Собирать обратную связь в структурированном виде.

• Визуализировать ответы и показывать динамику по отделам.

- Примеры инструментов: SurveyMonkey, Typeform, TINYpulse, Officevibe.

- Чем лучше Excel: вручную собрать 200 ответов в Excel и обработать их — задача на дни. В сервисе отчёт формируется в несколько кликов.

Пример: HR-директор использовал Typeform для опроса вовлечённости среди 300 сотрудников. Раньше он тратил неделю на обработку форм в Excel, теперь отчет готов через 2 часа, а руководители сразу видят проблемные зоны.

5. AI-инструменты для рекрутинга и HR

Искусственный интеллект постепенно проникает во все HR-процессы. Там, где Excel только хранит данные, AI анализирует и делает выводы.

- Что умеют:

• Составлять тексты вакансий, адаптированные под аудиторию.

• Автоматически проверять резюме на соответствие требованиям.

• Проводить первичные интервью через чат-ботов или видеоинтервью.

• Анализировать soft skills кандидатов через игры или тесты.

• Делать прогнозы по текучести и успешности сотрудников.

- Примеры инструментов: ChatGPT для текстов, HireVue для видеоинтервью, Pymetrics для оценки компетенций, XOR для автоматизации коммуникации.

- Чем лучше Excel: таблица фиксирует данные, но не способна оценить навыки, построить прогноз или провести диалог с кандидатом.

Пример: рекрутер использовал AI-бота для первичного отбора кандидатов на массовую вакансию. Бот за сутки обработал 300 анкет, задал вопросы и составил краткие профили. В итоге HR работал только с 50 наиболее подходящими людьми. Экономия времени составила более 30 часов.

Заключение

Excel остается полезным инструментом для базовых задач, но его эра в HR постепенно уходит. В 2025 году продвинутые специалисты переходят на ATS-системы для найма, HRM-платформы для управления персоналом, BI-инструменты для аналитики, сервисы для коммуникаций и AI-помощников.

Эти решения позволяют HR освободиться от рутины, быстрее строить отчёты, глубже анализировать данные и сосредоточиться на главном — развитии сотрудников и компании.

Будущее HR — это не таблицы, а умные системы, которые объединяют людей и технологии в одну экосистему.