ГИС ЭПД: что это такое и как с ней работать специалисту ВЭД и логистики

В 2025 году в России начался новый этап цифровизации логистики. Принятый Федеральный закон №140-ФЗ от 7 июня 2025 года закрепил создание Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это решение меняет подход к документообороту в транспортно-экспедиторской сфере.

С 1 сентября 2026 года по общему правилу экспедиторские документы должны оформляться исключительно в электронном виде и передаваться через ГИС ЭПД. Для специалистов внешнеэкономической деятельности и логистики это означает необходимость освоить совершенно новые регламенты работы.

Зачем внедряется ГИС ЭПД

До сих пор документооборот в сфере перевозок был разрозненным:

• часть документов велаcь на бумаге, часть — в электронных системах компаний;
  

• форматы отличались, единых стандартов не было;
  

• многие операции оставались непрозрачными для государства.
  
  

Итог — риски серого рынка, сложности в проверках, дублирование данных.

ГИС ЭПД призвана решить сразу несколько задач:

1. Унификация форматов перевозочных документов.
   

2. Прозрачность — контроль со стороны государства в режиме реального времени.
   

3. Цифровизация — отказ от бумажных документов как нормы.

Нормативные этапы и ключевые сроки

• 1 сентября 2025 года — вступают в силу подзаконные акты, определяющие порядок действий экспедиторов в отдельных ситуациях (например, при выявлении запрещённых вложений в грузах).
  

• 1 марта 2026 года — стартует единый реестр экспедиторов, который будет вестись на платформе «ГосЛог» Минтранса. Только зарегистрированные компании смогут работать легально.
  

• 1 сентября 2026 года — электронный формат экспедиторских документов становится обязательным. Документы должны направляться в ГИС ЭПД в форматах, утверждённых ФНС России.
  

Какие документы будут формироваться в ГИС ЭПД

В систему попадут все ключевые документы, сопровождающие перевозки:

• экспедиторские поручения;
  

• договоры транспортной экспедиции;
  

• акты выполненных работ;
  

• иные подтверждающие документы.
  
  

Каждый документ будет формироваться по унифицированному формату и храниться в единой базе. Это исключает дублирование и снижает количество ошибок.

Последствия для специалистов ВЭД и логистики

• внесение данных в ГИС ЭПД становится обязательным условием легальной работы;
  

• ответственность за правильность информации возрастает;
  

• все взаимодействия фиксируются в единой базе.
  
  

Специалист должен уметь:

• формировать электронные перевозочные документы;
  

• проверять корректность форматов;
  

• работать с интеграцией корпоративных систем и «ГосЛог».
  
  

Ошибки или несвоевременное внесение данных могут привести к штрафам, а в ряде случаев — к приостановке деятельности компании.

Возможности

Несмотря на очевидные сложности на старте, переход к ГИС ЭПД несёт и позитивные эффекты:

• упрощение документооборота за счёт единых форматов;
  

• сокращение времени на проверку и согласование документов;
  

• снижение количества споров между контрагентами;
  

• прозрачность операций для клиентов и партнёров.
  

Как готовиться к работе с ГИС ЭПД

1. Изучить нормативную базу. Закон №140-ФЗ и подзаконные акты содержат ключевые требования.
   

2. Настроить ИТ-системы. Корпоративные программы учёта должны быть интегрированы с «ГосЛог» и ГИС ЭПД.
   

3. Организовать обучение персонала. Логисты, экспедиторы, бухгалтеры должны понимать, как правильно формировать и передавать документы.
   

4. Перестроить процессы. Нужно закладывать время и ресурсы на цифровую обработку всех документов.
   

Роль образовательных программ

Для специалистов ВЭД и логистики переход к ГИС ЭПД — это не просто новый регламент, а фактически новая культура работы с документами. Здесь недостаточно «разобраться по ходу» — ошибки стоят дорого.

В образовательном центре «РУНО» мы включили в программы модули по работе с ГИС ЭПД. На курсах студенты осваивают:

• формирование электронных перевозочных документов;
  

• порядок передачи данных в ГИС ЭПД;
  

• практику интеграции корпоративных систем с «ГосЛог»;
  

• алгоритмы взаимодействия с контролирующими органами.

Вывод

ГИС ЭПД — это ключевой элемент новой модели регулирования транспортно-экспедиторской отрасли. С 2026 года работа без неё будет невозможна. Для специалистов ВЭД и логистики это означает необходимость освоить новые процедуры и научиться работать в цифровой среде.

Те компании и сотрудники, которые подготовятся заранее, получат конкурентное преимущество: смогут быстрее адаптироваться к новым правилам и предложить клиентам сервис на уровне современных требований.