Как поменялись сроки хранения документов в организации. Новые правила 2025 года

С 2025 года в России изменились правила хранения документов в организациях, что значительно повлияет на деятельность компаний и их кадровые службы.  В условиях современного бизнеса, где соблюдение налогового законодательства и учет документации играют ключевую роль, важно понимать новые сроки хранения документации. Это поможет не только избежать штрафов, но и улучшить эффективность работы с документами.

Чтобы грамотно обращаться с документами в кадровом делопроизводстве, правильно оформлять увольнение, принимать новых сотрудников, перестать ошибаться и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве, запишитесь на комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта.

Содержание:

1. Новые правила хранения документов в 2025 году
2. Как считать сроки хранения документов в 2025 году
3. Штрафы за отсутствие документов

Новые правила хранения документов в 2025 году

25 года Минфин разъяснил актуальные сроки хранения документации для организаций, чтобы обеспечить готовность к запросам ФНС. 

Согласно письму от 28.02.2025 № 03-02-08/19387, налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерскую и налоговую документацию в течение пяти лет. Это правило также распространяется на налоговых агентов.

Налоговая инспекция вправе запрашивать у налогоплательщиков документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность, включая доходы, расходы, налоговые расчеты и уплату налогов. Инспекторы могут проводить истребование документов в ходе налоговых проверок или в рамках дополнительных контрольных мероприятий.

Кроме того, налоговые органы могут запрашивать документы у контрагентов или у других связанных лиц, что также подчеркивает важность правильного и своевременного хранения всей необходимой документации. Кадровикам рекомендуется уделять внимание новым требованиям и внимательно следить за сроками хранения документов, чтобы избежать проблем с налоговыми органами в будущем.

Как считать сроки хранения документов в 2025 году

По общим правилам, срок хранения документов начинается с 1 января года, следующего за завершением делопроизводства по ним. К примеру, если организация заключила гражданско-правовой договор с самозанятым 1 марта 2023 года, а расторгли его 10 января 2024 года, то срок хранения будет исчисляться не с момента заключения договора, а с 1 января 2025 года — даты, когда договор был выполнен.

Сроки хранения электронных документов совпадают со сроками для бумажных кадровых документов, согласно приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Электронные документы создаются, хранятся и используются, а затем подлежат оформлению на длительное хранение или уничтожению. 

Важно знать!  В период их активного использования документы должны находиться на хранении, а срок хранения начинается по окончании делопроизводства.

Напомним, что существуют различные категории сроков хранения документов:

• постоянно;

• временно — с сроком более 10 лет;

• временно — с сроком менее 10 лет;

• до ликвидации организации;

• до прекращения необходимости в них;

• до замены новыми.

При неверном расчете сроков хранения могут последовать штрафные санкции для руководителя организации. 

Чтобы избежать таких рисков, рекомендуем освоить курс образовательного центра “РУНО” Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта. 

Наши эксперты помогут определить, какие документы необходимо хранить и в течение какого времени, а также организовать их грамотную архивацию.

Размеры штрафов составляют: 10 000 рублей — за отсутствие документов налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период; 30 000 рублей — за отсутствие документов за несколько налоговых периодов.

Если это повлекло за собой занижение налоговой базы, штраф составит 20% от неуплаченной суммы, но не менее 40 000 рублей. Также предусмотрены штрафы для руководителей организаций в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

За нарушения законодательства организации, индивидуальные предприниматели и должностные лица зачастую сталкиваются с различными штрафами, что может привести к другим негативным последствиям. 

Чтобы быть в курсе изменений в законодательстве посетите сайт центра РУНО: образовательные курсы РУНО. 

Здесь вы узнаете все тонкости уплаты налогов и составления отчетности, будете в курсе изменений в области воинского учета, работы с персональными данными, трудового и миграционного законодательства и многое другое.