Как вести электронные трудовые книжки

Статья подготовлена Образовательным центром РУНО — одним из ведущих центров повышения квалификации бухгалтеров, кадровиков, специалистов ВЭД, логистики и менеджеров маркетплейсов.

Автор статьи: Карсакова Екатерина Михайловна — эксперт в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства с опытом более 20 лет

преподаватель Образовательного центра РУНО

Электронная трудовая книжка (ЭТК) уже несколько лет является базовым стандартом кадрового учета, но вопросов по ней меньше не становится. У начинающих специалистов разбегаются глаза от аббревиатур, а опытные кадровики периодически спотыкаются о жесткие дедлайны и новые правила отчетов Социального фонда России (СФР).

Из статьи вы узнаете:
1. Что такое ЭТК и основные принципы ведения
2. Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?
3. Всё о форме ЕФС-1: случаи, сроки подачи и исправление ошибок
4. Ответственность работодателя и где получить выписку из ЭТК
5. Кадровые события, сроки отчетности и документы

________________________________________

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа, представляющий собой систематизированные сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые работодатель передает в СФР.

Главный и единственный держатель этой цифровой базы — Социальный фонд России. Работодатель не «хранит» электронную книжку у себя на компьютере, а выступает оператором, который своевременно отправляет туда сведения.

Какие данные вносятся в ЭТК:

Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС.

Сведения о работодателе: наименование компании или ИП, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.

Информация о работе: дата кадрового мероприятия, наименование должности, специальности или профессии, структурное подразделение, код выполняемой функции по ОКЗ, а также номер и дата приказа-основания.

Кто обязан вести ЭТК?

Вести электронные трудовые книжки обязаны все работодатели — как юридические лица независимо от формы собственности, так и индивидуальные предприниматели (ИП).

Важный нюанс: Если сотрудник начал карьеру до 2021 года и принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести учет параллельно — делать физические записи в бумажную книжку и одновременно передавать электронные данные в СФР.

Для тех, кто впервые устраивается на работу, бумажные книжки не заводятся вовсе — учет с первого дня идет только в электронном виде.

Если сотрудник, работающий с бумажной книжкой, решил перейти на ЭТК, процесс оформления состоит из четырех шагов:

Заявление: работник пишет на имя руководителя заявление о выборе электронной трудовой книжки (в произвольной форме).

Запись в бумажную книжку: в трудовую книжку вносится запись о подаче заявления со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.

Выдача на руки: вы отдаете бумажную книжку работнику на руки не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. С этого момента организация не несет ответственности за ее хранение.

Отчет в СФР: сведения о полученном заявлении передаются в фонд в плановом отчете.

Запомните: Вернуться обратно к бумажной трудовой книжке после подачи заявления и перехода на ЭТК невозможно — законодательство такой процедурой не предусматривает.

Все данные для ЭТК передаются в СФР через единую форму отчетности — ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1).

В каких случаях подается отчет ЕФС-1:

Прием на работу и увольнение;

Перевод на другую постоянную работу, дистанционку или режим неполного времени;

Присвоение новой квалификации, профессии или переименование компании;

Заключение и расторжение договоров ГПХ;

Приостановление и возобновление трудового договора (при мобилизации);

Получение заявления о выборе формата трудовой книжки.

Сроки подачи отчета жестко разграничены дедлайнами:

Экстренные события (не позже следующего рабочего дня): прием на работу, увольнение, заключение/расторжение ГПХ, приостановление/возобновление договора. Срок отсчитывается от даты издания приказа или подписания договора!

Плановые события (до 25-го числа следующего месяца): переводы, переименование организации, получение заявления о выборе ЭТК, присвоение квалификации.

Важно! Если нужно проверить не только сведения для ЭТК, но и сам порядок заполнения формы, сроки и типовые ошибки, используйте подробный разбор РУНО «ЕФС-1 в 2026 году: новые правила, сроки и частые ошибки кадровика».

Практический пример.

Ситуация: Кадровик отправил ЕФС-1 при переводе сотрудника, но ошибся в коде ОКЗ (выполняемая функция). СФР отчет принял, но в базе теперь висят неверные данные.

Риск: Недостоверность сведений в персонифицированном учете и риск административного штрафа при проверке СФР или ГИТ.

Решение: Чтобы исправить ошибку, нельзя просто заново отправить «правильный» отчет — фонд не перезапишет строку автоматически.

Сформируйте корректирующий отчет подраздела 1.1 ЕФС-1 в два шага:

1. В первой строке продублируйте ошибочную запись один в один и поставьте в графе «Отмена записи» знак «X».
2. Во второй строке напишите полностью правильные сведения с верным кодом ОКЗ.

Проверка: Получение положительного протокола проверки от СФР о принятии изменений.

Важно! Чтобы не исправлять ЕФС-1 уже после отправки, сначала проверьте сам код выполняемой функции. Как подобрать его по фактической трудовой функции работника и что делать, если подходящего названия нет в классификаторе, показываем в статье РУНО «Как правильно выбрать код выполняемой функции в форме ЕФС-1».

За нарушение срока представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных или недостоверных сведений должностному лицу может быть вынесено предупреждение или назначен штраф от 300 до 500 руб. по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Но для работодателя основной риск не только в размере штрафа: ошибочные сведения попадают в ЭТК работника, требуют корректировки ЕФС-1 и могут привести к запросам со стороны СФР или ГИТ.

Сведения о трудовой деятельности можно получить бесплатно в виде выписки (формы СТД-Р или СТД-СФР):

На портале «Госуслуги» (в электронном виде за пару минут);

В любом отделении МФЦ;

У текущего работодателя по форме СТД-Р (но только за период работы в данной конкретной компании).

Важно! ЭТК — только одна из контрольных точек кадрового учета. При приеме сотрудника нужно одновременно проверить трудовой договор, документы, воинский учет, персональные данные, код трудовой функции и своевременно передать сведения в СФР. Какие ошибки чаще всего остаются незамеченными, смотрите в статье РУНО «Кадровые ошибки при приеме на работу: ТОП-4 риска».