Какие документы работодатель обязан выдать сотруднику по требованию: полный перечень и сроки

Статья 62 Трудового кодекса обязывает работодателя выдавать сотрудникам по их письменному запросу копии документов, связанные с работой. Однако на практике часто возникают вопросы: какие именно документы входят в этот перечень, в какие сроки их нужно предоставлять и можно ли отказать в выдаче? В статье эксперты РУНО систематизировали позиции судов и контролирующих органов по этим вопросам.

Чтобы грамотно обращаться с документами в кадровом делопроизводстве, правильно оформлять увольнение, перестать ошибаться и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве, запишитесь на комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта.

Содержание:

1. Обязательные к выдаче документы
2. Документы, которые можно не выдавать
3. Сроки и порядок выдачи документов
4. Ответственность за нарушение сроков выдачи

К документам, подлежащим обязательной выдаче, относятся те, которые содержат персональную информацию о сотруднике и непосредственно связаны с его трудовой деятельностью.

Суды признают таковыми следующие документы:

• копии приказов о приеме, переводе, увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• копии трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним
• справки о заработной плате;
• выписки из табеля учета рабочего времени (только данные, касающиеся самого работника);
• копии личной карточки работника (формы Т-2);
• выписки из приказов о премировании и дисциплинарных взысканиях;
• копии должностных инструкций.

При выдаче документов, содержащих информацию о других сотрудниках (например, приказы о сокращении штата, табели учета рабочего времени), работодатель должен предоставлять не полную копию, а выписку, содержащую только сведения, относящиеся к конкретному работнику.

Работодатель вправе отказать в выдаче документов, которые не содержат персональных данных сотрудника или не связаны непосредственно с его трудовой деятельностью. К таким документам относятся:

• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, коллективный договор);
• положение о командировках;
• штатное расписание;
• материалы служебных проверок;
• докладные и служебные записки;
• должностные инструкции других сотрудников.

Суды поддерживают работодателей, отказывающих в выдаче копий локальных нормативных актов, поскольку обязанность их выдачи Трудовым кодексом прямо не установлена. Работник имеет право только на ознакомление с этими документами.

На курсах РУНО по кадрам и делопроизводству можно узнать все подробности по управлению персоналом и даже получить новую профессию.

Работодатель обязан выдать запрошенные документы в течение трех рабочих дней с даты получения письменного заявления от сотрудника. Срок исчисляется в рабочих днях, не включая выходные и праздничные дни.

Если работник направил заявление по электронной почте, оно считается полученным на следующий рабочий день после отправки. Заявление, отправленное по электронной почте, должно быть подписано электронной подписью.

Форма выдачи документов зависит от способа, указанного работником в заявлении:

• на бумажном носителе с заверением копии;
• в электронном виде через личный кабинет работника;
• по почте заказным письмом.

Все копии документов должны быть заверены штампом "верно" или "копия верна" с указанием даты заверения, должности и подписи ответственного лица.

За нарушение сроков выдачи документов или необоснованный отказ в их предоставлении работодатель может быть привлечен к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для юридических лиц составляет до 50 000 рублей.

Если запрошенные документы не сохранились в связи с истечением сроков хранения, работодатель должен направить работнику письменный ответ с обоснованием причин отказа.

Важно знать!  Работодатель не вправе требовать от сотрудника указания причин, по которым ему потребовались те или иные документы. Такое требование ухудшает положение работника по сравнению с установленными Трудовым кодексом гарантиями.