Директор пишет кадровику: «Оформи приказом, чтобы сотрудники сообщали о смене паспорта, и подготовь карточку кандидата к четвергу». Оба поручения звучат одинаково, но одно требует локального нормативного акта, а второе закрывается обычным приказом. Статья для кадровиков, HR и руководителей малого бизнеса: разберём признаки ЛНА, дерево из пяти вопросов и два поручения на учебном примере.
1Короткий ответ: форму определяет содержание
Слово «Приказ» в шапке документа ничего не решает. Если документ устанавливает правило для всех работников или для категории должностей и рассчитан на многократное применение, по содержанию это локальный нормативный акт. Если он поручает конкретному человеку совершить конкретное действие или касается одного работника, достаточно распорядительного приказа.
Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Исключение одно: работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, ЛНА не принимают. Для них вопрос «приказ или ЛНА» не возникает, правила работы фиксируются в трудовом договоре.
Отдельный режим есть у микропредприятий: по ст. 309.2 ТК РФ они вправе полностью или частично отказаться от ЛНА и включить соответствующие условия в трудовые договоры. В этой статье такой вариант не разбираем.
2Признаки ЛНА и распорядительного приказа
Легального определения локального нормативного акта в ТК РФ нет. Признаки, по которым его отличают от распорядительного документа, сложились в практике и разъяснениях Роструда: неоднократность применения, неопределённый круг лиц, действие внутри организации и наличие норм, то есть правил поведения в трудовых отношениях. Распорядительный приказ по конкретному работнику или разовому действию ЛНА не является.
| Признак | Локальный нормативный акт | Распорядительный приказ |
|---|---|---|
| Кому адресован | Неопределённому кругу: всем работникам, подразделению, категории должностей, в том числе тем, кого примут позже | Конкретным лицам, названным по ФИО или должности |
| Сколько действует | Применяется многократно, пока его не изменят или не отменят | Исчерпывается исполнением |
| Что содержит | Права и обязанности работников, порядок действий, нормы трудового права | Поручение, решение по конкретной ситуации |
| Новые работники | Знакомятся с ним до подписания трудового договора, если акт связан с их работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) | На них не распространяется |
| Примеры | Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных | Приказ о командировке, о проведении инвентаризации, о поручении подготовить отчёт |
Главное
Если документ проходит по левому столбцу хотя бы по двум первым строкам, относитесь к нему как к ЛНА, как бы он ни назывался.
3Три вида приказа
На практике под словом «приказ» скрываются три разных документа.
Приказ-распоряжение. Решает конкретный вопрос: назначить ответственного за разовую задачу, провести инвентаризацию, направить работника в командировку. Норм он не устанавливает и ЛНА не является.
Приказ, содержащий нормы. Иногда правило вводят прямо в тексте приказа: «Всем работникам сообщать в отдел кадров об изменении персональных данных…». По содержанию такой приказ становится ЛНА. На него распространяется всё, что положено локальному акту: ознакомление, учёт мнения представительного органа, если этого требует закон, и неприменимость ухудшающих норм.
Приказ об утверждении ЛНА. Сам приказ лишь вводит в действие отдельный документ — положение, правила, инструкцию, который оформлен приложением. Нормы содержатся в приложении, а приказ фиксирует дату введения и ответственных. Как правильно оформить такой приказ, разберём в отдельном материале о порядке утверждения ЛНА.
Третий вариант удобнее второго. Нормы, разбросанные по десяткам приказов, сложно найти, обновить и показать новому работнику. Отдельное положение проще актуализировать и включить в перечень документов для ознакомления при приёме.
4Дерево решений: пять вопросов
Пройдите вопросы по порядку. Как только ответ ведёт к выводу, дальше не идите.
Вопрос 1. Устанавливает ли документ права или обязанности работников либо порядок, который они должны соблюдать? Нет — достаточно распорядительного приказа. Да — переходите к вопросу 2.
Вопрос 2. Кому адресовано правило? Конкретным работникам — скорее распорядительный приказ. Всем работникам, подразделению или категории должностей, включая будущих, — вопрос 3.
Вопрос 3. Сколько раз правило будет применяться? Один раз — распорядительный приказ. Многократно, при каждом повторении ситуации, — вопрос 4.
Вопрос 4. Меняет ли правило условия трудового договора, определённые сторонами? Если правило затрагивает трудовую функцию, оплату или режим, закреплённые в трудовом договоре, ни приказ, ни ЛНА проблему не решат. Изменить такие условия можно по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) или в порядке ст. 74 ТК РФ. Эти процедуры выходят за рамки статьи. Если условия договора не меняются — вопрос 5.
Вопрос 5. Требует ли ТК РФ регулировать этот вопрос именно локальным актом? Для части вопросов закон прямо указывает форму: трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 189–190 ТК РФ), системы оплаты труда устанавливаются в том числе локальными нормативными актами (ст. 135 ТК РФ), порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель (ст. 87 ТК РФ). В этих случаях нужен отдельный ЛНА или изменение в действующий. Если прямого требования нет, норму можно ввести приказом, содержащим нормы, но отдельное положение остаётся более надёжным вариантом.
5Разбор двух поручений директора
На примере
Учебный пример (синтетический кейс). Директор поручает кадровику две вещи: (а) «Сделать так, чтобы сотрудники сообщали о смене паспорта в течение пяти рабочих дней» и (б) «Подготовить карточку кандидата на должность менеджера по закупкам к собеседованию в четверг».
| Вопрос дерева | (а) Смена паспорта | (б) Карточка кандидата |
|---|---|---|
| 1. Права и обязанности работников | Да, вводится обязанность | Нет, это поручение исполнителю |
| 2. Круг лиц | Все работники, включая будущих | Один исполнитель, одна задача |
| 3. Многократность | Каждый раз при смене паспорта | Один раз, к четвергу |
| 4. Меняет ли трудовой договор | Нет | Не применимо |
| 5. Требует ли ТК именно ЛНА | Вопрос работы с персональными данными (ст. 87 ТК РФ) | Не применимо |
| Вывод | ЛНА | Распорядительный приказ |
Поручение (а). Обязанность сообщать о смене паспорта касается всех работников и будет применяться годами. Логичное место для неё — положение о защите персональных данных или правила внутреннего трудового распорядка. Кадровик готовит изменение в положение, директор утверждает его приказом, работников знакомят с изменением под подпись (ст. 22 ТК РФ), новых — до подписания трудового договора. Если ограничиться распоряжением «довести до сведения» без ознакомления, требовать исполнения обязанности будет сложно.
Поручение (б). Карточка готовится один раз, для одного кандидата, одним исполнителем. Достаточно распорядительного приказа или письменного поручения в порядке, принятом в компании. Ситуация меняется, если директор хочет, чтобы карточку по единой форме заполняли на каждого кандидата. Это уже правило многократного применения, и его место — в локальном акте о подборе персонала.
6Что влечёт за собой выбор ЛНА
Решив, что нужен ЛНА, Вы запускаете цепочку обязательных действий. Здесь только перечень, подробности — в отдельных материалах.
- Учёт мнения представительного органа работников — в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими законами, коллективным договором или соглашениями (ч. 2 ст. 8 ТК РФ), по процедуре ст. 372 ТК РФ.
- Согласование вместо учёта мнения, если его предусматривает коллективный договор или соглашение (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
- Ознакомление под подпись работников, чьей работы касается акт (ст. 22 ТК РФ), и новых работников до подписания договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
- Проверка на ухудшающие нормы: такие нормы не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
Как определить состав обязательных актов, составить их и организовать ознакомление, подробно разбирается на курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления».
7Типичные ошибки при выборе формы
Частая ошибка
Обязанность ввели приказом, но не ознакомили работников. Приказ лежит в папке, работники о нём не знают. Требовать соблюдения правила и привлекать к дисциплинарной ответственности за его нарушение в такой ситуации рискованно. Правильно: если приказ содержит нормы, знакомить с ним под подпись так же, как с любым ЛНА.
Частая ошибка
ЛНА изменили распоряжением. Например, выпустили приказ «в этом квартале премию всем считать по другой формуле», не меняя положение о премировании. Фактически появилась новая норма, но без процедур, положенных ЛНА. Правильно: вносить изменение в сам акт в том же порядке, в каком его принимали.
Частая ошибка
Приказом меняли трудовые договоры. Всех работников отдела «переводят» на другой график приказом, хотя режим закреплён в их трудовых договорах. Одностороннего изменения таких условий закон не допускает, нужна процедура ст. 72 или ст. 74 ТК РФ. Нарушения трудового законодательства создают риск административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
8Чек-лист перед подписанием документа
Перед тем как отдать проект на подпись, пройдите восемь пунктов. Если хотите отработать эту логику на реальных ПВТР и положениях, загляните в программу курса «Локально-нормативные акты работодателя».
Документ устанавливает права или обязанности работников либо только поручает действие?
Адресаты названы поимённо или это категория, подразделение, все работники?
Правило разовое или будет применяться многократно?
Не затрагивает ли правило условия трудовых договоров?
Требует ли ТК РФ для этого вопроса отдельный ЛНА (ПВТР, оплата труда, персональные данные)?
Если это ЛНА, нужен ли учёт мнения или согласование по коллективному договору?
Есть ли действующий ЛНА, в который правильнее внести изменение, чем издавать новый?
Кто и как ознакомит работников, включая новых, и где хранится лист ознакомления?
Курс
«Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления»
Выбрать форму документа — первый шаг. Дальше нужно составить ЛНА так, чтобы его можно было применять без споров. Курс помогает пройти этот путь на практике.
Перейти к программе курса
На курсе Вы научитесь:
- составлять локальные нормативные акты, определять их состав и порядок ознакомления;
- разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка, проводить их аудит, выявлять и исправлять ошибки;
- составлять положение о защите персональных данных;
- разрабатывать должностные инструкции, проводить их аудит с учётом профстандартов;
- составлять положение об оплате труда с учётом требований ТК РФ.
Вывод. Форму документа выбирают по содержанию, а не по привычке. Правило для неопределённого круга работников на многократное применение — это ЛНА со всеми процедурами. Разовое поручение конкретному человеку закрывается распорядительным приказом. Если правило меняет трудовой договор, ни та, ни другая форма не подходит.
