Приказы в организации в 2024 году. Как правильно составить и оформить

31 июля 2024

В сфере управления персоналом и бухгалтерском учете есть много нюансов, которые могут показаться обыденными, но именно они помогают компании развиваться.

Приказы — это важные распорядительные документы, которые регулируют внутренние процессы организации. Правильное оформление, хранение и архивирование приказов не только упрощает работу кадровиков и бухгалтеров, но и обеспечивает правовую защищенность организации.

В статье эксперты РУНО рассказывают о том, какие бывают виды приказов, объясняют их значение, тонкости формирования и сроки их хранения.

Существует очень много разных видов и категорий приказов организаций. Детально по каждой группе рассказывается на курсах:

«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97»

«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»

Содержание:

Типы приказов и их отличия
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Приказы по административно-хозяйственной деятельности
Общие правила оформления приказов
Регистрация приказов

Типы приказов и их отличия

В рамках организационной деятельности выделяют три ключевых типа приказов: по основной деятельности, по кадровым вопросам и по административно-хозяйственным аспектам. Эти виды приказов подробно перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, которые формируются в процессе работы органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, а также с указанием сроков их хранения (утвержденном Приказом Росстата от 20.12.2019 № 236)..

В большинстве случаев как в государственных, так и в коммерческих структурах принимаются аналогичные приказы. Основное различие заключается в пределах полномочий, организационной форме и специфике каждой организации.

Руководитель издает приказы как единоличный исполнительный орган согласно статье 53 Гражданского кодекса Российской Федерации. Однако в соответствии с внутренними нормативными актами организации право подписания распорядительных документов может быть предоставлено другим должностным лицам, таким как заместители руководителя и руководители отдельных структурных подразделений.

Важно знать! Термины, такие как кадровые приказы, организационные приказы и приказы по хозяйственной деятельности, представляют собой неофициальные названия различных типов приказов. Их использование в профессиональной среде, особенно в официальных документах, будет некорректным.

Приказы по основной деятельности

Приказы, относящиеся к основной деятельности, регулируют функционирование организации в соответствии с ее задачами и целями, а также утверждают ключевые локальные нормативные акты.

К таким приказам можно отнести оформление всех ключевых этапов существования организации, таких как:

создание новой структуры;
назначение руководителя;
утверждение структуры штата;
утверждение должностных инструкций для сотрудников;
распределение полномочий среди руководящих работников;
процессы реорганизации, переименования, ликвидации и другие процессы.

Также к приказам по основной деятельности относится:

установление правил, касающихся нахождения сотрудников в организации, начиная с их приема на работу и внутренних перемещений, и заканчивая увольнением.
Закрепление финансовой политики и основ материально-технического обеспечения.
Регулирование вопросов, связанных с оплатой труда и социальным обеспечением.
Определение порядка ведения воинского учета и бронирования сотрудников, а также правил работы с их персональными данными.
Оформление проведения различных мероприятий и иных инициатив.

Как отличить приказы по основной деятельности от прочих видов приказов? Их главная особенность заключается в том, что они определяют порядок создания и реализации различных мероприятий внутри организации в соответствии с основными положениями ее устава.

СДЕЛАЙ ПЕРВЫЕ ШАГИ В КАДРОВОМ ДЕЛЕ!
Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»

Приказы по личному составу

Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, приказы по кадровым вопросам представляют собой архивные документы, которые фиксируют трудовые отношения между работодателем и работником. Эти приказы также известны как приказы по учету рабочего состава.

В эту группу входят такие типы документов как приказ о приеме на работу, переводе, ротации, перемещении, совмещении должностей, совместительстве и увольнении.

Также это нормативные документы, касающиеся оплаты труда, премирования, предоставления отпусков, изменения анкетной информации сотрудников. Это приказы об аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, званий и классных чинов и другие документы.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Приказы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, охватывают лишь три ключевых аспекта, перечисленных в разделе 10 Перечня.

Эти аспекты включают управление эксплуатацией зданий и сооружений, организацию транспортного обслуживания, а также поддержку информационно-телекоммуникационной инфраструктуры.

Общие правила оформления приказов

Какие существуют основные принципы оформления приказов? В процессе подготовки документов организации должны следовать инструкции по делопроизводству в государственных учреждениях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства 11 апреля 2018 года № 44.

Эта инструкция является обязательной для государственных структур, тогда как муниципальные органы могут разработать свои собственные порядки на ее основе. Другие типы организаций также могут использовать ее положения в своей практике.

Приказы, оформленные на бумаге или в электронном виде должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт определяет указание обязательных реквизитов, их размещение на бланке, а также сам формат документа.

Приказы должны быть оформлены на официальном бланке организации и подписаны руководителем компании. В крупных организациях, где имеются структурные подразделения или филиалы, эти документы могут подписывать заместители руководителя или главы подразделений, если они имеют соответствующие полномочия.

При ознакомлении сотрудников с приказами, например, касающимися работы в выходные, следует получить от работника письменное подтверждение. Лучше, чтобы это было не только его имя и подпись, но и собственноручная запись с фразой "с приказом ознакомлен", подписью и датой. Это может оказаться полезным для работодателя в случае возможных судебных разбирательств.

Регистрация приказов

Согласно действующему законодательству, все приказы, которые оформляются в компании, подлежат регистрации. Формат регистрационного журнала может быть любым, однако важно включить обязательные разделы, такие как: порядковый номер, номер самого приказа, дата его издания и краткое название. Также можно добавить раздел "Примечание", чтобы при необходимости уточнить, о каком сотруднике идет речь для быстрого поиска.

При ведении делопроизводства в специализированном программном обеспечении, таком как 1С, нумерация всех приказов (кроме тех, что относятся к основной деятельности) осуществляется автоматически, и есть возможность распечатать Журнал приказов прямо из программы.

Часто бывает так, что при переходе на новое место работы сотрудник сталкивается с ситуацией, когда кадровое делопроизводство велось нерегулярно, и в наследство «достались» приказы с номерами 1, 2, 6, 8, 15 и т.д. В этом случае пропущенные номера отсутствуют, и восстановить их невозможно. Как же поступить в таком случае?

В журнале регистрации приказов следует указать: «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют». А что делать, если выпущены два приказа под одним и тем же номером? Можно использовать дробь с дополнительным номером, однако такие ситуации чаще всего вызывают повышенное внимание со стороны проверяющих органов.

Профессиональный совет:

Обучение кадровому делопроизводству с нуля на Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам позволит получить актуальную, полезную информацию, прочные знания в делопроизводстве с обязательной практикой в 1С ЗУП.

ПО ОКОНЧАНИИ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: