Работник выбрал электронную трудовую. Нужно ли сдавать сведения?

4 августа 2026

Статья подготовлена Образовательным центром РУНО — одним из ведущих центров повышения квалификации бухгалтеров, кадровиков, специалистов ВЭД, логистики и менеджеров маркетплейсов.

Автор материала — Паничкина Елена Александровна, руководитель кадровой службы с опытом работы 17 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Сотрудник принёс заявление о переходе на электронную трудовую книжку — и у кадровика сразу возникают три вопроса: что сдать в СФР, какую запись внести в бумажную книжку и можно ли теперь отдать её работнику.

Ответ на первый вопрос — да, сведения сдавать нужно. Для заявления установлен отдельный срок отчётности.

Разбираем всю процедуру по шагам.

Из статьи вы узнаете:

Что происходит после заявления работника
Какие сведения и в какой срок сдать в СФР
Запись в бумажной трудовой книжке и её выдача
Кому заявление не нужно вовсе
Практический пример
Таблица: действия кадровика по шагам

Что происходит после заявления работника

Работник вправе в любое время подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ, то есть перейти на электронную трудовую книжку (ч. 5 и ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С этого момента бумажная трудовая книжка у данного работодателя больше не ведётся. Информация о кадровых событиях передаётся только в информационные ресурсы СФР.

Важно! Переход возможен только в одну сторону. Работник, выбравший электронный формат, не может вернуться к ведению бумажной трудовой книжки. Предупредите его об этом до принятия заявления.

Какие сведения и в какой срок сдать в СФР

Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Работодатель подаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и заполняет поле «Дата подачи» заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Сведения подаёт тот работодатель, которому работник передал заявление (п. 40 порядка, утверждённого Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).

Срок подачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Ответственность за просрочку:

Финансовая санкция — 500 рублей по ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
Административный штраф должностному лицу — от 300 до 500 рублей по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Хотите разбираться в кадровых документах без ошибок?

Курс «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» подойдёт начинающим кадровикам и бухгалтерам-универсалам, которые ведут кадровый учёт.

Открыть пробные уроки бесплатно

Запись в бумажной трудовой книжке и её выдача

Перед выдачей бумажной трудовой книжки внесите в неё запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

После этого выдайте трудовую книжку работнику на руки. С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

Важно! После перехода на электронный формат работодатель не должен продолжать хранить бумажную трудовую книжку. Факт выдачи зафиксируйте в книге учёта движения трудовых книжек под подпись работника.

Кому заявление не нужно вовсе

Работникам, которые впервые устроились на работу после 31 декабря 2020 года, выбор формата трудовой книжки не предоставляется.

Сведения об их трудовой деятельности ведутся только в электронном виде, бумажная трудовая книжка не оформляется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

От таких работников заявление о переходе на электронную трудовую книжку не требуется. Отдельное мероприятие по заявлению в ЕФС-1 не подаётся — работодатель передаёт только обычные кадровые мероприятия: приём, перевод и увольнение.

Практический пример

Ситуация: 14 июля бухгалтер подала заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Кадровик внёс запись, выдал книжку, но решил, что сообщать в СФР не нужно, поскольку увольнения не было.

Риск: сведения о дате подачи заявления не попадут в индивидуальный лицевой счёт. При следующем трудоустройстве новый работодатель не увидит, что сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку. Также возможны санкция 500 рублей и штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей.

Решение: подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с датой подачи заявления не позднее 25 августа, поскольку заявление подано в июле. Дополнительно проверить запись в трудовой книжке и отметку о выдаче в книге учёта движения трудовых книжек.

Проверка:

Заявление зарегистрировано?
Подраздел 1.1 с датой подачи заявления отправлен до 25-го числа следующего месяца?
Запись в бумажной трудовой книжке внесена?
Трудовая книжка выдана работнику под подпись?

Действия кадровика по шагам

Шаг	Действие	Основание
1	Принять и зарегистрировать заявление работника.	Ч. 5 и ч. 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ
2	Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления по ст. 66.1 ТК РФ.	Ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ
3	Выдать бумажную трудовую книжку работнику под подпись.	Ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ
4	Подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с датой подачи заявления.	П. 40 порядка, Приказ СФР № 1462
5	Уложиться в срок — до 25-го числа следующего месяца.	П. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ

Освойте кадровое делопроизводство и 1С ЗУП с нуля

Курс «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» даёт практические навыки для старта в профессии и самостоятельной работы с кадровыми процессами компании.

Начать обучаться бесплатно