Этапы разработки ЛНА. Как правильно составить и утвердить нормативный документ

11 марта 2024

Составление и утверждение Локальных нормативных актов (ЛНА) является важным процессом в организации, который регулирует повседневную деятельность персонала.

Однако не менее важным является порядок ознакомления с данными правилами и положениями сотрудников. Давайте рассмотрим, как правильно провести процедуру составления нормативных актов, ознакомления работников с ЛНА и почему это необходимо для эффективной работы коллектива.

В этой статье мы расскажем о ключевых документах, без которых не обходится ни одна организация.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.

Порядок разработки ЛНА

Подготовка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих основных требований:

локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания организации), принимаются с учетом мнения представительного органа работников, порядок которого установлен ст. 372 ТК РФ. Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем ЛНА, в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников;
ЛНА, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников;
при оформлении ЛНА обязателен реквизит «Гриф утверждения документа». Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем соответствующего приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения, или путем проставления на документе грифа утверждения с его личной подписью;
штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (соответственно Т-3 и Т-7);

Кроме того, работники, ответственные за подготовку проектов ЛНА, определяются руководителем организации. Проекты ЛНА, как правило, согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации по усмотрению руководителя.

На курсе "Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления" кадровые специалисты получат возможность овладеть методиками разработки и внедрения ЛНА, что поможет эффективнее управлять трудовыми отношениями и обеспечивать соблюдение требований законодательства.

Как принять локальный нормативный акт

Установите срок разработки локального акта. Этот срок зависит от сложности локального акта и обычно составляет от нескольких недель до нескольких месяцев.

Сформируйте рабочую группу по разработке ЛНА и назначьте ответственного. Издайте приказ, в котором пропишите состав рабочей группы и сроки разработки локального акта. Состав рабочей группы зависит от специфики принимаемого акта.

Важно знать!

На практике 90% проектов ЛНА разработаны в отделе кадров, но под «руководством» или «активном участии» руководителей смежных подразделений.

Пример 1.

Положение об оплате труда и премирования, с одной стороны, это финансовый документ, но, с другой, он регулирует, в том числе, трудовые отношения, в частности, гарантии, компенсации и льготы в связи с выполняемыми работником и разрабатывать его должны финансовые службы. Но, на практике, составлением проекта Положения об оплате труда занимается специалист отдела кадров под управлением главного бухгалтера или финансового директора.

Пример 2. Вариант первый: по распоряжению генерального директора специалист отдела кадров издает приказ «О предоставлении информации о должностных обязанностях сотрудников». Данная обязанность о предоставлении указанной информации возлагается на начальников структурных подразделений. Далее работник отдела кадров на основании представленной информации составляет должностные инструкции.

Еще возможен такой вариант: специалист отдела кадров распечатывает проекты обязанностей из соответствующих квалификационных справочников: ЕКТС, ЕКС, профстандарта, либо из интернета. Далее согласовывает проекты должностных инструкций с руководителями подразделений, вносит поправки и составляет окончательный вариант для утверждения генеральным директором.

Как утвердить локальный нормативный акт

Способ 1. В правом верхнем углу документа руководитель должен поставить свою подпись.

Способ 2. Руководитель в произвольной форме издает приказ об утверждении локального нормативного акта.

Закон регламентирует действие локальных нормативных актов во времени, распространяя при этом на них принцип, закон не имеет обратной силы.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

При введении в действие локальных нормативно-правовых актов необходимо соблюдать следующие правила:

акты, которыми изменяются обязательные условия трудового договора, в силу статьи 74 ТК РФ могут вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием (например, изменение графика (режима) работы и т.п.);
в случаях, если в локальном нормативном акте содержатся правила, по которым предусмотрено проводить обучение, инструктаж и проверку знаний, то такой акт может быть введен в действие только после проведения соответствующего обучения, инструктажа и проверки знаний. Это документально оформляется.

Затем прошнуруйте, пронумеруйте и заверьте печатью организации локальный нормативный акт с помощью листа-заверителя.

Как ознакомить сотрудников с ЛНА

Ознакомьте сотрудников с локальным актом под роспись в отдельном листе ознакомления или в специальном журнале.

Работодатель обязан работников ознакомить с ЛНА под роспись. На выбор предлагается несколько вариантов.

первый вариант — завести журнал ознакомления с ЛНА
второй вариант — сделать лист ознакомления с ЛНА по структурным подразделениям для действующих сотрудников
третий вариант — для вновь принимаемых сотрудников по трудовому договору — включить в трудовой договор следующую надпись:

«С локальными нормативными актами: ПВТР, Должностной инструкцией, Положением об оплате труда, Положением о защите персональных данных, Положением о служебной информации и коммерческой тайны до подписания трудового догоовра ознакомлен_______________/_____________

«____»_________20___г.»

Профессиональный совет:

Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.

Онлайн-курс "Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления" даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:

составлять локально-нормативные акты, определять состав ЛНА
применять порядок ознакомления работников с ЛНА
разрабатывать ПВТР, проводить аудит, выявлять и исправлять ошибки
составлять Положение о защите персональных данных
разрабатывать Должностные инструкции, проводить аудит и применять профстандарты
составлять положение об оплате труда с учетом требований трудового законодательства