Как правильно сформировать архив вашей организации

29 февраля 2024

Формирование архива организации является неотъемлемой частью процесса управления данными и документами в современном мире. В статье рассмотрим ключевые аспекты формирования архива организации, методы его создания, важность правильного хранения данных и основные моменты, которые необходимо учитывать при ведении архивной деятельности.

Дистанционные курсы руководителя кадровой службы объединили в себе все участки, в которых необходимо разбираться, занимая такую должность. Кадровикам, как и любым другим управленцам, приходится разрабатывать стратегии управления для слаженной работы отдела, достижение улучшения результатов и выявления слабых мест.

Чтобы помочь своему отделу развиваться, подсказывать коллегам и контролировать качество работы сотрудников, надо обладать уверенным багажом знаний и практическим опытом. Эксперты РУНО разработали специальный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта помогут разобраться в самых сложных вопросах, возникающих у руководителя кадровой службы.

Что такое архив и зачем он нужен

Архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Архив госоргана, органа местного самоуправления, организации создается, как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.

Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.

Допускается, в соответствии с законодательством Российской Федерации, возложение трудовых обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника.

Важно знать!

Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее — СХЭД).

Цели создания архива организации:

Своевременный прием от структурных подразделений или других источников комплектования архивных документов.
Обеспечение учета архивных документов.
Обеспечение сохранности архивных документов.
Упорядочение архивных документов.
Использование архивных документов.
Подготовка архивных документов к передаче на постоянное хранение.

Кто обязан создавать архив

Обязанность создавать архивы есть у следующих субъектов:

государственные органы;
органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района;
организации, если эта обязанность регламентируется законами или нормативными документами.

Вправе создавать архивы негосударственные организации и граждане.

Независимо от формы собственности на документы, организации и граждане обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в том числе документов по личному составу) в течение установленных сроков хранения.

Собственность на архивные документы бывает:

Государственная (документы, хранящиеся в государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках; документы государственных органов и организаций (п. 3, 125-ФЗ), субъектов РФ; документы, отнесенные к федеральной собственности федеральными законами).
Муниципальная (документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках).
Частная (документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений; документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими).

Собственником архивных документов в этом случае является государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, которое имеет и использует архивные документы и реализует полномочия по распоряжению ими.

Как создать архивный фонд

Архив организации, в зависимости от компетенции (функций) организации создается в следующем виде.

Центральный архив. Хранятся документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования.
Центральный отраслевой архив. Хранятся документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения.
Объединенный архив. Хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности.
Архив организации. Хранятся документы только данной организации и ее предшественников.

Архив организации, в зависимости от состава документации создается в следующем виде.

Архив управленческой документации.
Научно-технический архив.
Аудио-визуальный архив.
Архив документации на электронных носителях.
Архив других специальных видов документов.

Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций — предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения 2 (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

Архивный фонд организации

Архивные документы систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов (архивным фондам):

a) архивным фондам, состоящим из документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

b) объединенным архивным фондам, состоящим из документов, образовавшихся в процессе деятельности 2-х или более государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные связи;

c) архивным коллекциям, состоящим из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

Архивные документы организации составляют 1-н (единый) архивный фонд.

До и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации.
До и после изменения местонахождения юридического лица.
В случае смены учредителя, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения профиля деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полномочий, функций, объекта деятельности).

Допускается формирование объединенного архивного фонда при реорганизации государственной или муниципальной организации в форме преобразования с изменением формы собственности ее имущества, из ее архивных документов и архивных документов вновь созданной организации.

Архивный фонд организации может разделяться или закрываться в случае изменения собственника имущества организации, если указанные мероприятия повлекли за собой изменения профиля деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полномочий, функций, объекта деятельности). Также это возможно в случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации.

Профессиональный совет:

Дистанционные курсы руководителя кадровой службы объединили в себе все участки, в которых необходимо разбираться, занимая данную должность.

В образовательном центре РУНО эксперты помогут вам разобраться во всех особенностях работы кадровика. Запишитесь на курс Руководитель кадровой службы . Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

По завершении курса вы научитесь: