Раскрываем карты. Основные виды проверок ГИТ, о которых должен знать каждый кадровик

В современном мире организации сталкиваются с необходимостью пройти через ряд проверок, проводимых Государственной инспекцией труда (ГИТ). 

Правильное понимание основных видов проверок может помочь кадровым специалистам быть готовыми к любым возможным проверкам и обеспечить законное и безопасное трудовое окружение для сотрудников.

Чтобы узнать больше про проверки, аудит и основные изменения в законодательстве по бухучету и отчетности в 2024 году, запишитесь на курс “Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ”. 

Содержание:

1. Какие бывают виды проверок ГИТ
2. Риск-ориентированный подход при проверках ГИТ
3. Какие документы может затребовать инспектор ГИТ
4. Как подать возражение против предписаний ГИТ

Проверки, которые проводит инспекция по труду, бывают плановые и внеплановые, которые в свою очередь, по формату проведения, бывают документарные и выездные: 

1. Плановые проверки — узнать о том, попало ли ваше предприятие в реестр проверок в будущем году можно узнать на сайте Роструда, или на сайте генеральной прокуратуры. https://www.rostrud.ru/ , http://plan.genproc.gov.ru На сайте необходимо ввести ИНН, ОГРН и наименование компании, чтобы увидеть входите ли вы в план проверок.

2. Внеплановые проверки — как правило, это проверки, акцептованные жалобами работников, на нарушение их прав. 

3. Документарная проверка — берете большую тележку, грузите туда запрошенные документы и везете в территориальный ГИТ. 

4. Выездная — инспектор приезжает к вам на предприятие, занимает отдельный кабинет и внимательно изучает кадровую документацию, которую вы ему предоставляете по его требованию. По общему правилу срок проведения как документарной, так и выездной плановой проверки — не более 20 рабочих дней. 

Перечень категорий риска деятельности предприятий: 

• «высокого риска» — один раз в 2 года; 

• «значительного риска» — один раз в 3 года;

• «среднего риска» — не чаще, чем один раз в 5 лет;

• «умеренного риска» — не чаще, чем один раз в 6 лет;

• «низкого риска» — плановые проверки не проводятся. 

Узнать к какой категории риска относится ваша компания можно, обратившись с официальным запросом в территориальной орган ГИТ. Ответа направляется в течении 15 рабочих дней.

Трудовой инспектор обязан уведомить работодателя о плановой проверке за три рабочих дня до ее начала. Для этого он направляет в организацию копию распоряжения (приказа) о проведении проверки, как правило, заказным письмом с уведомлением о вручении.

Копия приказа содержит: 

• Реквизиты и наименование проверяемой организации. 

• Данные проверяющих, в т.ч. их должности. А также Ф.И.О. независимых экспертов, если таковые будут привлечены к проверке. (Проверять могут ТОЛЬКО указанные в приказе лица!)

• В копии приказа раскрывается вид проверки (выездная или документарная), цель, задачи и предмет проверки. Как правило плановая проверка охватывает вопросы соблюдения трудового законодательства и охраны труда.

• В приказе указывается срок проведения: дата начала и окончания проверки.

• Перечень документов, которые необходимо представить для проверки. 

Важно знать!

В ходе плановой проверки трудовой инспектор вправе проверить документы и сведения, которые относятся к предмету проверки. Трудовой инспектор не может проводить плановую выездную проверку, если в это время отсутствует руководитель организации. 

Если проверка документарная, то, готовьтесь, что будет необходимо снимать и заверять все копии, прежде чем документы будут отправлены на проверку. Если проверка выездная, то запрашиваемые документы предоставляются в оригинале. 

Документы для предъявления ГИТ:

• учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц; ‐ трудовые договоры с сотрудниками и дополнительные соглашения к ним; 

• личные карточки и должностные инструкции сотрудников; 

• штатное расписание; 

• трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек; 

• приказы по кадрам о приемах, переводах, отпусках, увольнениях; 

• ПВТР; 

• ЛНА об оплате труда, например, Положение об оплате труда, Положение о премировании; 

• сведения об отсутствии задолженности по зарплате; 

• ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты.

С 1 июля 2018 года полностью вступило в силу Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2017 г. N 1080, которое закрепило порядок проведения плановой проверки. 

Проверка проводится только по проверочным листам (чек-лист, опросный лист). Применение чек-листов возможно только при плановых проверках. Внеплановые проверки по-прежнему будут проводиться в соответствии с вопросами, послужившими основанием для такой проверки. 

Чек-листы разработаны Рострудом, регулярно дополняются, и являются идеальным инструментом для внутреннего аудита. Перечень вопросов в этих листах предусматривает проверку всех самых важных моментов, связанных с трудовой деятельностью и охраной труда. Проверочные листы разбиты по всем процедурам кадрового производства, и предусматривают ответы «да», «нет», или «не относится». 

В первый день проверки вы получаете тематические чек-листы, которые соответствуют целям и задачам объявленной проверке, заполняете, отправляете и ждете вопросов, или требований представить уточняющие или подтверждающие документы. Выходить за рамки вопросов в листах инспекторы не могут! 

Результаты плановой проверки 1. По общему правилу акт проверки инспектор составляет в двух экземплярах сразу после окончания проверки (ч. 1 и 4 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). На составление акта отводится три рабочих дня. 2. Инспектор заполняет Журнал учета проверок, форма которого утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. 

Журнал должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью. 3. Если в ходе проверки трудовой инспектор выявил нарушение трудового законодательства, то помимо акта он:  составляет предписание с указанием сроков устранения выявленных нарушений (п. 1 ч. 1 ст. 17 Закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ);  оформляет протокол об административном правонарушении в рамках имеющихся полномочий (п. 2 ч. 1 ст. 17 Закона от 26 декабря 2008 года № 294- ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ). 

На курсе Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ все тонкости и нюансы процедуры проверки, получите полный перечень нормативных актов, информацию о типичных ошибках, находимых в ходе проверок, о вариантах их исключения в короткие сроки, подготовке к плановой проверке, запретах, конфликтных вопросах, юридических прецедентах.

Возражения в отношении фактов, выводов и предложений с полученным предписанием. Если организация не согласна с фактами, выводами и предложениями с полученным предписанием, то она вправе оформить свои возражения.

Подать возражения необходимо в письменной форме в течение 15 календарных дней с даты получения акта, предписания. Возражения могут быть поданы в отношении документа в целом или его отдельных положений.

При необходимости организация вправе приложить возражениям подтверждающие документы или их копии. Подготовленные возражения организация направляет в трудовую инспекцию, сотрудники которой проводили проверку. 

Возражения в отношении постановления об административном правонарушении. Если у организации имеются возражения в отношении постановления об административном правонарушении, то его нужно оспаривать в особом порядке. Подать возражения необходимо в течение 10 календарных дней со дня вручения документа или получения его по почте. По усмотрению организации направить возражения она может как в трудовую инспекцию, сотрудники которой проводили проверку, так и в суд. По результатам рассмотрения возражений постановление об административном правонарушении может быть оставлено без изменений, отправлено на новое рассмотрение или отменено. Принятое решение доводится до организации в течение трех календарных дней с момента его вынесения.

Быть готовым к различным видам проверок инспекции труда — это ключевой элемент успешного управления человеческими ресурсами. Кадровики должны постоянно улучшать свои навыки и знания, следить за изменениями в законодательстве и соблюдать все нормы и требования, чтобы минимизировать риски и обеспечить благоприятное трудовое окружение для всех сотрудников.

Профессиональный совет: Каждый руководитель компании, организации или предприятия сталкивается с проверками трудовой инспекции. Но не каждый знает как себя вести при проверке, когда наступает время плановых проверок, как правильно вести документацию, чтобы проверка не нашла ошибок и, как подготовиться к проверке. В образовательном центре РУНО эксперты помогут вам разобраться во всех особенностях данного кадрового аспекта. Запишитесь на курс Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ. По завершении курса вы научитесь: проводить проверку кадровых документов по движению кадров находить несоответствия законодательству и оперативно устранять ошибки  анализировать локально-нормативные акты, вносить корректировки приводить кадровые документы в соответствие с законодательством для успешного прохождения проверок со стороны ГИТ Также в процессе обучения вы получите образцы документов для дальнейшего использования в работе.  Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Получить доступ                   Учебная программа