Поставщик прислал акт, накладную или УПД, и документ уже лежит в папке или в системе ЭДО. Но наличие файла ещё не значит, что его можно отражать в учёте. Статья для начинающих бухгалтеров на первичке: по каким признакам проверить документ, что делать с найденной ошибкой и как убедиться, что исправление получено. В конце — три учебных разбора и чек-лист.
1Что именно подтверждает документ
Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом, а документы по фактам, которых не было, к учёту принимать нельзя (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому проверка начинается не с подписи, а с вопроса: какую операцию подтверждает этот документ и была ли она на самом деле.
Для этого документ сопоставляют с двумя опорами.
С фактом. Товар принят складом, услуга оказана, работа сдана. Подтверждение факта — отметка кладовщика о приёмке, служебная записка менеджера, переписка, отчёт исполнителя. Если товар ещё не пришёл, а накладная уже в руках, это не основание для оприходования.
С договором. Наименование, цена, количество, срок, порядок приёмки, способ обмена документами — всё это есть в договоре или спецификации. Документ должен им соответствовать. Если в договоре цена 1 250 ₽ за единицу, а в накладной 1 300 ₽, нужно понять причину до отражения в учёте.
Важная граница: лицо, которое ведёт бухучёт, не отвечает за соответствие составленных другими лицами документов свершившимся фактам (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). За достоверность отвечает тот, кто оформил факт. Но бухгалтер проверяет, что документ оформлен правильно и не противоречит имеющимся сведениям, и вправе письменно требовать соблюдения порядка документооборота от всех работников.
2Какие реквизиты проверить
Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Форма документа может быть любой, если её утвердил руководитель (ч. 4 ст. 9), но эти семь реквизитов должны быть всегда.
| Реквизит | Где искать в документе | Что уточнить |
|---|---|---|
| 1. Наименование документа | Заголовок: «Акт», «Товарная накладная», «УПД» | Соответствует ли название операции: акт — на услуги, накладная — на товар |
| 2. Дата составления | Рядом с номером | Не раньше даты факта и согласуется с периодом оказания услуг или отгрузки |
| 3. Наименование составителя | Шапка: продавец, исполнитель | Совпадает с контрагентом по договору, нет путаницы с однофамильцами и филиалами |
| 4. Содержание факта | Строки таблицы, текст акта | Понятно, что именно передано или оказано; формулировка «услуги по договору» без расшифровки требует уточнения |
| 5. Измерители и единицы | Количество, цена, сумма, единица измерения | Количество совпадает с приёмкой, цена с договором, единицы указаны |
| 6. Должности ответственных лиц | Строки подписей | Указаны должности тех, кто совершил операцию и отвечает за оформление |
| 7. Подписи с ФИО или иными реквизитами для идентификации | Строки подписей, для электронного документа — сведения о подписи | По подписи можно установить, кто именно подписал |
Если документ одновременно служит счётом-фактурой (УПД со статусом 1), у него есть ещё реквизиты счёта-фактуры по ст. 169 НК РФ и форме из постановления Правительства № 1137 (с 01.04.2026 — в редакции постановления от 23.01.2026 № 26). Их проверяют отдельно: это налоговая проверка для вычета НДС, и вывод по ней делает бухгалтер по НДС. Ошибка в налоговых реквизитах сама по себе не лишает документ силы первичного, а безупречный счёт-фактура не исправляет дефект первички.
3Как сверить суммы, даты и подписи
Суммы. Пересчитайте каждую строку: количество × цена = сумма. Затем итог по строкам, налог и итог с налогом. Если в документе есть НДС, проверьте, что ставка соответствует договору и операции. Арифметическую ошибку видно сразу, но она часто прячется в одной строке из двадцати.
Даты. Дата составления, дата отгрузки или окончания услуг, период, за который составлен акт. Документ составляют при совершении факта или сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Акт за октябрь с датой 15 октября при ежемесячных услугах — повод уточнить, за какой период он на самом деле.
Подписи. Подписей должно быть столько, сколько предусматривает документ: обе стороны в акте, сдал и принял в накладной. По каждой подписи должно быть понятно, кто подписал: фамилия и инициалы или иные реквизиты для идентификации (п. 7 ч. 2 ст. 9). Если подписал не руководитель, проверьте, есть ли у подписанта полномочия: доверенность, приказ, а для электронного документа — машиночитаемая доверенность.
Проверка оформления не заменяет вывод о том, можно ли учесть расход в налоговом учёте или принять НДС к вычету. Это отдельные решения со своими условиями. Задача на этом шаге — убедиться, что документ правильно оформлен и подтверждает конкретный факт.
4Бумажный и электронный документ: в чём разница при проверке
Первичный документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это равноправные варианты.
| Что проверяем | Бумажный документ | Электронный документ |
|---|---|---|
| Подпись | Собственноручная подпись, ФИО и должность в строке | Электронная подпись: чей сертификат, действовал ли он на дату подписи |
| Полномочия подписанта | Приказ, доверенность на бумаге | Руководитель — без доверенности; работник — машиночитаемая доверенность |
| Подписание второй стороной | Две подписи на экземпляре | Ответная подпись покупателя в системе ЭДО, статус документа |
| Где оригинал | Экземпляр в папке | Файл с подписью у оператора ЭДО и в учётной системе |
| Исправление | Зачёркивание с датой исправления и подписями (ч. 7 ст. 9) | Новый исправленный документ, бумажные правки не применяются |
Отсутствие бумажного экземпляра при электронном документообороте не означает, что документа нет. Оригиналом служит сам электронный документ с подписью. Бумажная распечатка нужна, только если её требует закон или договор, и тогда её изготавливают по требованию (ч. 6 ст. 9). С 1 января 2026 года утвержденные ФНС электронные форматы товарной накладной и акта прекратили действие, основной формализованный электронный документ об отгрузке — УПД в формате 5.03. Бумажные акты и накладные, а также неформализованные электронные документы по-прежнему допустимы.
Если же документа нет вообще, ни на бумаге, ни в ЭДО, это другая задача: что делать в такой ситуации до закрытия месяца, разбираем отдельно.
5Что делать при расхождении
Найденную ошибку не исправляют сами за контрагента. Порядок такой.
Зафиксируйте дефект. Что именно не так, в какой строке или реквизите. Формулировка «документ неправильный» не работает, нужна конкретика: «в строке 3 сумма 52 000 ₽ не равна 40 × 1 250 ₽».
Определите ответственного. Обычно это сотрудник, который ведёт договор или принимал товар, услугу. Он связывается с контрагентом, бухгалтер готовит перечень замечаний.
Запросите исправление. Бумажный документ исправляют с датой исправления и подписями лиц, составивших документ, или заменяют новым. В ЭДО контрагент направляет исправленный или новый электронный документ, а ошибочный отклоняется или аннулируется по правилам оператора.
Контролируйте статус. Ведите реестр: документ, дефект, кому отправлен запрос, срок, статус. Без этого запросы теряются, и ошибки всплывают при закрытии периода.
Проверьте исправление. Новый документ проверяется так же, как первый. Только после этого операцию отражают в учёте.
Если факт уже произошёл и откладывать отражение нельзя, решение о порядке учёта до получения исправленного документа принимает главный бухгалтер. Это зависит от учётной политики и существенности ошибки.
6Три учебных примера проверки
Учебные примеры. Организации, номера и суммы условные. Каждый пример — отдельная ситуация.
Пример 1. Акт без идентификации подписанта
Документ. Бумажный акт оказанных услуг № 118 от 31.10.2026 по уборке офиса за октябрь, сумма 45 000 ₽, без НДС (исполнитель освобождён от уплаты НДС).
Сверка с фактом и договором. Услуги оказаны, офис-менеджер подтверждает. Сумма соответствует договору.
Дефект. Со стороны исполнителя стоит подпись без расшифровки, должность не указана. Установить, кто подписал, нельзя: нарушены п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Действие. Акт в учёте не отражается до исправления. Офис-менеджер запрашивает у исполнителя исправление: дописать должность и ФИО подписанта с датой исправления и подписью или прислать новый экземпляр акта.
Подтверждение исправления. Получен акт, где у подписи указаны должность «Директор» и ФИО. Повторная проверка пройдена, акт передан в учёт.
Пример 2. Накладная с арифметическим расхождением
Документ. Товарная накладная № 504 от 22.10.2026 на 40 упаковок бумаги по цене 1 250 ₽ без НДС. В строке указана сумма 52 000 ₽, НДС 22 % — 11 440 ₽, всего 63 440 ₽.
Сверка с фактом и договором. Склад принял 40 упаковок. В спецификации цена 1 250 ₽ без НДС.
Дефект. 40 × 1 250 = 50 000 ₽, а не 52 000 ₽. С правильной суммой НДС 22 % составит 11 000 ₽, всего 61 000 ₽. Расхождение 2 440 ₽.
| Показатель | В накладной | Должно быть |
|---|---|---|
| Количество × цена | 40 × 1 250 | 40 × 1 250 |
| Сумма без НДС | 52 000 | 50 000 |
| НДС 22 % | 11 440 | 11 000 |
| Всего с НДС | 63 440 | 61 000 |
Действие. Накладная не отражается. Менеджер по закупкам уточняет у поставщика: это ошибка в сумме или изменилась цена. Если ошибка — поставщик направляет исправленный документ. Если цена действительно другая — нужен документ об изменении условий договора, и решение принимает руководитель закупки, а не бухгалтер.
Подтверждение исправления. Получена новая накладная на 61 000 ₽, все строки пересчитаны и совпадают со спецификацией.
Пример 3. Электронный УПД с неясным статусом подписания
Документ. УПД № 2219 от 28.10.2026 получен через оператора ЭДО на поставку картриджей, всего 36 600 ₽, в том числе НДС 22 % — 6 600 ₽. Бумажного экземпляра нет, и он не нужен: стороны договорились об электронном обмене.
Сверка с фактом и договором. Склад подтвердил приёмку 12 картриджей, сумма соответствует счёту и договору.
Дефект. В системе ЭДО документ висит со статусом «подписан отправителем, ожидается подпись получателя». Неясно, подписал ли его кто-то из нашей организации: сотрудник склада говорит, что «всё принял», но ответной подписи в системе нет. В сведениях о подписи продавца указан сотрудник, а не директор.
Действие. Бухгалтер открывает карточку документа и проверяет: подпись продавца действительна, к ней приложена машиночитаемая доверенность сотрудника. Ответный титул покупателя не подписан. Ответственный за приёмку подписывает титул своей электронной подписью по доверенности, после чего статус меняется.
Подтверждение исправления. Статус «документооборот завершён», в карточке есть обе подписи и данные доверенностей. УПД передан в учёт.
| Документ | Факт | Дефект | Действие | Ответственный | Подтверждение |
|---|---|---|---|---|---|
| Акт № 118 | Уборка за октябрь оказана | Нет должности и ФИО подписанта | Запрос исправления или нового акта | Офис-менеджер | Акт с должностью и ФИО |
| Накладная № 504 | Принято 40 упаковок | Сумма 52 000 вместо 50 000 ₽ | Запрос исправленного документа | Менеджер по закупкам | Накладная на 61 000 ₽ |
| УПД № 2219 | Принято 12 картриджей | Нет подписи покупателя в ЭДО | Подписание титула покупателя | Ответственный за приёмку | Статус «документооборот завершён» |
Отработать такую проверку на десятках документов и увидеть, как ошибка в первичке отражается в 1С, можно на курсе «Бухучет и налогообложение для начинающих + 1С 8.3. Практикум».
7Итоговый чек-лист
Перед тем как отразить документ в учёте, ответьте «да» на каждый пункт.
- Факт подтверждён: товар принят, услуга оказана, работа сдана.
- Документ соответствует договору: наименование, цена, количество, срок.
- Все семь обязательных реквизитов на месте.
- Суммы по строкам и итогам пересчитаны и совпадают.
- Даты согласованы с периодом и фактом.
- Подписи обеих сторон есть, подписантов можно идентифицировать, полномочия подтверждены.
- Для электронного документа: подписи действительны, документооборот завершён.
- Найденные дефекты исправлены, исправленный документ проверен повторно.
Как проверка первички вписывается в весь маршрут учёта до отчётности, показано в статье «Бухгалтерский цикл: контрольный маршрут от первички до отчетности». Если хотите научиться вести участки первички, банка и расчётов в программе, посмотрите программу практикума «Бухучет и налогообложение для начинающих 2026 + 1С 8.3».
Курс
Бухучет и налогообложение для начинающих 2026 + 1С 8.3. Практикум
Проверка первичных документов — ежедневная работа бухгалтера, и уверенность в ней приходит с практикой.
Перейти к программе курса
На курсе Вы проходите путь от документа до отчётности на сквозном примере предприятия в 1С 8.3.
На курсе Вы научитесь:
- вводить данные по бухгалтерским документам в программу 1С 8.3;
- вести участки банк, касса, поставщики и покупатели, зарплата;
- анализировать бухгалтерские регистры и находить ошибки в 1С 8.3;
- рассчитывать основные налоги — НДС и налог на прибыль;
- составлять бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Вывод. Проверка первичного документа отвечает на три вопроса: был ли факт, совпадает ли документ с договором и правильно ли он оформлен. Дефект не исправляют за контрагента: его фиксируют, запрашивают исправление, контролируют статус и повторно проверяют новый документ. Электронный документ с подписью — такой же оригинал, как бумажный, только проверяют его по сведениям о подписях и статусу в ЭДО.
