Электронные больничные 2025: что изменилось и как с ними работать?

В 2025 году произошли значительные изменения в расчете больничных листов, которые касаются как бухгалтеров, так и предпринимателей. Нововведения затрагивают порядок учета страхового стажа и работу с электронными больничными листами. В этом материале мы расскажем, как правильно рассчитать больничный и учесть все новшества, чтобы избежать проблем и ошибок в учете.

Основные изменения в страховом стаже

С 2025 года расчет страхового стажа, необходимого для выплаты больничных пособий, был уточнен Министерством труда. Теперь в страховой стаж необходимо включать периоды пребывания в добровольческих формированиях, согласно Федеральному закону № 61-ФЗ. При расчете стажа каждый период работы нужно учитывать с добавлением одного дня к разнице между датой окончания и началом периода.

Эти изменения направлены на более точный учет страхового стажа, что влияет на правильность выплат больничных пособий. Для бухгалтеров важно внимательно следить за новыми требованиями, так как ошибки в расчетах могут привести к недовольству сотрудников и штрафам.

Электронные больничные листы в 2025 году

В 2025 году больничные листы оформляются только в электронном виде, за исключением сотрудников, работающих с государственной тайной. Все медицинские учреждения теперь выдают больничные исключительно в цифровом формате, внося данные в систему ЕИИС «Соцстрах». Бумажные копии больше не требуются, что минимизирует риски их потери или порчи и упрощает взаимодействие с работодателями.

Электронные больничные листы удобны как для сотрудников, так и для бухгалтеров. Сотрудники могут следить за статусом больничных листов и суммами назначенных пособий через портал Госуслуг. Для бухгалтеров это упрощает работу — все данные поступают автоматически, исключая необходимость запрашивать бумажные документы у сотрудников.

Как работодателю работать с электронными больничными

Работа с электронными больничными теперь проходит в беззаявительном порядке, что значит, что информация о страховом случае поступает напрямую в Социальный фонд России (СФР) из медицинских учреждений. Это избавляет работодателей от необходимости передавать дополнительные документы, снижает риск ошибок и значительно упрощает процесс.

Для работы с электронными больничными можно использовать бухгалтерские программы или операторов электронного документооборота, таких как СЭДО — бесплатный сервис от СФР, интегрированный с большинством бухгалтерских систем. Для подключения к СЭДО достаточно активировать соответствующую опцию в учетной программе. Все данные передаются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, что гарантирует безопасность информации.

Электронная подпись для работы с больничными

Для работы с системой «Соцстрах» потребуется специальная электронная подпись. Если у вас уже есть подпись для сдачи отчетности, скорее всего, она также подойдет и для работы с больничными. В противном случае можно приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.

Расчет и выплата пособий по больничному листу

Работодатель обязан оплатить первые три дня больничного, после чего остальная часть выплачивается СФР. У бухгалтера есть три рабочих дня на передачу данных в СФР для назначения пособия, начиная с момента получения документов от сотрудника. Если поданные документы оказались неполными, СФР отправит запрос на дополнительные сведения, которые необходимо предоставить в течение пяти рабочих дней.

СФР назначает и выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней после получения всех нужных документов. Соблюдение сроков передачи сведений крайне важно, чтобы не допустить задержек в выплате пособий и избежать жалоб со стороны сотрудников.

Типичные проблемы и как их избежать

1. Ошибки в расчете страхового стажа. Новый порядок расчета требует внимательного подхода. Использование программ для автоматизации расчетов поможет снизить риск ошибок и учесть все периоды работы правильно.

2. Проблемы с электронной подписью. Убедитесь, что ваша электронная подпись совместима с системой «Соцстрах». Если есть сомнения, свяжитесь с оператором для уточнения.

3. Необходимость быстрого реагирования на запросы СФР. Важно оперативно реагировать на запросы о недостающих данных, чтобы избежать штрафов и проблем с выплатами сотрудникам.

Подготовьтесь к изменениям заранее

Изменения в работе с больничными листами в 2025 году направлены на упрощение и автоматизацию процесса как для бухгалтеров, так и для сотрудников. Электронные больничные, новые правила учета страхового стажа и упрощенное взаимодействие с СФР могут значительно сократить время, затрачиваемое на оформление больничных, и снизить количество ошибок. Главное — быть готовым к изменениям и заранее адаптировать свои процессы.

Если вы хотите глубже разобраться в расчетах зарплаты, пособий и работе с больничными листами, мы приглашаем вас на курс  "Старший бухгалтер по оплате труда и кадровому делу + 1С ЗУП" в образовательном центре РУНО. Наши эксперты помогут вам разобраться в нюансах законодательства и научат работать эффективно и без ошибок. Записывайтесь на курс уже сегодня, чтобы быть уверенными в каждом шаге вашего бизнеса!