ФНС проверяет зарплаты: когда занижение законно и как это доказать

Федеральная налоговая служба в последние годы всё пристальнее следит за уровнем заработных плат, выплачиваемых организациями и индивидуальными предпринимателями. Это касается как соответствия выплат минимальному размеру оплаты труда (МРОТ), так и отраслевым и региональным показателям средней заработной платы. Причина проста — низкая зарплата автоматически означает меньшую налоговую нагрузку, особенно по страховым взносам. А значит, бюджет теряет деньги. ФНС рассматривает такую ситуацию как потенциальную схему по минимизации налогов. Именно поэтому всё чаще компании получают требования о предоставлении пояснений.

В каких случаях налоговая запрашивает пояснения

Наибольшее количество запросов поступает в следующих ситуациях:

• зарплата сотрудников ниже МРОТ;
  

• уровень зарплаты в компании значительно ниже средней по отрасли или региону;
  

• резкое снижение выплат по сравнению с предыдущими отчётными периодами;
  

• в расчётах по страховым взносам или 6-НДФЛ указываются подозрительно низкие суммы.
  
  

При этом автоматические системы контроля ФНС используют статистику Росстата, межведомственный обмен данными, сведения ПФР и ФОМС, а также отраслевые справочники.

Когда низкая зарплата — это законно

Существует ряд законных оснований, при которых зарплата сотрудника может быть ниже МРОТ или среднего уровня по отрасли. Однако каждая такая ситуация требует грамотного документального подтверждения.

Если сотрудник официально оформлен на 0,5 ставки или работает по сокращённому графику, его зарплата может быть ниже МРОТ, так как последний рассчитывается пропорционально отработанному времени. Для подтверждения необходимо приложить:

• копию трудового договора с указанием условий неполного рабочего времени;
  

• табель учёта рабочего времени;
  

• штатное расписание.
  
  

Пример: сотрудник работает на полставки с окладом 15 000 рублей. При перерасчёте на полную ставку оклад составит 30 000 рублей, что превышает МРОТ. Значит, нарушений нет.

Сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, или сотрудники на больничном получают пособия, а не зарплату. Эти выплаты не включаются в расчёт средней зарплаты по организации. Подтвердить необходимо:

• расчет фонда оплаты труда (ФОТ) за период;
  

• справки по отпуску или больничные листы;
  

• табель учёта времени.
  

Если в компании предусмотрена система премирования, привязанная к показателям выручки, и в отчётном периоде показатели не достигнуты — премии не начисляются. Это снижает уровень дохода сотрудников, но не нарушает закон. Подтверждающие документы:

• положение о премировании;
  

• выписка из системы управленческого учёта с динамикой выручки;
  

• копии трудовых договоров.
  
  

Как рассчитывается «подозрительно низкая» зарплата: пример

Компания работает в сфере розничной торговли. В регионе средняя зарплата по отрасли — 40 000 рублей. В организации числятся 8 сотрудников, и средняя зарплата по факту — 28 000 рублей.

Расчёт налоговой:

• 40 000 × 8 × 12 = 3 840 000 рублей — ожидаемая сумма выплат;
  

• 28 000 × 8 × 12 = 2 688 000 рублей — фактически выплачено.
  
  

Разница: 1 152 000 рублей. С этой суммы ФНС может предположить недоимку по страховым взносам:

• 1 152 000 × 30% = 345 600 рублей — возможные доначисления.
  
  

Без пояснений и подтверждающих документов компания рискует получить требование на уплату этой суммы и штраф.

Как оформить ответ на требование ФНС

Пояснение составляется в свободной форме, с обязательным указанием причин низкой зарплаты и перечнем прилагаемых документов.

Пример формулировки:

На требование № ____ от _____ сообщаем, что заработная плата сотрудников указанных в запросе ниже МРОТ, так как они работают на условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки). Оклад по договору установлен в размере 15 000 рублей. При перерасчёте на полную ставку доход превышает МРОТ на дату начисления.

Приложения:

• копии трудовых договоров;
  

• табели учёта рабочего времени;
  

• штатное расписание.
  
  

Важно, чтобы все документы были актуальны, не содержали расхождений, и формулировки соответствовали требованиям ТК РФ.

Типичные ошибки, которые приводят к штрафам

1. Отсутствие документов, подтверждающих неполную занятость.
   

2. Несвоевременное обновление штатного расписания.
   

3. Путаница между МРОТ и минимальным окладом.
   

4. Отсутствие положения о премировании при отказе от премий.
   

5. Формальные ответы без детализации причин.
   
   

Даже незначительная ошибка или формальный подход к подготовке пояснений может привести к штрафу, доначислениям и проверке по всей организации.

Что делать, чтобы не попасть под подозрение

• Проводите регулярный аудит фонда оплаты труда.
  

• Следите за изменениями в МРОТ и средней зарплате по вашей отрасли.
  

• Обновляйте документы: трудовые договоры, штатные расписания, положения о премировании.
  

• Ведите корректный учёт в программах 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП, с точной настройкой ставок и графиков.
  

• Храните и систематизируйте документы, которые могут потребоваться для пояснений.
  
  

Как разобраться в нюансах расчёта зарплаты и снизить риски

Если вы не уверены в корректности расчётов, не знаете, как защититься от претензий ФНС или хотите повысить квалификацию, мы рекомендуем пройти курс "Бухучет с углубленным знанием зарплаты и кадрового дела + 1С" от образовательного центра РУНО.

Профессиональный совет: Обучение на курсе "Бухучет с углубленным знанием зарплаты и кадрового дела + 1С"  от образовательного центра РУНО обеспечит вас всеми необходимыми знаниями и навыками. С помощью экспертов и преподавателей центра РУНО обучение станет интересным и познавательным и поможет в построении карьерного пути. По завершении курса "Бухучет с углубленным знанием зарплаты и кадрового дела + 1С"  вы сможете: вести учет на основных участках: банк, касса, поставщики, покупатели, зарплата и кадры с применение программы 1С 8.3 анализировать данные бухгалтерских счетов в ОСВ для правильного отражения сумм в бухгалтерской отчетности заполнять все формы отчетности, в том числе в программе 1С Бухгалтерия 8.3 вести расчет заработной платы при различных режимах рабочего времени, премий, надбавок сотрудникам вести начисления по очередным отпускам, командировкам, больничным, детским пособиям и так далее полноценно использовать 1С ЗУП по ведению кадрового учета и расчету заработной платы Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа      Получить доступ