Как правильно составлять расчетные листки, чтобы избежать штрафов

Как правильно составлять расчетные листки, чтобы избежать штрафов?

Оформление расчетных листков — ключевой аспект работы бухгалтерии, который может стать причиной проблем и штрафов для работодателей. Как грамотно составлять и выдавать расчетные листки, чтобы избежать конфликтов и неожиданных сюрпризов? Мы делимся советами и рекомендациями, которые помогут вам организовать этот процесс правильно.

Правильный расчетный листок: что нужно учесть?

Сначала важно отметить, что утвержденной формы расчетного листка не существует — работодатель разрабатывает её самостоятельно. Обычно бухгалтеры используют готовые решения из программ для бухгалтерского учета. Тем не менее, есть обязательные требования, перечисленные в статье 136 Трудового кодекса РФ, которые должен содержать расчетный листок:

• информация о составных частях зарплаты за период и других начисленных суммах;

• размеры и основания удержаний;

• общая сумма, которую работник должен получить.

Оклад и дополнительные выплаты

Размер оклада, установленного штатным расписанием, не обязательно должен указываться в расчетном листке. Достаточно отразить ту часть оклада, которая начислена за текущий месяц. Но если оклад уже включен в форму расчетного листка, это не считается ошибкой.

Что касается стимулирующих и компенсационных выплат, их необходимо отражать отдельными строками. Сюда входят премии, доплаты за стаж, сверхурочные, оплата работы в выходные и ночные часы и т. д. Закон не запрещает объединять все эти выплаты, но безопаснее делать подробную разбивку, чтобы избежать вопросов и споров с сотрудниками.

Важно! Никогда не показывайте стимулирующие и компенсационные выплаты одной строкой. Например, премии нужно указывать отдельно от выплат по окладу, а компенсационные выплаты, такие как сверхурочные, не должны включаться в строку с премиями. Ошибки в этом вопросе могут привести к судебным разбирательствам. Например, одна компания отразила доплату за ночную работу и выходные в одной строке с премиями, и суд обязал её доплатить сотруднику, так как расчетный листок не соответствовал предоставленным документам.

Подарки и другие выплаты в натуральной форме

Помимо заработной платы и стимулирующих выплат, в расчетном листке нужно отражать все выплаты, предусмотренные трудовым и коллективным договорами, а также локальными актами компании. Если подарок не предусмотрен такими документами, его можно не отражать в расчетном листке. Но если стоимость подарка превышает 4000 рублей, он облагается НДФЛ, и налог с такого дохода должен быть удержан из зарплаты. В расчетном листке важно отразить как сумму налога, так и стоимость подарка, чтобы избежать вопросов со стороны работников.

Периоды без оплаты

Периоды без оплаты, такие как отпуск за свой счет, прогулы или отстранение от работы, не нужно указывать в расчетном листке. Это подтверждается разъяснениями Роструда, что помогает избежать ненужных конфликтов с сотрудниками.

Как информировать сотрудников о зарплате, чтобы избежать штрафов?

Компания не обязана выдавать расчетные листки под подпись каждому сотруднику, особенно если штат большой и это затруднительно. Вместо этого можно использовать другие способы информирования работников о заработной плате.

Электронная рассылка расчетных листков

Роструд неоднократно менял свою позицию по поводу рассылки расчетных листков по электронной почте. На данный момент, если в компании используется кадровый электронный документооборот (КЭДО), расчетный листок можно выдавать в электронном виде. Даже если КЭДО нет, работодатель обязан информировать работников о составных частях зарплаты. Чтобы избежать штрафов, пропишите возможность электронной рассылки расчетных листков в локальном акте, ознакомьте сотрудников с ним и получите от них заявления с просьбой высылать расчетки на почту. Для подтверждения ознакомления настройте в корпоративной почте уведомление о прочтении.

Как часто нужно выдавать расчетные листки?

Согласно разъяснениям Роструда, достаточно уведомлять сотрудника о составных частях зарплаты один раз в месяц — при выплате зарплаты по итогам месяца. Не требуется выдавать отдельный расчетный листок при выплате отпускных — эти суммы можно отразить в расчетке за соответствующий месяц. Если сотрудник работает по нескольким трудовым договорам, следует оформлять расчетный листок по каждому из них. Однако, если форма позволяет отразить все выплаты по разным должностям, можно использовать общий документ.

При увольнении сотрудника необходимо выдавать отдельный расчетный листок. Если в течение месяца не было никаких выплат, выдавать пустой расчетный листок не требуется.

Когда выдавать расчетные листки?

Трудовой кодекс не устанавливает конкретного дня для выдачи расчетных листков. Основное требование — расчетный листок должен быть выдан в день зарплаты, не позднее даты выплаты за вторую половину месяца. Также возможно выдавать листок заранее — это не считается нарушением.

Как избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками?

Ошибки при составлении расчетных листков могут привести к неприятным последствиям для компании: штрафам, судебным разбирательствам и ухудшению отношений с сотрудниками. Чтобы этого избежать, важно соблюдать все требования законодательства и разъяснения контролирующих органов. Разделение всех выплат на отдельные строки, правильное оформление подарков и использование удобного способа выдачи расчетных листков помогут минимизировать риски.

Узнайте больше и будьте уверены в правильности оформления расчетных листков

Правильное оформление расчетных листков — это не только выполнение требований закона, но и способ избежать конфликтов и повысить доверие сотрудников к компании.  Запишитесь на курс "Бухгалтер по расчету заработной платы со знанием кадрового дела + 1С ЗУП 8" в образовательном центре РУНО и узнайте все о правильном оформлении расчетных листков