Расчетные листки: как не получить штраф

Вопрос, казалось бы, формальный — расчетный листок. Но за ним скрывается целый комплекс правовых, бухгалтерских и даже репутационных рисков. От неправильного оформления может пострадать не только бюджет компании, но и её отношения с сотрудниками. А в условиях проверок ГИТ и автоматизации инспекций — это ещё и потенциальный штраф до 70 000 рублей. Разберёмся, как организовать выдачу расчетных листков, чтобы не нарваться на санкции, не переплатить налоги и избежать конфликтов с персоналом.

Что такое расчетный листок и зачем он нужен

Это не просто бумажка. Это документ, который по закону (ст. 136 ТК РФ) обязан выдаваться каждому работнику при каждой выплате заработной платы. Даже если зарплата уходит на карту. Даже если вы выдаёте деньги раз в месяц. Даже если сотрудник не просит — вы обязаны.

И вот где начинаются проблемы: многие компании делают это «для галочки», пряча суммы под общими фразами, объединяя выплаты в одну строку, не отражая удержания. А потом удивляются претензиям работников и штрафам от инспекции.

Чем грозит невнимание к расчетным листкам

Работодатель, который не выдаёт расчетные листки или делает это не в полном объеме, нарушает Трудовой кодекс. Последствия:

• штраф до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП);

• повторное нарушение — до 70 000 и даже дисквалификация директора на 1–3 года.

Это не редкость. Только в 2024 году в ходе инспекционных проверок более 30% работодателей получили предписания именно по расчетным листкам.

Что должно быть в расчетном листке по закону

ТК требует раскрывать:

• структуру заработной платы (оклад, доплаты, премии и т.п.);

• прочие начисления (компенсации, отпускные, выплаты при увольнении);

• все удержания (НДФЛ, алименты, штрафы и пр.);

• итоговую сумму к выплате.

Но многие бухгалтеры делают классическую ошибку: объединяют несколько выплат в одну строку. Например, «доплаты за особые условия». А в суде оказывается, что сотрудник не знал, что в эту сумму входили, к примеру, ночные смены и сверхурочные. Итог — трудовой спор и компенсация.

Пример: как не надо и как правильно

Ошибка: В расчетном листке указано: «начислено — 73 100 руб., удержано — 9 503 руб., к выплате — 63 597 руб.».

Результат: сотрудник жалуется в трудовую инспекцию, что не понимает, за что он получает деньги. В ходе проверки выясняется, что отсутствуют строки по ночным, переработке и премиям. Итог — предписание, штраф и перерасчет.

Правильно: Отдельные строки по окладу, ночным, праздничным, премии, командировочным, отпускным, удержаниям. Плюс итого.

Как часто и когда выдавать

Формально — при каждой выплате зарплаты. Обычно это дважды в месяц: аванс и окончательный расчет. Но если при авансе вы делаете удержания (например, по исполнительному листу), расчетный листок лучше выдать и тогда.

Совет: настройте 1С или другую систему на дату выплаты, а не конец месяца. Иначе в листке будет «долг работодателя», что может запутать сотрудника.

Какую форму использовать и как утвердить

Форма расчетного листка — на усмотрение работодателя. Но она должна быть утверждена приказом или локальным актом (например, положением об оплате труда). Если форма не утверждена официально — это тоже нарушение.

Многие используют типовые шаблоны из 1С. Это нормально, если шаблон доработан под конкретные нужды: добавлены строки по всем видам выплат и удержаний.

Что можно и что не нужно включать в расчетный листок

Обязательно:

• оклад, надбавки, районные коэффициенты;

• отпускные, больничные, выплаты при увольнении;

• премии и компенсации;

• удержания: НДФЛ, алименты, штрафы.

Подписывайтесь на наш ТГ-канал, чтобы не пропускать важные изменения и практические советы

Подписаться!

Не обязательно, но можно:

• материальная помощь;

• подотчетные суммы (суточные);

• выплаты по ГПХ (если отражаются в базе);

• дивиденды (если удержан НДФЛ).

Важно: даже если вы не обязаны включать эти данные, наличие дополнительной информации помогает сотруднику разобраться в начислениях. А значит — меньше вопросов, жалоб и конфликтов.

Как посчитать и отразить удержания: пример расчета

Допустим, сотрудник получает:

• оклад — 40 000 руб.;

• премию за месяц — 10 000 руб.;

• компенсация за переработку — 5 000 руб.

Итого начислено — 55 000 руб.

Удержания:

• НДФЛ (13%) — 7 150 руб.;

• алименты — 8 250 руб.

Итого к выплате — 39 600 руб.

Все эти цифры должны быть отражены в расчетном листке — по строкам, с указанием оснований. Например, «Удержано — алименты (исп. лист №...)».

Кто отвечает за ошибки в расчетных листках

Бухгалтер? Директор? Ответственность административную несёт компания и руководитель. Но реально пострадает имидж бухгалтера. Особенно если из-за ошибки в листке сотрудник пойдёт в суд или пожалуется в инспекцию.

Расчетный листок — это не просто формальность. Это защита, доверие и репутация. А грамотная работа с зарплатой — это профессионализм. Выбирайте РУНО — и управляйте расчётами, а не последствиями ошибок.