Гайд для HR. Какие локальные документы должны быть в организации

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, каждый работодатель обязан разработать определенные локальные нормативные акты, которые регулируют важнейшие аспекты трудового процесса и взаимоотношений с работниками. 

Их отсутствие грозит проблемами и штрафами. Так как акты разрабатываются для многократного применения, их качество должно соответствовать определенным стандартам. 

В этой статье мы расскажем о ключевых документах, без которых не обходится ни одна организация. 

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Перечень обязательных локальных нормативных актов
2. Как правильно составлять ЛНА
3. Кто утверждает локальные нормативные акты
4. Как вносить изменения в ЛНА

Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, прямо  определен статьями ТК РФ:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ); 

• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а  также об их правах и обязанностях в этой области (например, положение о  персональных данных, положение о защите персональных данных, инструкция о  порядке работы с персональными данными и т. п.) (п. 8 ст. 86 ТК РФ); 

• график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ); 

• штатное расписание организации (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ); 

• Подпишитесь на Telegram-канал РУНО, чтобы быть в курсе всех изменений и получать полезные шаблоны

  Подписаться!

  

  положение о системах оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок компенсационного характера, системы  доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (ч. 2 ст. 135 ТК  РФ). 

Для отдельных организаций с учетом специфики их деятельности должны разрабатываться  такие предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты, как: 

• график сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ); 

• нормы выработки, времени, нормативы численности и др. (ст. 160, ч. 1 ст. 162 ТК РФ); 

• положение о формах профессиональной подготовки, переподготовки и повышения  квалификации работников (ч. 3 ст. 196 ТК РФ) и другие. 

Наряду с обязательными ЛНА, работодатель имеет право принимать (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) и  другие локальные нормативные акты, необходимые для регулирования трудовых отношений,  например: положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции,  положение об аттестации работников и др. 

Принятые в соответствии с законодательством ЛНА имеют обязательную силу для судов  общей юрисдикции, в частности, — при рассмотрении любых трудовых споров, вытекающих из  внутренней деятельности общества, арбитражных судов. 

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это основа дисциплины на любом предприятии (статья 189 ТК РФ). 

Этот документ определяет рабочее время и время отдыха, правила поведения на рабочем месте, порядок и основания для дисциплинарного взыскания и поощрений. Благодаря ПВТР устанавливается единый порядок для всех сотрудников.

Скачать образец

Положение по оплате труда

Положение по оплате труда (статья 135 ТК РФ) — документ, определяющий систему оплаты труда в организации, размеры тарифных ставок (окладов), условия предоставления премий, компенсаций и других видов материального стимулирования работников. Положение должно быть прозрачным и справедливым, чтобы каждый сотрудник понимал, за что он получает ту или иную сумму на свою зарплатную карту.

Правила и инструкции по охране труда для сотрудников

Охрана труда — это забота о здоровье и безопасности сотрудников. Согласно статье 212 ТК РФ, каждое предприятие должно разработать и утвердить правила и инструкции по охране труда, которые учитывают специфику отрасли, условия труда и возможные риски для здоровья персонала. 

Эти документы помогают предупреждать производственный травматизм и профессиональные заболевания.

Положение о порядке обработки персональных данных

Информация о персональных данных сотрудников — это высокая ответственность для работодателя, связанная с необходимостью их защиты. Положение о персональных данных  (статья 87 ТК РФ) определяет, каким образом организация будет собирать, хранить, использовать и передавать личные данные своих работников, в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.

Скачать образец

Даже для опытного кадровика составление локальных нормативных актов может оказаться сложной задачей, так как требует вдумчивого подхода и знания законодательства. Умение правильно составить ЛНА является залогом благополучия и правовой защищенности как самих сотрудников, так и предприятия в целом.

Для разработки локальных нормативных актов часто создаются рабочие группы, в которые включаются сотрудники отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии. 

В случае необходимости в группу также могут быть включены руководители профильных подразделений. Это позволяет урегулировать спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями на ранней стадии. Состав рабочей группы и порядок ее работы обычно закрепляются в соответствующем приказе.

Поскольку законодательством форма такого приказа не предусмотрена, работодатель имеет право самостоятельно определить их. Участники рабочей группы должны быть ознакомлены с приказом и подписать его. 

На курсе "Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления" подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации. 

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Важно знать!

Все работодатели, за исключением микропредприятий и физических лиц без статуса ИП, обязаны разрабатывать обязательные Локальные нормативные акты. Нарушение этого требования может повлечь за собой наложение штрафов.

Руководитель компании утверждает локальные нормативные акты с помощью своего приказа. В случае наличия профсоюза, некоторые документы должны быть приняты с учетом его мнения (согласно ст. 8 ТК РФ). 

В случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом, работодатель до утверждения ЛНА направляет проект и его обоснование в представительный орган работников (профсоюз). Орган должен направить свое мотивированное мнение в письменной форме работодателю в течение пяти рабочих дней с момента получения документов. 

Если мотивированное мнение первичной профсоюзной организации не согласовано с проектом ЛНА или содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним или обязан провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения в течение трех дней после получения мнения. 

Скачать форму

В противном случае разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель может принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован профсоюзом в трудовой инспекции или в суде. Профсоюз также может начать процедуру коллективного трудового спора в установленном ТК РФ порядке. 

Сотрудники, чью трудовую деятельность затрагивают локальные нормативные акты, должны быть ознакомлены с утвержденным актом и подписать его. Новый сотрудник также должен быть ознакомлен со всеми необходимыми ЛНА. 

Это может быть зафиксировано в тексте трудового договора или в отдельном документе — в ЛНА на листе ознакомления. Как вариант, работодатель вправе предусмотреть журнал информирования сотрудников с локальными нормативными актами.

Понимание и умение работать с локально-нормативными актами является важной компетенцией для специалистов по управлению персоналом. Курсы по составлению ЛНА, таких как ПВТР, положения и инструкции, предоставляют кадровикам необходимые знания и навыки для разработки и применения этих документов в повседневной практике управления. 

На курсе "Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления" кадровые специалисты получат возможность овладеть методиками разработки и внедрения ЛНА, что поможет эффективнее управлять трудовыми отношениями и обеспечивать соблюдение требований законодательства.

​​Как внести изменения во внутренние локальные нормативные акты организации? Обязательными локальными нормативными актами организации являются ПВТР, положения о персональных данных и об оплате труда, а также инструкции по охране труда. Изменения в ЛНА вносятся по требованию контролирующих органов или профсоюза, по решению работодателя или в связи с законодательными нововведениями.

В любом случае, изменения следует вносить в таком же порядке, как происходило первоначальное утверждение: сначала согласовать новую редакцию ЛНА с уполномоченными должностными лицами и профсоюзом, а затем передать на подпись руководителю. 

Персонал, на которого распространяется действие ЛНА, должен быть ознакомлен с внесенными изменениями и подписать их. Если изменения касаются условий трудовых договоров, заключенных с сотрудниками предприятия, необходимо применить процедуру, предусмотренную статьей 74 ТК РФ. 

Предупредить каждого работника, которого касаются изменения, не позже чем за два месяца. Доказательства необходимости правок должны быть связаны с объективными технологическими или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить прежние условия.

Профессиональный совет: Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.  Онлайн-курс "Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления" даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации. ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  составлять локально-нормативные акты, определять состав ЛНА  применять порядок ознакомления работников с ЛНА  разрабатывать ПВТР, проводить аудит, выявлять и исправлять ошибки составлять Положение о защите персональных данных  разрабатывать Должностные инструкции, проводить аудит и применять профстандарты  составлять положение об оплате труда с учетом требований трудового законодательства Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Получить доступ     Учебная программа