Как не нарваться на штраф из-за трудовых договоров в 2025 году. Новые правила оформления

Оформление трудовых отношений всегда связано с риском возникновения неожиданных штрафов из-за недостатков в контрактах. Недавние разъяснения помогут работодателям лучше разобраться в правилах и избежать ненужных рисков или финансовых потерь. В статье образовательного центра «РУНО» рассматриваются основные моменты обновлений, которые помогут не только правильно составлять трудовой договор, но и защитить свои интересы в случае конфликтов.

Чтобы вовремя выявлять потенциальные риски и минимизировать негативные последствия для компании, запишитесь на курс “Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ” и получите необходимые навыки для успешного проведения аудита кадровых документов.

Содержание: 

Содержание:

1. Порядок нумерации трудовых договоров
2. Основания для заключения срочного договора
3. Как установить испытательный срок при подписании договора
4. Алгоритм проверки трудовых договоров

Поскольку унифицированной формы трудового договора не существует, Трудовой кодекс ограничивается перечислением обязательных элементов документа (ст. 57 ТК), среди которых нет номера договора.

Тем не менее, этот реквизит необходим для оформления приказов о трудоустройстве, личных карточек сотрудников и других документов (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Так, компании и в 2025 году сами выбирают, как будет осуществляться нумерация (письмо Роструда от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1). Организации могут продолжать нумерацию с учетом предыдущих лет или обновлять её ежегодно.

ЧТобы определить номер договора, можно учесть рекомендации Минтруда (письмо от 28.04.2020 № 14-2/В-519). Чиновники советуют использовать порядковый номер договора в сочетании с цифрами, указывающими месяц и год его заключения. Например, десятый трудовой договор, заключенный в августе 2025 года, можно обозначить как 10-08/25.

При оформлении срочных трудовых договоров важно удостовериться в их законности. Заключение такого контракта возможно лишь в тех случаях, которые указаны в статье 59 ТК.

Договор с руководителем. Трудовой кодекс позволяет заключать срочный трудовой договор с руководителем организации по взаимному соглашению сторон. Согласно этой норме, допускается договор с директором, генеральным директором и другими сотрудниками, полностью управляющими компанией. Однако с 1 марта уже запрещено подписывать срочные трудовые договоры с работниками, занимающими другие руководящие позиции, такие как:

• руководители филиалов, представительств и других обособленных структур;

• руководители управлений и отделов;

• главы подразделений.

Важно знать!  Исключение составляют ситуации, когда срочный договор с руководителем структурного подразделения или обособленной единицы может быть заключен по другим специфическим основаниям.

Временные работы. Согласно абзацу 8 части 1 статьи 59 ТК, основанием для срочного договора может служить выполнение определенных работ, дата завершения которых не может быть установлена на момент подписания контракта.

Однако есть и ограничения. Срок трудового договора не может зависеть от контракта на выполнение работ с заказчиком (постановление Конституционного суда от 19.05.2020 № 25-П). Таким образом, нельзя нанимать временных работников только на период действия контракта с контрагентом.

Максимальный испытательный срок составляет три месяца, но для должностей руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров он может увеличиваться до шести месяцев.

Условие об испытательном сроке можно включать только в момент заключения трудового договора. Если вы переводите сотрудника на другую должность, необходимо оформить дополнительное соглашение (согласно статье 72 ТК), но упоминание об испытательном сроке в таком соглашении недопустимо (письмо Роструда от 19.02.2025 № ПГ/01346-6-1).

Также работодатель не обязан переводить сотрудника на нижестоящие должности по его просьбе, даже если у него есть на это уважительные основания (письмо Роструда от 04.03.2025 № ПГ/02369-6-1).

Каким работникам нельзя устанавливать испытательный срок:

• работникам, избранным на замещение должностей по конкурсу;

• беременным и мамам детей до полутора лет;

• несовершеннолетним;

• новичкам, которые пришли работать по специальности, полученной не позже одного года назад в колледже или вузе;

• приглашенным в порядке перевода от другого работодателя;

• сотрудникам на срочном договоре на период до двух месяцев;

• сотрудникам, которые успешно прошли обучение у этого же работодателя.

Трудовые договоры являются основой взаимоотношений между работодателем и сотрудником, поэтому важно регулярно проверять их на соответствие законодательству и актуальности информации. Алгоритм проверки трудовых договоров может значительно отличаться от процесса проверки личных дел сотрудников.

• Проверка наличия приказа об утверждении формы трудового договора — первый шаг. Важно удостовериться, что приказ подписан исполнительным органом компании. Хотя отсутствие приказа не наказуемо, его наличие свидетельствует о правильном оформлении трудовых отношений.

• Следующим этапом является подготовка к проверке 40-50% трудовых договоров сотрудников. Рекомендуется в первую очередь рассмотреть договора работников, которые давно работают в компании, так как они могут содержать устаревшую информацию. 

• Проведите перекрестную проверку с личными делами сотрудников. Это позволит выявить ошибки и подготовить допсоглашения для уточнения данных в ТД. 

Применение эффективных стратегий проверки трудовых договоров и личных дел сотрудников позволит поддерживать документы в актуальном состоянии, обеспечить прозрачность трудовых отношениях для контролирующих органов и избежать штрафов за нарушения трудового законодательства.