Как поставить работника на воинский учет. Пример

Автор: Карсакова Екатерина Михайловна — эксперт в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства с опытом более 20 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Теорию воинского учета (ВУ) сейчас знают многие, но, когда перед кадровиком садится реальный человек с военным билетом, возникает ступор. Какую дату ставить? Как переписать звание, если кодировки изменились? Что делать с кодом ВУС? Ошибка в одной строчке карточки №10 или пропуск 5-дневного срока отчета в 2026 году автоматически ведут к штрафам до 500 000 рублей.

В этой статье мы разберем конкретный практический кейс от приема сотрудника до отправки сведений в военкомат.

Если вы только начинаете оформлять учет в компании, рекомендую сначала прочитать нашу статью «Как выстроить воинский учет за неделю».

Время чтения: 12–15 минут.

Содержание

1. Знакомство с кандидатом и аудит документов
2. Заполнение карточки формы 10 по шагам
3. Отправка сведений в военкомат
4. Разъяснение обязанностей
5. Ошибки работодателей

Почти все военнообязанные мужчины и часть женщин с ВУС должны вставать на воинский учет у работодателя.

К нам устраивается Иванов Петр Сергеевич, 1988 года рождения, на должность старшего системного администратора. Он военнообязанный, пребывает в запасе.

При приеме Петр передает нам паспорт и военный билет. Наша задача как специалиста по воинскому учету — не просто отксерокопировать страницы, а провести аудит:

1. Первым делом необходимо убедиться в подлинности документов и записей в них.
2. В паспорте на стр. 13 должен стоять штамп «Военнообязанный».
3. В военном билете проверяем четкость печатей, отсутствие незаверенных исправлений и соответствие фотографии.
4. Убедитесь, что категория годности указана верно и соответствует статусу военнообязанного.

Также следует проверить наличие мобилизационного предписания (если в военном билете или справке есть отметки о его вручении), отметки о постановке на воинский учёт по месту жительства или месту пребывания.

Распространённая ошибка
Принять сотрудника по копии военного билета или поверить на слово, что «оригинал потерялся». Если вы не выдали сотруднику направление в военкомат для восстановления документов и не сообщили о «потеряшке» в течение 3 дней, компания рискует получить штраф до 400 000 рублей за сокрытие сведений.

Факт приёма документов следует зафиксировать выдачей работнику расписки (форма приведена в Приложении № 14 к Методическим рекомендациям).

В расписке указываются:

• номер расписки и корешка;
• наименование документа воинского учёта (например, военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);
• фамилия, имя, отчество гражданина, получившего документ;
• год рождения;
• воинское звание;
• номер ВУС (военно-учётной специальности);
• серия и номер документа;
• цель, для которой принят документ;
• фамилия и должность лица, принявшего документ;
• дата и год;
• срок действия расписки (по «» ______________ 20 г.);
• подпись гражданина, получившего документ;
• подпись и должность лица, принявшего документ;
• печать.

Расписку выдаёт лицо, ответственное за воинский учёт в организации.

Карточка №10 — главный документ воинского учета работника. Туда вносят данные работника и информацию о приеме на работу и увольнении.

Карточка — двусторонний бланк на одном листе.

Документ можно вести в бумажном виде, в 1С или одновременно в двух форматах. Вносить изменения в электронную карточку и распечатывать её вправе только работник, ответственный за воинский учёт в организации.

Записи вносят шариковой ручкой с чернилами чёрного, фиолетового или синего цвета. Почерк должен быть чётким, разборчивым, без помарок и неустановленных сокращений. Записи о семейном положении, адресе места жительства (пребывания), номере телефона вносят карандашом.

Сначала заполняют лицевую сторону с общими сведениями, затем — оборотную с данными из воинских документов и дополнительными данными.

Для призывников основанием заполнения карточки 10 будет удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для военнообязанных — военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, или справка, выданная взамен военного билета. Часть личных сведений можно внести на основании паспорта работника.

Важно! 

Бумажная версия карточки 10 обязательно должна быть в архиве.

Берем бланк карточки №10. Заполняем личные данные Иванова и переходим к самому сложному — Разделу II «Сведения о воинском учете» (для граждан в запасе):

Пункт 1 (Категория запаса): Смотрим в военный билет Петра (раздел V). У него стоит цифра «1». Переносим ее.

Пункт 2 (Воинское звание): У Иванова написано «рядовой». Записываем четко.

Пункт 3 (Состав / профиль): Пишем «командный», «инженерно-технический» или «солдаты» (у Иванова — «солдаты»).

Пункт 4 (Полное кодовое обозначение ВУС): Из военного билета переписываем три цифры и букву. Например: 866706 А (старший военный караульный).

Пункт 5 (Категория годности): У Петра стоит буква «А» (годен).

Важно: если стоят буквы «Б» или «В», пишем их расшифровку в соответствии с актуальными требованиями.

Пункт 6 (Наименование военного комиссариата (ВК)): Пишем тот ВК, где Иванов сейчас стоит на учете (например, Военный комиссариат Черемушкинского района ЮЗАО г. Москвы).

После заполнения всех граф ответственный за воинский учёт указывает свою должность в соответствующей графе, ставит подпись и приводит её расшифровку.

Работник, на которого оформляется карточка, также должен проставить в ней свою подпись.

Оформление карточки завершают проставлением даты её оформления в соответствующем поле.

Что часто забывают:

• не обновляют адрес;
• не вносят изменение семейного положения;
• забывают про изменение образования.

Важно! 

Если при оформлении карточки допущена ошибка, ошибочную запись зачёркивают одной чертой, пишут «исправленному верить» и вносят новую.

Срок хранения карточек после увольнения работника — 5 лет.

Если сотрудник не состоит на воинском учёте, несмотря на то что обязан это делать (например, новоприбывший гражданин или лицо, утратившее статус), ответственный специалист обязан выдать ему направление в военкомат под роспись. В направлении нужно указать точные сроки явки (обычно не более 10–15 дней с момента выдачи) и убедиться, что сотрудник явился и получил подтверждение постановки на учёт.

В остальных случаях в течение 5 дней с момента приёма на работу работодатель обязан подать в военкомат сведения о приёме военнообязанного сотрудника. С 2025 года такая информация передаётся исключительно в электронном виде через личный кабинет на портале Реестра воинского учёта.

В передаваемые сведения включаются, например, ФИО сотрудника, дата рождения, паспортные данные, занимаемая должность и структурное подразделение, дата приёма на работу, статус в воинском учёте.

Важно! 

Отчитываться о сотрудниках нужно по месту их регистрации (приписки).

Несоблюдение требований по воинскому учёту может повлечь административную ответственность, включая штрафы для организации и должностных лиц.

Наш Иванов Петр Сергеевич подписал трудовой договор 10 июня 20ХХ года. С этого момента у нас пошел отсчет. С 2026 года сроки стали жесткими — у нас есть ровно 5 рабочих дней. Крайний срок отправки отчета — 18 июня.

Мы заходим в личный кабинет организации на Госуслугах, выбираем услугу «Передача сведений о приеме/увольнении граждан, состоящих на ВУ», заполняем форму данными из нашей карточки №10 на Иванова и нажимаем «Отправить».

Распространённая ошибка
Кадровик ООО «Вектор» принял нового работника в пятницу, а отчет решил отправить через две недели, когда накопится пачка документов на других сотрудников. Цифровая система Реестра воинского учета автоматически сопоставила данные СФР (куда отчет ушел на следующий день) и военкомата. Результат — автоматический штраф компании на 350 000 рублей за пропуск 5-дневного срока.

Ответственный сотрудник должен ознакомить нового работника с его обязанностями по воинскому учёту: явиться в военкомат при получении повестки, сообщить об изменениях в семейном положении, образовании, адресе проживания, должности, предоставить обновлённые сведения о состоянии здоровья при изменении медицинского статуса, сохранять документы воинского учёта в надлежащем виде.

Разъяснение желательно документировать — попросить подпись сотрудника в специальном журнале или получить письменное подтверждение ознакомления.

Если вам необходимо по каким-либо причинам отправить работника в военкомат (например, для уточнения сведений или подтверждения документов), то сделать это можно при помощи специальной формы.

Форма направления утверждена совместным приказом Минобороны РФ, МВД РФ и ФМС РФ от 10.09.2007 №366/789/197 (приложение № 3). Документ состоит из двух частей: основной и отрывного корешка.

В основной части указываются:

• ФИО работника;
• адрес регистрации работника;
• наименование военкомата или органа местного самоуправления, в который направляется работник;
• адрес местонахождения военкомата или местной администрации.

Также в этой части отражаются сведения об ответственном за воинский учёт в компании: ФИО, должность, подпись и дата составления документа. При наличии печати она проставляется. В разделе «Примечания» можно указать информацию о режиме работы военкомата, если она известна.

В корешке направления указываются:

• ФИО работника;
• дата рождения;
• реквизиты паспорта (серия, номер, код подразделения, наименование подразделения, выдавшего паспорт, и дата выдачи);
• наименование и адрес военкомата или органа местного самоуправления, в который направлен работник;
• адрес места жительства работника;
• дата вручения направления.

Важно! 

Направление выдаётся работнику под подпись. После получения документа работник обязан явиться в военкомат.

На обратной стороне направления представитель военкомата делает отметку о постановке на учёт.

После этого работодатель обязан внести данные о работнике в карточку учёта на призывника или военнообязанного.

1. Наиболее часто встречающейся ошибкой работодателей в отношении воинского учета является то, что многие компании не ведут его вовсе. Некоторые полагают, что если не являются государственными, бюджетными организациями, то заниматься этим они не обязаны, другие не находят на это ресурсы (например, могут потребоваться дополнительные работники). Однако законодательство прямо предусматривает обязанность работодателя вести воинский учет.

2. Не проверяют или не требуют от работника документы воинского учета при приеме. Иногда специалист по ведению воинского учета просто копирует данные из паспорта. Но без проверки военного билета учет считается неполным.

3. Кадровики неправильно заполняют раздел «Сведения о воинском учете» в карточке Т-2. Путают коды ВУС или пропускают отдельные графы, неверно указывают категории годности к военной службе. Военкомат при проверке требует исправить все неточности и может оштрафовать организацию.

4. Не ведут бумажный архив. Фраза: «У нас всё в 1С» при проверке не поможет. Инспектор все равно потребует карточки, журналы, приказы в бумажном виде, оформленные как положено.

5. Игнорируют изменения у работников. Работник женился, переехал или получил новое образование, работодатель обязан обновить сведения.

6. Организации не соблюдают 5-дневный срок для сообщения в военкомат о приеме военнообязанных работников. Специалисты по ведению воинского учета затягивают отправку данных об увольнении работников или изменении их учетных данных. За несвоевременное предоставление сведений военкомат налагает штрафы.