Какие документы нужно оформить в организации по воинскому учету?

Автор: Карсакова Екатерина Михайловна — эксперт в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства с опытом более 20 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Многие компании считают, что если они завели карточки №10 на военнообязанных сотрудников, то их воинский учет (ВУ) в полном порядке. Это опасное заблуждение. При любой проверке комиссариата инспектор первым делом попросит не карточки работников, а папку с организационными документами самой компании. Если в ней не окажется обязательного приказа или согласованного плана работ, организация получит штраф до 500 000 рублей еще до того, как инспектор доберется до личных дел сотрудников.

В этой статье мы разберем, какой именно пакет документов должен быть оформлен, подписан и согласован в вашей организации прямо сейчас. Мы пройдемся по каждой форме, разберем каверзные вопросы и дадим готовые алгоритмы, которые помогут вам пройти любую проверку без валидола и штрафов.

Если вы еще не занимались процедурой глобально или хотите освежить в памяти пошаговые алгоритмы, рекомендую статью РУНО: Как выстроить воинский учет за неделю.

Время чтения: 18 минут

Содержание

1. Зачем организации вести воинский учет, если она является коммерческой структурой?
2. Какие организационные документы по воинскому учету считаются главными в компании?
3. Как правильно рассчитать численность специалистов по воинскому учету и отразить это в документах?
4. Какие журналы учета и книги регистрации кадровик обязан вести на бумаге?
5. Как правильно организовать хранение карточек формы №10 в кадровой службе?
6. Какие документы текущей переписки с военкоматами должны быть подшиты в архив компании?
7. Частые ошибки и риски для работодателя

Обязанность ведения воинского учета возложена абсолютно на все юридические лица, независимо от их формы собственности и численности штата.

В кадровых сообществах до сих пор живет миф, что воинским учетом должны заниматься только государственные заводы, бюджетные учреждения или стратегические предприятия. Коммерческие ООО и АО часто игнорируют эту обязанность, полагая, что малый и средний бизнес освобождены от рутины. Это не так.

Согласно Федеральному закону № 61-ФЗ «Об обороне» и Положению о воинском учете № 719, вести учет и оформлять внутренние документы обязаны все организации без исключения.

Единственные, кто на законных основаниях может не вести эту работу — это индивидуальные предприниматели (ИП), даже если у них в штате числится сотня военнообязанных сотрудников. Для юридических лиц никаких поблажек нет. Если у вас оформлен хотя бы один генеральный директор по трудовому договору, вы уже обязаны создать систему документооборота по ВУ.

Сравнительный анализ обязанностей работодателей

Представьте ситуацию
Вы ведете учет в небольшом IT-агентстве (ООО), где в штате числится 8 человек, включая учредителя. Пятеро из них — парни-программисты, работающие удаленно из разных регионов РФ. Руководитель считает, что раз офиса как такового нет и компания относится к микробизнесу, то заводить папки по ВУ не нужно.
Это критическая ошибка. При первой же сверке данных Социального фонда (СФР) и Реестра воинского учета система обнаружит «невидимых» для военкомата сотрудников. Штраф прилетит на саму компанию, и его размер может мгновенно обанкротить малый бизнес. Коммерческий статус и удаленка не освобождают от ответственности.




Фундаментом учета в любой организации являются два документа — Приказ об организации ВУ и ежегодный План работы.

Организационные документы — это то, с чего начинается легализация воинского учета в вашей компании. Без них любые ваши действия (заполнение карточек, выдача расписок) юридически ничтожны. Инспектор военкомата расценит их отсутствие как полное ненаправление учета.

Первый документ — это Приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе. Его форма строго регламентирована Приложением № 4 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ. В приказе вы не просто назначаете ответственного сотрудника (например, себя), но и четко прописываете кандидатуру человека, который будет выполнять эти обязанности во время вашего отпуска, болезни или командировки. Это необходимо для обеспечения непрерывности учета.

Второй документ — План работы по ведению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе. Это масштабный документ-график, состоящий из таблицы, в которой подробно расписаны все ваши действия на календарный год: когда вы проводите сверки, когда сдаете отчеты, когда обновляете личные данные сотрудников.

Распространенная ошибка кадровика
Разработать приказ и план, подписать их у генерального директора и со спокойной совестью подшить в папку.

Помните: эти два документа в обязательном порядке должны быть согласованы с военным комиссаром по месту нахождения вашей организации. Если на вашем плане и приказе нет живой подписи военкома и гербовой печати комиссариата, для проверяющих этих документов просто не существует. Процедура согласования проводится ежегодно до 31 декабря на следующий рабочий год.

Численность ответственных сотрудников напрямую зависит от количества военнообязанных граждан, состоящих на учете в вашей организации.

Вы не можете произвольно решить, сколько времени будете уделять воинскому учету. Государство четко регулирует этот параметр. Нагрузка на одного специалиста рассчитывается исходя из норм, прописанных в Положении № 719. Если в вашей компании трудится мало военнообязанных, то вести учет можно по совместительству, совмещая эту задачу с основной кадровой или бухгалтерской работой.

Однако, как только количество подлежащих учету граждан перешагивает определенный рубеж, закон требует выделять отдельные штатные единицы, которые будут заниматься исключительно вопросами взаимодействия с военкоматами. Все эти расчеты и количество выделенных ставок вы обязаны зафиксировать в Положении о ведении воинского учета в организации (внутренний локальный нормативный акт) и штатном расписании.

Нормативы численности специалистов по ВУ (согласно Положению № 719)

Пример расчёта
В штате завода числится 1200 сотрудников. Из них: 450 человек — женщины на несудебных и невоенных должностях (невоеннообязанные); 50 человек — мужчины, снятые с учета по возрасту или состоянию здоровья; 600 человек — мужчины, пребывающие в запасе (имеют военные билеты); 100 человек — молодые люди до 30 лет, подлежащие призыву (имеют приписные удостоверения).
Считаем базу для воинского учета: 600 + 100 = 700 человек. Смотрим в нормативную таблицу. Поскольку показатель находится в диапазоне от 500 до 2000 человек, руководство завода обязано ввести в штатное расписание 1 полную ставку «Специалиста по воинскому учету». Вести такую базу «между делом» кадровику или главбуху по совместительству — прямое нарушение закона.

В кадровом сейфе должны храниться три обязательных прошнурованных журнала: журнал проверок, журнал учета карточек №10 и журнал расписок.

Несмотря на тотальную цифровизацию кадрового делопроизводства в России, воинский учет остается одной из самых консервативных сфер. Полностью уйти в электронный формат здесь нельзя. Инспектор комиссариата при проверке потребует предъявить бумажные книги и журналы, оформленные по всем правилам архивного дела.

Главный документ контроля — это Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ. Его форма приведена в Приложении № 29 к Инструкции, утвержденной Приказом Министра обороны № 700. Этот журнал заводится один раз, его страницы нумеруются, прошиваются, скрепляются подписью руководителя и печатью организации. Именно сюда инспектор впишет дату проверки, выявленные нарушения и выставит итоговую оценку вашей работе.

Второй документ — Журнал учета карточек формы №10. Сами карточки хранятся в специальной картотеке, но их регистрационные номера и даты заведения фиксируются в этом журнале.

Третий обязательный элемент — Журнал учета расписок о приеме документов воинского учета. Напомню, по закону вы не имеете права просто забрать у работника оригинал военного билета (например, для сверки или поездки в военкомат), не выдав ему взамен официальный документ — расписку по форме № 14. Выдачу этой расписки вы обязаны зарегистрировать.

Если ваша организация признана ведущей бронирование граждан (то есть у вас есть сотрудники, имеющие отсрочку от мобилизации в силу специфики работы предприятия), список документов расширяется. Вы обязаны дополнительно завести Книгу учета бланков специального воинского учета (форма № 13).

Это документ строгой отчетности, в котором фиксируется движение бланков извещений и удостоверений об отсрочке. Помните, что за утерю или порчу хотя бы одного такого бланка должностному лицу грозит серьезная ответственность.

Бумажные карточки формы №10 должны храниться в запираемом сейфе, строго распределенные по четырем отдельным разделам картотеки.

Карточка формы №10 — это основной документ персонального воинского учета сотрудника, который сменил старую форму Т-2. Вести ее только в программе 1С:ЗУП недостаточно. Инспектор проверит именно бумажный архив. Карточки должны быть распечатаны на плотной бумаге (а лучше на тонком картоне формата А4), так как они рассчитаны на многолетнее использование и постоянные исправления карандашом.

Особое внимание проверяющие уделяют структуре вашей картотеки. Вы не можете сложить карточки всех сотрудников в одну папку по алфавиту. Закон требует делить их на четыре самостоятельных раздела, внутри каждого из которых документы располагаются строго в алфавитном порядке.

Правильная структура картотеки формы №10

Если в вашей компании работают граждане, поставленные на воинский учет по месту пребывания на срок более 3 месяцев (или вообще без регистрации), заведите для них отдельный, пятый раздел картотеки. Законодательство этого жестко не требует, но местный комиссариат за такую педантичность поставит вам огромный плюс при аудите.

В отдельное дело номенклатуры подшиваются все исходящие извещения, направления сотрудников и распечатанные квитанции электронных отчетов.

Каждое взаимодействие работодателя с государственными органами должно быть документально зафиксировано. В воинском учете действует правило: «Слова к делу не пришьёшь». Если вы отправили отчет, но у вас нет бумажного подтверждения с отметкой, инспектор посчитает, что обязанность вы не исполнили.

В 2026 году большинство сведений о приеме и увольнении военнообязанных граждан подаются в цифровом виде через личный кабинет организации на портале Реестра воинского учета или Госуслуги.

Как только вы отправляете такую форму, система генерирует электронный талон (уведомление) с уникальным номером и статусом «Принято ведомством». Специалист по воинскому учету обязан распечатать этот документ и подшить в отдельную папку «Служебная переписка по вопросам воинского учета». Это ваша главная страховка от автоматических штрафов.

Также в этой папке должны храниться отрывные корешки выданных направлений. Если к вам трудоустраивается гражданин, который обязан состоять на учете, но у него нет отметки в документах, вы обязаны выдать ему Направление для постановки на воинский учет (совместный приказ Минобороны/МВД/ФМС № 366/789/197). Документ состоит из основной части, которую работник уносит в военкомат, и отрывного корешка. На этом корешке сотрудник ставит свою подпись и дату получения. Вы подшиваете этот корешок в архив компании как доказательство того, что выполнили требования законодательства.

Даже опытные специалисты по кадрам допускают досадные промахи при оформлении документов, которые при проверке трактуются инспекторами как грубые нарушения. Разберем основные из них.

Ошибка 1: Использование устаревших форм документов. Многие компании до сих пор ведут учет по старой форме Т-2 (Раздел II) или используют бланки карточек картотеки старого образца. Помните: с вступлением в силу Инструкции № 700 единственным законным документом персонального учета является Карточка формы №10. Использование старых бланков приравнивается к полному отсутствию учета.

Ошибка 2: Отсутствие документов по сотрудникам со статусом «Временное удостоверение». Если работник принес вместо военного билета Временное удостоверение, выданное взамен военного билета, кадровики часто забывают завести на него полноценную карточку №10. Это нарушение. Временное удостоверение — такой же легитимный документ, и на его основании оформляется весь стандартный пакет документов компании.

Ошибка 3: Нарушение правил исправления записей. Если при заполнении журнала или карточки ручкой допущена ошибка, кадровики часто используют канцелярский корректор («штрих») или грубо замазывают текст. Это запрещено. Правильный алгоритм: аккуратно зачеркните ошибочную запись одной тонкой чертой, рядом напишите верные данные, поставьте отметку «Исправленному верить», свою подпись, инициалы и дату внесения изменений.

Ошибка 4: Уничтожение карточек сразу после увольнения сотрудника. Как только работник увольняется, его карточку формы №10 часто отправляют в шредер, чтобы «освободить место». По закону вы обязаны хранить карточки уволенных граждан в отдельном архивном разделе картотеки в течение 5 лет с даты расторжения трудового договора. И только по истечении этого срока документ можно уничтожить со ставкой специального акта.