Мастер-класс по оптимизации финансовой службы: секреты эффективного управления

В период кризиса, особенно в первое время, деятельность компании может замедлиться, а иногда даже быть парализованной. Часто компании не готовы к падению продаж, ухудшению платежной дисциплины со стороны контрагентов и другим следствиям кризиса. 

Чем больше «узких» мест, нерешенных проблем и неорганизованности до кризиса, тем сильнее компания реагирует на кризис.

Особенно сильно в период кризиса проявляются такие проблемы, которые связаны с организацией работы подразделений и их коммуникациями между собой.

Содержание:

1. Зачем нужна финансовая служба
2. Функции финансовой службы
3. Как организовать финансовую службу
4. Как оптимизировать работу финансовой службы
5. Инструменты антикризисного управления финансами

Финансовое подразделение на предприятии отвечает за разработку и реализацию эффективной финансовой стратегии компании. От качества работы финансовой службы зависит достижение ключевых показателей эффективности, таких как платежеспособность и финансовая устойчивость.

Задачи финансовой службы включают в себя разработку стратегии, формирование показателей эффективности и анализ рисков, контроль денежных потоков и их эффективное распределение для увеличения прибыли и рентабельности. 

Также в ее компетенции анализ факторов, влияющих на деятельность компании, и разработка мероприятий для улучшения финансового состояния.

В зависимости от размера и масштаба компании, специфика задач и функции финансовой службы могут меняться, но ее основная цель остается неизменной.

Курс Финансовые результаты предприятия. Проверка показателей и отражение в бухгалтерской отчетности + 1С 8.3

Курс Технология составления налоговой и бухгалтерской (финансовой) отчетности

Важную роль в организации работы в компании в период кризиса играет руководитель бизнеса. Именно от того, насколько оперативно он реагируют на происходящее, зависит гибкость компании и способность ее адаптироваться к новым условиям.

Нередко управление компанией в период кризиса становится более авторитарным, поскольку необходимо принимать быстрые и иногда непопулярные решения, чтобы сохранить бизнес и минимизировать потери.

Работа всех служб должна быть четко определена и построена: каждый сотрудник должен четко понимать, что он делает, с кем взаимодействует. Это позволяет избежать хаоса, дублирования каких-то функций.

Организация работы финансовой службы включает в себя:

• определение всех функций (какие задачи надо делать и как часто)

• распределение функций между сотрудниками (кто какие задачи выполняет)

• установление порядка работы с другими службами (например, с коммерческой службой, с производственной службой, с отделом кадров и т.п.)

Как формируется и контролируется отчетность, функционируют финансовые рынки, каковы способы цифровизации бизнес-проектов, как нивелировать возникающие риски — на эти и другие вопросы руководитель всегда должен знать ответ, если развивает бизнес в конкурентной среде и намерен быть на высоте. 

Столичный центр дополнительного профессионального образования РУНО дает возможность повысить квалификацию руководителя в сфере финансов в привычных условиях, не прерывая трудовой деятельности: учреждение ведет обучение дистанционно. Все аспекты эффективной финансовой деятельности предприятия можно узнать на курсе “Управление финансами в кризис. Антикризисные меры”.

У компании есть два варианта организации финансового отдела:

Первый вариант — нанять штатных сотрудников, которые будут заниматься анализом данных, подготовкой отчетов и созданием графиков в течение восьми часов в день.

Второй вариант — использовать услуги аутсорсинговой компании. Этот вариант обычно гораздо дешевле, чем содержание штатных сотрудников, но требует дополнительного контроля и передачи оперативных данных для анализа.

Важно знать!

Вместе с этим, в какой бы форме ни была организована работа финансовой службы, рано или поздно компании может понадобиться оптимизация этого процесса.

Для оптимизации работы финансовой службы необходимо выполнить ряд шагов:

• Провести аудит выполняемых задач и четко определить прямые обязанности отдела, а также выявить дополнительные функции, которые могут быть делегированы другим подразделениям компании.

• Распределить обязанности между сотрудниками. Иногда бывает так, что один из работников перекладывает свои обязанности на коллег, а проведение аудита позволит выявить и вернуть эти обязанности их законным исполнителям.

• Автоматизировать процессы. Все, что подлежит автоматизации, должно быть автоматизировано, поскольку рутинные операции занимают много времени и увеличивают риск возникновения ошибок.

Таким образом, современному топ-менеджеру необходимо четко ориентироваться во всех вопросах жизнедеятельности компании, большинство из которых так или иначе связаны с финансами. 

Человек, успешно управляющий денежными потоками, не должен изучать кучу бухгалтерских отчетов, чтобы принять решение, — он обязан увидеть нужные цифры в удобной форме. Информация о положении дел в компании нужна ему в реальном времени, а не только после отчетного периода. 

Он в любой момент должен понимать, что происходит с деньгами компании, и знать, какие конкретные действия надо предпринять для исправления ситуации, если это понадобилось. Овладеть этими знаниями и навыками можно, пройдя курсы по управлению финансами для руководителей.

В условиях кризиса важно поддерживать кредитоспособность и платежеспособность. Необходимо сбалансировать поступления и выплаты. 

При управлении денежными потоками, а особенно если мы видим, что ожидается кассовый разрыв, нам необходимо синхронизировать поступления и выплаты. 

Рассмотрим основные инструменты управления денежными потоками.

Инструмент — договор цессии. Описание: переуступка прав. 

Пример: через цессию передаются права требования долга ИТ-компания заключила договор с другой компанией на продажу дебиторской задолженности своего контрагента (сети розничных магазинов) с дисконтом. 

Инструмент — факторинг. Описание: финансовая услуга по предоставлению денег в обмен на право денежного требования к другому лицу (обычно организации или ИП). Фактически поставщик товара (услуг) получает от фактора (банка или факторинговой компании) деньги, а предоставляет в обмен право требования по договору поставки, заключенного с условием отсрочки платежа. 

Пример: небольшая компания хочет быть поставщиком своих товаров для крупной торговой сети, которая работает с пост-оплатой. На помощь приходит посредник, который расплачивается за торговую сеть, а взамен забирает у поставщика право требования к нему. Этот посредник называется фактором, а услуга финансирования под уступку денежного требования — факторингом.

Инструмент — бартер. Описание: форма безналичного расчета, при котором каждая сторона по договору выступает одновременно в роли продавца и покупателя. То есть бартер — это товарный обмен объемами товаров, равными по цене в соответствии с заключенным договором бартера. 

Пример: компания по продвижению сайтов предлагает свои услуги в обмен на услуги других компаний (50% оплаты своих услуг они предлагают не денежными средствам).

Инструмент — взаимозачеты. Описание: способ безналичных расчетов, в основе которого лежит зачет взаимных требований, возникающих у организаций в связи с поставками материальных ценностей или оказанием услуг. 

Пример: у двух компаний встречные обязательства: одна компания сдает другой в аренду склад, а вторая предоставляет первой транспортные услуги. Они могут не платить друг другу деньги, а провести взаимозачет обязательств.

Наш профессиональный совет! Хотите повысить квалификацию в сфере финансов в привычных условиях, не прерывая трудовой деятельности: учреждение ведет обучение дистанционно. Приглашаем на курс “Управление финансами в кризис. Антикризисные меры” После обучения вы сможете:  планировать доходы в условиях падения продаж  управлять расходами в период кризиса  анализировать движение денежного потока По окончании курса вы получите удостоверение о повышении квалификации! Получить доступ         Учебная программа