Мастер-класс по управлению задачами. Как структурировать свои цели и поручения по типам и блокам

Постановка целей и задач — это важный этап в управлении проектами и бизнес-процессами. Цели и задачи помогают определить направление деятельности, выделить основные приоритеты и установить критерии успешности выполнения работы.

Структурирование задач и поручений по типам и блокам позволяет упростить управление работой, распределить ответственность и контроль за выполнением задач, а также улучшить взаимодействие сотрудников и отслеживание прогресса проектов.

Для успешной постановки целей и задач необходимо соблюдать несколько основных принципов, которые подробно рассматриваются в этой статье. 

Образовательный центр "РУНО" разработал специальный курс "Тайм-менеджмент. Эффективное управление временем", где ключевым инструментом к профессиональному и личному росту являются эффективные способы постановки целей. После изучения  всех методик можно стать настоящим профессионалом как в качестве руководителя компании, так и рядового сотрудника. 

Содержание:

1. Как правильно ставить цели
2. Как распределить задачи по блокам
3. Распределение задач по типам
4. Определение объема выполняемых задач

Постановка целей упрощает процесс и ведет к получению результата. 

Поставив цель, лучше всего разбить ее простые задачи и действия. Можно создать план и действовать, регулярно проверяя свой прогресс. 

При этом, важно отмечать маленькие достижения на пути к главной цели. Это укрепит уверенность и сохранит мотивацию. 

Гибкость также важна. Цели могут требовать корректировки по мере ее достижения, поэтому стоит быть готовыми к пересмотру и адаптации ваших планов.

Пример формулировки цели и задач можно увидеть на схеме. 

Для успешной постановки целей и задач необходимо соблюдать несколько основных принципов:

1. Определение конечной цели. Цель — это то, что должно быть достигнуто в результате выполнения проекта или работы. Она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и вписываться в определенный временной рамки.

2. Разбиение цели на подзадачи. Для достижения цели необходимо выделить несколько подзадач, которые будут направлены на достижение общей цели. Это помогает упростить управление проектом и обеспечить более эффективное выполнение работы.

3. Установление сроков выполнения задач. Каждая задача должна быть связана с определенным сроком выполнения, чтобы обеспечить процесс работы и выполнение проекта в оговоренные сроки.

Онлайн-курсы тайм менеджмента — это возможность быстро и качественно пройти обучение в столичном центре дополнительного  профессионального образования РУНО. 

Техника управлением временем — это важная дисциплина для личных помощников руководителей, бизнес-ассистентов, секретарей, которая помогает правильно организовывать и распределять трудовой процесс так, чтобы все поставленные задачи были выполнены своевременно и эффективно.

Важно знать!

Поставив цель, разбейте ее на меньшие задачи и действия. Создайте план и начните действовать, регулярно проверяя свой прогресс. Отмечайте маленькие достижения на пути к вашей главной цели. Это укрепит вашу уверенность и сохранит мотивацию.

Блоки — это глобальные сферы жизни. Структурирование задач и поручений по блокам является важным аспектом управления проектами, бизнес-процессами и повседневной деятельностью. 

Это позволяет не только упорядочить задачи, но и распределить ответственность и контроль за выполнением работ, а также улучшить взаимодействие внутри команды. 

Рассмотрим примеры распределения задач и поручений по блокам, а также методы и инструменты, которые помогут в этом процессе.

Примеры распределения задач по блокам:

Рабочие — Личные. Задачи, связанные с работой или с личными целями.

Внешние — Внутренние. Задачи, направленные на внешнюю аудиторию (реклама, продвижение, работа с клиентами) или направленные на внутренние процессы компании (любые корпоративные дела)

Творческие — Технические. Задачи в области искусства, творчества (музыка, живопись и т.п.), креативные идеи, дизайн. Или четкие задачи, такие как алгоритм, план, техническое описание чего-либо.

Зачем нужно структурирование? Структурирование дает возможность осознать, какие вообще есть задачи и в какие блоки они попадают, где их больше, а где меньше.

Курс “Искусство управления конфликтом”

Курс “Самопрезентация. Управление впечатлением"

Типы — это направления задач. Для того, чтобы понять, с какими направлениями идет работа, какие задачи надо решить и куда уходят ресурсы, можно объединить задачи по типам.

Такое структурирование помогает определить приоритеты и ресурсы для реализации актуальных задач. Далее приведем примеры распределения задач по типам. 

ОПЕРАЦИОННЫЕ:

1. Связаться с Алексеем из ООО «Ромашка» по поводу времени встречи.

2. Обзвонить кандидатов-бухгалтеров.

3. Прослушать и прочитать все сообщения в чате.

4. Запланировать 5 интервью на эту неделю.

5. Перенести маникюр на вечер четверга.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ:

1. Сделать обзор рынка труда по вакансии Программист 1С.

2. Посмотреть статистику подбора персонала и оценить результаты.

3. Сделать еженедельный отчет.

4. Проанализировать причины отказов кандидатов на вакансию Технолог.

5. Определить время, затраченное на переговоры с клиентами на этой неделе.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ:

1. Найти и выбрать место для получения дополнительного образования.

2. Начать подготовку к покупке новой квартиры.

3. Анализировать результаты работы и показатели прибыли компании за прошлое полугодие.

4. Планировать бюджет на рекламу и увеличение штата на следующие полгода.

5. Ставить глобальные цели на год (что хочу достичь).

Определение объема выполняемых задач может понадобится как руководителю, так и сотруднику.

Для этой цели используют инструмент «фотография рабочего дня», его суть заключается в следующем:

В течение установленного периода времени (день, неделя, и т.п) необходимо вести записи выполняемых действий с начала и до конца рабочего дня.

В итоге будет получена полная информация о том, чем занят человек и куда инвестируется время. Проанализировав информацию, задачи можно распределить по типам, определить, куда уходит время, где много задач, а где их недостаточно, расставить приоритеты (срочность, важность), узнать, где есть ловушки времени.

Профессиональный совет: Основы тайм-менеджмента помогают научиться правильно воспринимать и управлять временем, рационализирует весь процесс работы. А это возможность не только ставить цели, но и достигать их. Благодаря продуманной учебной программе, вы сможете быстро освоить все, что требуется для эффективной работы и планирования. Приглашаем на курс "Тайм-менеджмент. Эффективное управление временем" ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  планировать рабочее время для руководителя  бороться с поглотителями времени  использовать современные компьютерные и мобильные программы-планировщики  контролировать сроки выполнения задач и делегировать задачи применять схемы делегирования и постановки задач подчиненным разрабатывать правила конструктивной обратной связи Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа         Получить доступ