Столичный центр дополнительного
профессионального образования руно

Трудовая книжка. Особые случаи

15 августа 2018

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:
•   приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил);
•   книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью
(п. 40 Правил);
•   чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);
•   приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы по ведению трудовых книжек:
•   Трудовой кодекс РФ;
•   Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в ред. от 25.03.2013; далее — Правила);
•   Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция).

Кто ведет учет бланков трудовых книжек?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу. Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции
2.2. […] Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример
Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.
Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения. Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.
Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

инспектор по кадрам очно.png

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1
Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2
Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки. Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже). Предварительно нужно получить от него письменное согласие
на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки. Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование
должности и нет ссылок на приказы.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений
и изменений. Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги. Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления.
Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором. Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции
1.2. […] Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

Выводы

1. Работникам отдела кадров необходимо четко придерживаться Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Не все вопросы, касающиеся ведения и учета трудовых книжек, прямо оговорены в нормативных правовых актах.
3. Нарушения установленных законом правил грозят работодателю в том числе административной ответственностью.

Автор: преподаватель РУНО, специалист по кадровому учету Гайсина А.В.

Кадровые решения № 12 декабрь 2017 г. ©



Рекомендуемые курсы:

•   Инспектор по кадрам + 1С: ЗУП 8.3. Практикум очно/дист
•   Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.2/8.3. Диплом очно
•   Менеджер по персоналу. Кадровое дело + 1С ЗУП 8.2/8.3. Диплом очно
•   Директор по персоналу. Кадровое дело + 1С ЗУП 8.2/8.3. Диплом очно

Похожие статьи

22.06.2018
Испытательный срок

Как правильно оформить период испытания работника и уволить его, если он не справляется со своими обязанностями

15.06.2018
Командировочные удостоверения со служебными заданиями отменяются

Данная мера направлена на избавление компании от излишней бюрократии и снижение нагрузки на бухгалтерию.

27.02.2018
Заявления работников: можно ли без них обойтись?

В каких случаях работник должен написать заявление? Нужны ли заявления о приеме на работу? Может ли работодатель не удовлетворить просьбу работника

19.08.2017
Трудовая проверка. Кого имеет право проверять трудовая инспекция

Кого проверяет трудовая? Что указывает трудовая в плане трудовых проверок. Когда и где размещается план проверок?

Есть вопросы? Звоните!
+7 (495) 637-61-86 8 (800) 550-61-86
Закажите звонок

Впишите свое имя и телефон. Менеджер свяжется с Вами

Яндекс.Метрика