Каталог курсов

Статьи и новости

Бесплатные видеоуроки

Тестирование

Вебинары

Трудовая книжка. Особые случаи

27 сентября 2023

Трудовая книжка является одним из важных документов, регламентирующих трудовые отношения между работниками и работодателями. В этой статье мы рассмотрим различные особенности и специфические случаи, связанные с трудовой книжкой.

Внесение изменений в трудовую книжку осуществляется только по согласованию обеих сторон, а восстановление утерянного стажа работы требует от работника обращения в отдел кадров предприятия, где он ранее работал.

Как правильно организовать работу с трудовыми книжками, без ошибок вести их учет и избежать проблем и споров в сфере трудовых отношений, подробно рассматриваем на курсе Экспресс-курс "Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3"

Содержание:

Как организовать работу с трудовыми книжками
Кто ведет учет бланков трудовых книжек
Что делать, если в трудовой книжке нет печати
Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек

Как организовать работу с трудовыми книжками

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью;
чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В случае отсутствия приказов, так же, как и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, книги по учету чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, отсутствие чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, государственный инспектор обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до административного штрафа.

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы помочь кадровикам быть в курсе всех тонкостей кадрового делопроизводства специалисты учебного центра “РУНО” разработали курсы. Программа обучения подойдет начинающим специалистам по кадрам, бухгалтерам и собственникам бизнеса.

По окончании курса Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам каждый слушатель получит дополнительные знания и, соответственно, повысит вероятность своего карьерного роста.

Обучение по направлению «Кадровое делопроизводство» можно также пройти в режиме онлайн.

При приеме трудовой книжки необходимо обратить внимание на бланк трудовой книжки, обратить внимание на оформление титульного листка трудовой книжки, в том числе, вкладыша в трудовую книжку, проверить правильность написания ФИО, даты рождения с паспортными данными. Кроме того, важно проверить все ли записи об увольнении заверены печатью работодателя подробно рассмотреть каждое действие работника отдела кадров.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы по ведению трудовых книжек:

Трудовой кодекс РФ;
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 г. 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 № 63748), далее — Правила;
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция).

Кто ведет учет бланков трудовых книжек

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Оформление трудовых книжек представляет собой стандартную процедуру при оформлении на работу сотрудников. Но именно этот документ зачастую вызывает наибольшее количество вопросов и трудностей в работе менеджера по персоналу.

Входит ли в обязанность работодателя оплата бланков трудовой книжки? Принимают ли на работу сотрудника, если записи об увольнении с прошлого места работы в трудовой книжке не имеется? Подлежат ли исправлению ошибки в трудовой, и делается ли это за предшествующего работодателя? В статье Аудит трудовых книжек в 5 простых шагов (cpb-runo.ru) подробно рассматриваются основные аспекты, связанные с оформлением, ведением и аудитом трудовых книжек

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Важно знать!
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Курс Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

Курс Работа в программе 1С ЗУП 8.3. Кадровые документы

Курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

Что делать, если в трудовой книжке нет печати

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Инструкция

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1

Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2

Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки. Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже).

Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки. Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.

Не все вопросы, касающиеся ведения и учета трудовых книжек, прямо оговорены в нормативных правовых актах. Поэтому подробную информацию о ведении и оформлении трудовых книжек можно узнать из специального курса учебного центра “РУНО” Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам.

Нарушения установленных требований грозят работодателю в том числе административной ответственностью.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек

Работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений. Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение.

Скачать форму Книги учета движения трудовых книжек

Это видно из формы самой книги. Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления.

Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором. Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

В Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, проработавших сотрудников более пяти дней. До внесения в Книгу учета движения трудовых книжек рекомендуется вести, например, такой документ, как «Реестр при приеме документов вновь принимаемых сотрудников — смотри в теме «Прием на работу» — «Реестр документов при приеме».
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации.
Срок хранения 75 лет, если книга была начата до 2003 г., книги, начатые после 2003 года — 50 лет.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

Работникам отдела кадров необходимо четко придерживаться Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Профессиональный совет:

Как правильно делать записи в трудовых книжка, правильно вести их учет, оформлять новых сотрудников, избежать нарушений при ведении кадрового делопроизводства вы узнаете на курс Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: