Столичный центр дополнительного
профессионального образования руно

Трудовая книжка. Особые случаи

15 августа 2018

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:
•   приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил);
•   книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью
(п. 40 Правил);
•   чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);
•   приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы по ведению трудовых книжек:
•   Трудовой кодекс РФ;
•   Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в ред. от 25.03.2013; далее — Правила);
•   Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция).

Кто ведет учет бланков трудовых книжек?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу. Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции
2.2. […] Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример
Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.
Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения. Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.
Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

инспектор по кадрам очно.png

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1
Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2
Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки. Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже). Предварительно нужно получить от него письменное согласие
на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки. Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование
должности и нет ссылок на приказы.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений
и изменений. Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги. Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления.
Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором. Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции
1.2. […] Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

Выводы

1. Работникам отдела кадров необходимо четко придерживаться Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Не все вопросы, касающиеся ведения и учета трудовых книжек, прямо оговорены в нормативных правовых актах.
3. Нарушения установленных законом правил грозят работодателю в том числе административной ответственностью.

Автор: преподаватель РУНО, специалист по кадровому учету Гайсина А.В.

Кадровые решения № 12 декабрь 2017 г. ©



Рекомендуемые курсы:

•   Инспектор по кадрам + 1С: ЗУП 8.3. Практикум очно/дист
•   Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.2/8.3. Диплом очно
•   Менеджер по персоналу. Кадровое дело + 1С ЗУП 8.2/8.3. Диплом очно
•   Директор по персоналу. Кадровое дело + 1С ЗУП 8.2/8.3. Диплом очно

Похожие статьи

25.10.2018
Как уволить работника за прогул

Если процедура привлечения к ответственности за прогул (к дисциплинарной ответственности) нарушена, суд может...

04.10.2018
Испытательный срок

Как правильно оформить период испытания работника и уволить его, если он не справляется со своими обязанностями

22.09.2018
Могут ли сотрудники отказаться от аттестации

Процедура аттестации предусматривает периодическую проверку знаний работника, его навыков выполнения определенной работы. Результаты аттестации показывают..

07.09.2018
Чего бояться работодателю, задерживающему зарплату

Что такое “задержка зарплаты” согласно ТК? Какая грозит ответственность перед работником и ГИТ?

Есть вопросы? Звоните!
+7 (495) 637-61-86 8 (800) 550-61-86
Закажите звонок

Впишите свое имя и телефон. Менеджер свяжется с Вами

Яндекс.Метрика