Аудит трудовых книжек в 5 простых шагов

Оформление трудовых книжек представляет собой стандартную процедуру при оформлении на работу сотрудников. Но именно этот документ зачастую вызывает наибольшее количество вопросов и трудностей в работе менеджера по персоналу.

Входит ли в обязанность работодателя оплата бланков трудовой книжки? Принимают ли на работу сотрудника, если записи об увольнении с прошлого места работы в трудовой книжке не имеется? Подлежат ли исправлению ошибки в трудовой, и делается ли это за предшествующего работодателя? 

В статье подробно рассматриваются основные аспекты, связанные с оформлением, ведением и аудитом трудовых книжек. 

Содержание:

1. Как организовать работу с трудовыми книжками
2. Как провести аудит трудовых книжек
3. Преимущества проведения аудита
4. Ошибки кадровиков

  Аудит трудовых книжек является неотъемлемой частью работы кадровиков и имеет большое значение для правильного ведения кадрового делопроизводства и обеспечения соблюдения трудового законодательства. В данной статье мы рассмотрим основные аспекты аудита трудовых книжек и его роль в управлении персоналом. 

Итак, аудит трудовых книжек — это процесс систематической проверки корректности, полноты и актуальности записей, содержащихся в трудовых книжках работников организации. Основная цель такого аудита заключается в выявлении ошибок, неточностей, а также выявлении нарушений трудового законодательства или внутренних правил предприятия. 

Удобная образовательная платформа от образовательного центра “РУНО” поможет каждому специалисту по работе с персоналом освоить самые важные аспекты кадрового делопроизводства и не допустить непоправимых ошибок в работе. Пройти обучение на курсе Экспресс-курс "Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3" можно и в дистанционном режиме. 

Трудовые книжки — это документы, подлежащие строгому учету и хранению. Каждая организация обязана вести две формы учета. Первая форма относится к чистым бланкам трудовых книжек, а вторая — к движению трудовых книжек (согласно пункту 39 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). 

Формы и названия этих бланков не утверждены законодательно. Сам работодатель разрабатывает и утверждает соответствующие формы и названия. Например, такие бланки можно называть книгой или журналом (согласно пункту 40 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Постановлением Минтруда № 69 были отменены предыдущие формы учета движения трудовых книжек и вкладышей с 1 сентября 2021 года. Однако это не означает, что учет трудовых книжек больше не требуется. Хотя все равно понадобится книга — ее форму можно разработать самостоятельно и добавить новые графы, чтобы упростить себе работу. 

Стоит также помнить, что начиная с 2023 года, бумажные трудовые книжки больше не оформляются для новых работников. Трудовой стаж таких сотрудников формируется только электронно.

Однако, вы не обязаны немедленно разрабатывать и утверждать новые формы учета. Если вам удобны старые книги и их форма, вы можете продолжать их использовать. Требования к учету книг остаются прежними: пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью. Скреплять книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей больше не обязательно.

Учет о движении чистых бланков книжек и вкладышей, а также внесенных записей о работе, содержится в приходно-расходной книге. Вторая книга — книга учета заполненных трудовых книжек (и вкладышей), где отражены все записи о работе. 

Если произошло выбытие трудовой книжки или вкладыша, работодатель должен отразить это в книге учета заполненных трудовых книжек. 

Если все работники компании выбрали электронные трудовые книжки, тогда вести книгу учета движения бланков и вкладышей не требуется. Этот документ может быть передан в архив.

Важно знать!

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой вид документа, который полностью заменяет бумажный аналог. Из нее можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Вся информация хранится в СФР.

Процесс аудита трудовых книжек включает в себя следующие этапы: 

Подготовительный этап. На этом этапе определяются цели и задачи аудита, формируется команда аудиторов, принимаются решения о методах исследования, анализируются документы и предварительно выявляются возможные нарушения.

Сбор информации. На этом этапе аудиторы аккуратно и внимательно изучают трудовые книжки работников, проверяют соответствие записей фактическому состоянию дел, анализируют правильность заполнения и обработки документации.

Анализ данных. Этот этап включает проведение детального анализа полученной информации и выявление возможных нарушений трудового законодательства или правил предприятия. Такой анализ позволяет выявить причины возникновения ошибок и предложить меры по их устранению.

Подготовка отчета. После завершения аудита составляется отчет, в котором отражены результаты проведенной работы, выявленные нарушения, рекомендации по их устранению и прогнозируемые последствия для организации.

Аудит трудовых книжек необходимо проводить по мере необходимости или в случае возникновения обстоятельств, например, — при смене руководителя кадровой службы, перед внедрением новой системы учета труда или в случае споров по трудовым отношениям. 

Курс Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

Курс Работа в программе 1С ЗУП 8.3. Кадровые документы

Курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

Процедура аудита — это несложная, но очень трудоемкая задача, которая занимает много времени. Чтобы провести ее эффективно и не пропустить ничего важного, нужно придерживаться простого пошагового алгоритма:

1. Проверьте соответствие заявленного количества трудовых книжек фактическому.

Это поможет убедиться, что все бланки на своих местах. Количество трудовых книжек должно совпадать с числом сотрудников компании (за исключением внештатных работников, чьи документы хранятся на основном месте работы, и удаленных сотрудников, у которых нет трудовых книжек). Просто распечатайте список с фамилиями сотрудников и, проверяя каждый хранящийся в сейфе или огнестойком шкафу бланк, отмечайте тех, чьи документы уже просмотрены.

2. Проверьте состояние и подлинность бланков.

Все бланки должны быть оригинальными и иметь водяные знаки и другие элементы защиты. Если вы сомневаетесь в подлинности какой-либо трудовой книжки, отправьте письменный запрос в Гознак со всей необходимой информацией о подозрительном документе — серии и номере: возможно, потребуется провести официальную экспертизу. Только на основании результатов экспертизы можно будет с уверенностью сказать, имеете ли вы дело с подлинным или поддельным бланком и действовать соответственно.

3. Проверьте наличие и правильность заполнения записей.

Если где-то отсутствует какая-либо запись, внесите ее, руководствуясь инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Обнаруженные ошибки сразу исправьте, приведя документ в соответствующий вид. Ни одну ошибку, сделанную при заполнении трудовой книжки предыдущими сотрудниками, нельзя оставлять без внимания. 

Также для проведения аудита можно воспользоваться услугами специалистов, имеющих многолетний опыт работы с кадровым делопроизводством. 

Несмотря на то, что проведение аудита не носит обязательного характера, экспертиза всех элементов, относящихся к кадровому учету, не будет лишней. Или кадровый аудит будет как никогда уместным перед плановой проверкой ГИТ, или при смене руководителя. 

Так или иначе помощь настоящего независимого специалиста может заинтересовать владельцев компаний, которым не безразлична их судьба. Ознакомиться с ценами и выбрать подходящий перечень аудиторских услуг можно на сайте учебного центра “РУНО”.

Цель аудита трудовых книжек не сводится только к выявлению нарушений и ошибок. Он также позволяет устранить возможные проблемы и риски, обеспечить соблюдение требований законодательства, подготовиться к проверкам со стороны контролирующих органов и повысить эффективность работы кадровой службы. Основные преимущества проведения аудита трудовых книжек:

Выявление нарушений. Аудит позволяет выявить нарушения трудового законодательства и внутренних правил организации в отношении записей в трудовых книжках. Это помогает предупредить возникновение конфликтных ситуаций и споров с работниками. 

Устранение ошибок. Проведение аудита позволяет выявить и устранить ошибки и неточности, допущенные при заполнении трудовых книжек. Это помогает снизить риски возникновения штрафных санкций и повысить доверие со стороны работников и контролирующих органов.

Обеспечение актуальности данных. Аудит также способствует актуализации данных в трудовых книжках работников. Это важно для правильного ведения кадрового делопроизводства и оценки работы персонала.

Подготовка к проверкам. Аудит трудовых книжек помогает организации быть готовой к проверкам со стороны контролирующих органов. Правильное ведение трудовых книжек и отсутствие нарушений позволяет минимизировать риски возникновения штрафных санкций и негативных последствий для организации. Таким образом, аудит трудовых книжек играет важную роль в управлении персоналом и обеспечивает соблюдение трудового законодательства. 

Проведение регулярного аудита помогает выявить и устранить нарушения, снизить ошибки, актуализировать данные и готовиться к проверкам. Все это способствует повышению эффективности работы кадровой службы и минимизации рисков для организации.

Чтобы помочь кадровикам быть в курсе всех тонкостей кадрового делопроизводства специалисты учебного центра “РУНО” разработали курсы. Программа обучения подойдет начинающим специалистам по кадрам, бухгалтерам и собственникам бизнеса. 

По окончании курса Основы кадрового делопроизводства 1С ЗУП каждый слушатель получит дополнительные знания и,  соответственно, повысит вероятность своего карьерного роста. 

Обучение по направлению «Кадровое делопроизводство» можно  также пройти в режиме онлайн. 

Чаще всего кадровикам приходится иметь дело с неправильно оформленными записями, в которых некорректно указаны даты, реквизиты распорядительных документов, название должности или структурного подразделения, наименование фирмы. Если неверная или неточная запись встретилась в разделе «Сведения о работе», признайте ее недействительной, а ниже внесите правильную запись.

Кадровые работники в строку «Профессия, специальность» часто вносят наименование должности, по которой работник был принят впервые в организацию (где ему заводили трудовую книжку), например, работник был принят товароведом, титульный лист работника строку «Профессия, специальность» заполнили «товаровед».

Исправление записей в трудовую книжку на титульном листке не допускается, при условии, что она была допущена при заведении трудовой книжки работнику. В данной ситуации, трудовая книжка признается испорченной, о чем составляется акт о признании трудовой книжки испорченной и ее уничтожении. Работник отдела кадров заводит повторно новую трудовую книжку, но при этом за второй бланк трудовой книжки стоимость с работника взимать нельзя. 

Исправление в титульный лист работника вносится тогда, когда предыдущий работодатель не внес исправления и, когда работник поменял ФИО. При предоставлении трудовой книжки стоит обратить внимание на записи. Все ли отметки об увольнении заверены печатью работодателя. Все ли записи читаемы, все ли читаемы штампы и печати. 

Если есть записи, которые не заверены печатью, кадровик обязан уведомить работника о том, что данные периоды не будут засчитаны в страховой стаж.

Запишитесь на курсы учебного центра “РУНО” по кадровому делопроизводству, осваивайте новые полезные навыки, которые помогут профессионально расти и строить карьеру.  

Профессиональный совет: Как правильно оформлять новых сотрудников, перестать ошибаться в кадровом делопроизводстве и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве? Тогда приглашаем на курс Менеджер по управлению персоналом и кадрам + 1С 8.3. Профессиональная переподготовка ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда, использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава разрабатывать эффективную систему оплаты труда, премий, надбавок сотрудникам полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета и расчету заработной платы  применять методы самопрезентации для успешной коммуникации планировать свое рабочее время и делегировать полномочия Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа          Получить доступ