Первый найм — не только трудовой договор. У ИП появляется связанный контур: персональные данные, кадровые документы, зарплата, НДФЛ, страховые взносы, охрана труда и отчётность. Безопаснее запускать его до первого рабочего дня сотрудника.
1До вакансии: определите модель найма
- Опишите трудовую функцию, должность, обязанности и условия работы.
- Проверьте, что отношения действительно являются трудовыми, а не гражданско-правовыми.
- Установите место работы, режим рабочего времени, размер оплаты труда и даты выплаты зарплаты.
- Назначьте ответственного за кадровый учёт, расчёт зарплаты и отчётность.
- Подготовьте необходимые доступы к банку, 1С, ЭДО и сервисам сдачи отчётности.
2Документы до допуска к работе
Основной документ — письменный трудовой договор. Он оформляется в двух экземплярах: один передают работнику, получение экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя.
В трудовом договоре фиксируют трудовую функцию, место работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил работодателя, а также другие обязательные условия, предусмотренные ТК РФ.
Приказ о приёме на работу работодатель вправе оформить, но он не заменяет трудовой договор.
До начала работы сотрудника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.
Для отдельных работников и видов деятельности дополнительно могут потребоваться:
- предварительный медицинский осмотр;
- обучение и инструктажи по охране труда;
- проверка знаний требований охраны труда;
- специальные допуски;
- проверка установленных законом ограничений на занятие определённой деятельностью.
Не допускайте сотрудника к работе до выполнения обязательных предварительных процедур, если они предусмотрены для его должности или вида работ.
3Срочный контроль: ЕФС-1
При приёме работника сведения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 необходимо представить в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
Поэтому электронную подпись, программное обеспечение и канал отправки отчётности лучше проверить ещё до первого приёма сотрудника.
После отправки отдельно контролируйте результат обработки формы. Сохраните квитанцию и убедитесь, что сведения приняты СФР.
Важно разделять два события: установленный срок относится к представлению сведений, а получение и проверка положительного протокола — следующий контрольный этап. Не считайте задачу завершённой только потому, что файл был отправлен.
4Что происходит с регистрацией ИП в СФР
При заключении первого трудового договора ИП не нужно подавать отдельное заявление только для регистрации в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию работников.
СФР получает сведения об оформлении трудовых отношений в рамках межведомственного взаимодействия и регистрирует ИП в беззаявительном порядке.
После регистрации проверьте сведения страхователя и документы СФР, в том числе информацию, необходимую для расчёта взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если ИП привлекает физическое лицо не по трудовому, а по гражданско-правовому договору, порядок нужно анализировать отдельно. В частности, для страхования от несчастных случаев имеет значение, предусматривает ли договор обязанность заказчика уплачивать соответствующие страховые взносы.
5Зарплатный контур
- Проверьте ФИО, ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты и другие необходимые сведения сотрудника.
- Определите налоговый статус работника, если он влияет на расчёт НДФЛ.
- Настройте табель учёта рабочего времени.
- Настройте начисление зарплаты, доплат, компенсаций и удержаний.
- Зафиксируйте даты выплаты заработной платы в соответствии с трудовыми и локальными документами.
- Настройте формирование расчётного листка.
- Рассчитывайте НДФЛ по действующим на соответствующую дату правилам с учётом налоговой базы и применимых вычетов.
- Проверьте применяемый тариф страховых взносов и право на пониженные тарифы, если ИП соответствует установленным условиям.
- Проверьте установленный СФР тариф взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Сверяйте начисления, уведомления, отчётность и платежи по единому календарю.
Не переносите ставки и льготы из прошлогодней памятки автоматически. При первом начислении зарплаты проверьте действующие правила именно на соответствующий период.
6Контрольный календарь
До допуска сотрудника к работе
- получены необходимые документы;
- заключён трудовой договор;
- сотрудник ознакомлен с необходимыми локальными актами;
- выполнены обязательные процедуры по охране труда;
- пройден предварительный медосмотр, если он обязателен;
- оформлены необходимые доступы.
Не позднее следующего рабочего дня после оформления приёма
- представлены сведения подраздела 1.1 ЕФС-1;
- сохранено подтверждение отправки;
- отдельно контролируется получение результата обработки формы.
При каждом расчёте зарплаты
- проверены данные табеля;
- рассчитана заработная плата;
- рассчитан НДФЛ;
- рассчитаны страховые взносы;
- сформирован расчётный листок;
- проверены удержания и выплаты.
По установленным месячным и квартальным срокам
- подготовлены необходимые уведомления;
- проверен 6-НДФЛ;
- проверен РСВ;
- подготовлены соответствующие разделы ЕФС-1;
- сверены начисленные и уплаченные суммы.
После выплаты
- сверены данные банка и зарплатного регистра;
- проверены НДФЛ и страховые взносы;
- проверена задолженность перед сотрудником и бюджетом;
- сохранены необходимые подтверждающие документы.
7Практический чек-лист первого найма
- Трудовая функция и условия работы определены.
- Подготовлен трудовой договор.
- Проверены необходимые локальные акты.
- Определена необходимость медосмотра и специальных допусков.
- Выполнены обязательные мероприятия по охране труда.
- Подготовлена возможность своевременно представить ЕФС-1.
- После отправки ЕФС-1 контролируется результат приёма.
- Проверена регистрация ИП в СФР после появления первого работника.
- Проверен тариф страхования от несчастных случаев.
- Настроены табель и расчёт зарплаты.
- Проверены правила расчёта НДФЛ и страховых взносов.
- Настроен календарь уведомлений и отчётности.
- Назначен ответственный за кадровые документы, зарплату и отчётность.
8Вопросы эксперту
- Подтвердить действующие тарифы страховых взносов и право ИП на пониженные тарифы.
- Проверить календарь уведомлений, 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1.
- Проверить сведения о регистрации ИП в СФР и установленном тарифе страхования от несчастных случаев.
- Проверить влияние появления работников на расчёт налога при применяемом ИП режиме налогообложения.
- Проверить специальные требования по охране труда, медосмотрам и допускам для конкретной должности.
- Проверить ответственность и порядок исправления ошибок, если срок представления сведений уже пропущен.
9Итог
Первого сотрудника лучше оформлять как запуск отдельного бизнес-процесса. До начала работы нужно подготовить договор, кадровые документы, охрану труда и обязательные допуски.
После оформления приёма возникает срочный контроль ЕФС-1: сведения нужно представить в установленный срок, а затем отдельно убедиться, что СФР их принял.
Регистрация ИП как страхователя после первого трудового договора происходит без отдельного заявления, но работодателю всё равно необходимо проверить сведения СФР и тариф страхования от несчастных случаев.
Дальше процесс переводится в регулярный календарь: табель → зарплата → НДФЛ → страховые взносы → уведомления → отчётность → сверка платежей.
