Как проверить ОСВ перед сдачей отчетности: какие счета смотрит бухгалтер в первую очередь

Об авторе: Касьянова Светлана Владимировна, практикующий бухгалтер с опытом работы более 15 лет, преподаватель по бухгалтерскому учету Образовательного центра «Руно».

Перед сдачей отчетности именно ОСВ первой показывает слабые места учета: зависшие авансы, не закрытые налоги, остатки, которые уже должны были обнулиться, и расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом.

Если проверять ОСВ по правильной логике, можно быстро найти большинство проблем до сдачи отчетности. В этой статье разберем, какие счета смотреть в первую очередь, что именно проверять в общей ОСВ, какие типовые ошибки встречаются на каждом участке и как не пропустить расхождения, которые потом превращаются в уточненки и лишнюю работу.

Время чтения: 10–12 минут

Содержание

1. С чего начать проверку ОСВ
2. Денежные счета
3. Расчеты с контрагентами
4. Налоги и взносы
5. Основные средства
6. Запасы и расходы
7. Зарплата и персонал
8. Финансовый результат
9. Что делать после проверки
10. Вывод

Перед анализом важно сформировать ОСВ в разрезе субсчетов и, по возможности, с дополнительной аналитикой: контрагенты, договоры, документы расчетов, подразделения, статьи затрат. Чем подробнее отчет, тем легче найти причину отклонения. Для проверки лучше смотреть не только обороты, но и конечное сальдо, а также сопоставлять данные ОСВ с первичными документами и регистрами учета.

Что конкретно проверять в общей ОСВ:

• Сальдо на начало и конец периода. Его проверяют, чтобы найти ошибки переноса остатков, неверно закрытый период и искажение входящих данных. Если сальдо не совпадает с данными прошлого периода, значит где-то допущена ошибка при закрытии или вводе начальных остатков.
• Обороты по дебету и кредиту. Их проверяют, чтобы увидеть пропущенные документы, двойное проведение операций или неправильную корреспонденцию счетов. Если обороты выглядят «правильно» только по сумме, но не по сути, ошибка часто скрыта в проводке.
• Развернутое сальдо. Его проверяют, чтобы обнаружить ситуации, когда по одному счету одновременно есть дебет и кредит, хотя этого быть не должно. Чаще всего это признак незакрытых авансов, ошибок в зачете или неправильно выбранного документа расчетов.
• Остатки по субсчетам. Их проверяют, чтобы увидеть скрытые перекосы внутри одного счета, которые не заметны по общей сумме. Общий остаток может выглядеть нормально, но внутри счета одни субсчета «перекрывают» другие, а ошибка остается незамеченной.
• Аналитику по контрагентам, договорам и документам расчетов. Проверяют, чтобы найти зависшие авансы, дубли документов, неверные зачеты и ошибки по конкретной сделке. Если смотреть только общий итог счета, такие расхождения легко пропустить.
• Движение по подразделениям и статьям затрат. Его проверяют, чтобы найти неправильное распределение расходов и необоснованные остатки на счетах затрат. Это особенно важно, если учет ведется по центрам ответственности или проектам.
• Сопоставление ОСВ с первичными документами, актами, накладными, выписками и регистрами учета. Необходимо понимать, действительно ли операция была отражена и правильно ли она попала в учет. Без этого ОСВ может выглядеть «красиво», но не соответствовать реальным документам.

Основной принцип простой: сначала проверяются счета, которые дают быстрый сигнал об ошибке, а уже потом — более сложные участки учета. В первую очередь это денежные средства, расчеты с контрагентами, налоги, зарплата, основные средства, расходы и финансовый результат. Такой порядок позволяет быстро локализовать проблему и не тратить время на весь план счетов подряд.

Проверьте кассу, банк и валютный счет.

По кассе и расчетному счету не должно быть необъяснимых остатков, а движение должно подтверждаться кассовой книгой, банковской выпиской и документами на поступление или списание денег. Если в ОСВ по счету 51 остаток не совпадает с выпиской банка, значит где-то не проведен документ, не загружена выписка или допущена техническая ошибка.

Пример: на счете 51 в ОСВ остаток 180 000 руб., а банк показывает 160 000 руб. Разница 20 000 руб. может быть платежом, который ушел, но не был отражен в учете.

По счету 52 нужно отдельно проверить валютные остатки и переоценку. Если организация ведет валютные операции, важно, чтобы курс на конец периода был обновлен, а пересчет отражен корректно. Ошибка в переоценке сразу искажает остатки в балансе и может повлиять на финансовый результат.

Обязательно смотрите счета 60, 62 и 76, а также сверяйте 76.АВ и 76.ВА с авансами.

Именно здесь часто остаются «зависшие» суммы, а также авансы без зачета, неотраженные накладные или счета-фактуры. По счету 60 нужно отдельно проверить кредиторскую задолженность, авансы выданные и расчеты по каждому договору. Если в ОСВ виден крупный остаток по 60.02, это сигнал, что возможно аванс поставщику не зачтен или документ поступления проведен с ошибкой.

По счету 62 важно посмотреть покупателей с дебиторской задолженностью и полученными авансами. Частая ошибка — когда аванс поступил, а НДС с аванса не начислен или, наоборот, после отгрузки не выполнен зачет. Дополнительно стоит проверить счет 76, поскольку через него проходят депозиты, претензии, расчеты по разным операциям и НДС с авансов. Если по 76 долго висят суммы без движения, это почти всегда требует расшифровки.

Отдельно обязательно проверьте счет 76.АВ по авансам полученным и счет 76.ВА по авансам выданным. Сумма НДС на 76.АВ должна совпадать с суммой НДС с полученных авансов на 62.02: если аванс от покупателя есть, а 76.АВ не сформирован, это означает, что НДС с предоплаты не начислен. На 76.ВА, наоборот, должен отражаться НДС по выданным авансам поставщикам: если аванс перечислен, но на 76.ВА нет суммы, значит не заявлен вычет по НДС с предоплаты.

Пример: покупатель перечислил аванс 120 000 руб. (в том числе НДС 21 640 руб.), но на 76.АВ отражено только 15 000 руб. Значит, НДС с аванса начислен неверно.

Пример: поставщику перечислен аванс 240 000 руб., из них НДС 43 280 руб., но на 76.ВА сумма не попала. Это означает, что вычет по НДС с предоплаты не отражен.

Важно! 

Следует помнить, что отражение вычета НДС по выданным авансам носит заявительный характер, то есть это право, а не обязанность. По этой причине отсутствие суммы на 76.ВА не всегда требует корректировки. Однако особое внимание необходимо уделять восстановлению НДС по кредиту 76.ВА: если налог ранее был принят к вычету, его восстановление обязательно и подлежит тщательной проверке.

Проверьте счета 68 и 69 до сдачи отчетности.

Здесь важно сопоставить сальдо по счетам с декларациями, расчетами по страховым взносам и платежами в бюджет. Нужно сверить общую задолженность и переплаты с данными налоговой сверки, а также убедиться, что в учете отражены все начисления и зачеты.

Что именно проверять при ЕНС:

• Сальдо по счету 68 и 69 в ОСВ с данными личного кабинета налогоплательщика.
• Начисленные налоги и взносы с декларациями по налогам и расчетами по страховым взносам.
• Перечисленные суммы ЕНП с суммами, которые отражены на ЕНС как поступившие платежи.
• Зачеты переплаты с суммами, отраженными как уменьшение обязательств по конкретным налогам.
• Состояние положительного, отрицательного или нулевого сальдо ЕНС по справке ФНС.
• Акт сверки принадлежности сумм ЕНП, если есть расхождения.
• Историю операций по ЕНС, чтобы увидеть дату зачета, списания или переноса суммы.

При использовании электронных сервисов ФНС или бухгалтерских программ с интеграцией ЕНС обязательно сверяйте данные ОСВ с личным кабинетом налогоплательщика на предмет расхождений.

Часто ошибка возникает не в начислении, а в дате зачета или в том, что платеж уже ушел с расчетного счета, но еще не распределен по обязательствам.

Для НДС отдельно смотрят расчетные счета, авансы и счета-фактуры, а также правильность отражения вычетов. По налогу на прибыль важно проверить, нет ли расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, особенно если организация применяет ПБУ 18/02. Если по итогам месяца или квартала остаются необъяснимые суммы, причина обычно в пропущенной первичке, ошибке в датах или неверной настройке учетной политики.

Пример: счет 68.02 показывает налог к уплате 90 000 руб., но по декларации сумма 80 000 руб. Разница требует расшифровки по вычетам и счетам-фактурам.

Проверьте стоимость объекта, амортизацию и срок полезного использования.

По ОСВ на счете 01 нужно проверить первоначальную стоимость объектов, ввод в эксплуатацию и корректность аналитики. На счете 02 смотрят начисленную амортизацию и сопоставляют ее с данными по каждому объекту. Если у основного средства есть остаточная стоимость, ее нужно соотнести с инвентарной карточкой и бухгалтерской отчетностью.

Особое внимание стоит уделить объектам, по которым амортизация не начисляется, начисляется неправильно или прекращена раньше срока. Такие ошибки часто возникают после модернизации, частичной ликвидации или смены способа учета. По ФСБУ 6/2020 и действующим правилам бухгалтер должен проверять не только сумму амортизации, но и срок полезного использования, ликвидационную стоимость и признаки выбытия или обесценения.

Пример: объект стоимостью 900 000 руб. амортизируется, но срок полезного использования в учете указан 3 года вместо 5 лет. Это приведет к завышению амортизации.

Проверьте остатки материалов, товаров и распределение затрат.

Если в компании есть товарные или материальные запасы, обязательно проверьте счет 10, 41, 43. По счету 10 не должно быть остатков по уже списанным материалам, а малоценные активы должны учитываться в соответствии с учетной политикой и действующими стандартами.

Счета затрат особенно важны перед закрытием периода. На них не должно оставаться необоснованных остатков, если все документы уже получены и расходы признаны. По счету 44 отдельно проверяют коммерческие расходы, а по 20, 23, 25 и 26 — корректность распределения затрат, базы распределения и закрытия периода. Ошибка здесь быстро переходит в себестоимость и искажает прибыль.

Пример: на 26 счете осталось 140 000 руб. при полном закрытии месяца. Значит, не выполнено распределение расходов и финансовый результат сформирован некорректно.

Обязательно просмотрите счета 70, 71 и 73.

По счету 70 проверяют начисления зарплаты, удержания НДФЛ, выплаты и депонированные суммы. Если на счете долго висит остаток, нужно понять, это задолженность компании перед сотрудником или наоборот переплата, которая не закрыта документально.

По счету 71 смотрят авансовые отчеты, а по 73 — расчеты с работниками по прочим операциям, например займам или удержаниям. Часто ошибки возникают из-за несвоевременного закрытия авансового отчета, отсутствия подтверждающих документов или неправильного отражения возврата подотчетных сумм. Такие остатки лучше выявить до сдачи отчетности, чем потом объяснять их в пояснениях.

Проверьте счета 90, 91.

Завершающий контроль — счета 90, 91. Они должны быть обязательно закрыты и не иметь сальдо.

Пример: после закрытия месяца на 90 счете осталось сальдо 12 300 руб. Значит, нужно проверить корректность закрывающих операций.

Сначала определите источник ошибки, а потом исправляйте.

Если в ОСВ обнаружены расхождения, необходимо определить источник ошибки: неверная дата, дубль документа, не тот счет учета, пропущенный аванс, некорректная аналитика или техническая ошибка в программе. После этого проще понять, нужно ли исправлять текущий период или подавать уточненную отчетность.

Хорошая практика — сохранять ОСВ до и после корректировок, чтобы видеть, как именно исправление повлияло на учет. Это особенно полезно, если в компании несколько участков учета и отчетность готовят разные сотрудники. Такой контроль снижает риск ошибок и делает закрытие периода управляемым.

Проверка ОСВ — обязательный этап перед отчетностью.

Если бухгалтер последовательно смотрит денежные счета, расчеты с контрагентами, налоги, основные средства, расходы, зарплату, резервы и финансовый результат, то большинство ошибок удается найти заранее. Чем раньше выявлено расхождение, тем меньше риск штрафов, уточненок и лишней работы после сдачи отчетности.

Для начинающего бухгалтера такая проверка становится удобным чек-листом, а для главного бухгалтера — надежным инструментом внутреннего контроля. Именно поэтому умение читать ОСВ и быстро находить проблемные счета остается одним из ключевых профессиональных навыков.