Как проверить статус иностранного работника и избежать штрафов в 2025 году?

Работа с иностранными сотрудниками всегда была связана с множеством нюансов, но в 2025 году работодатели столкнутся с дополнительными рисками, связанными с новым Реестром контролируемых лиц. Этот список нелегальных мигрантов был введен для ужесточения контроля за иностранцами, находящимися в России, и несоблюдение новых правил может привести к штрафам и юридическим последствиям для компании. Как избежать проблем и правильно управлять трудовыми отношениями с иностранцами? Разберемся в этом материале.

Что такое Реестр контролируемых лиц и кто в него попадает?

С 5 февраля 2025 года в России вступили в силу новые правила, регулирующие работу с иностранными гражданами. В рамках этих изменений был введен Реестр контролируемых лиц, в который вносят иностранных граждан, находящихся в России незаконно или утративших право на пребывание в стране.

Режим высылки теперь применяется к иностранцам, которые нарушили условия своего пребывания. К примеру, если разрешение на временное проживание истекло, или если человек был выдворен за нарушение миграционных правил. Эти данные будут заноситься в Реестр, и иностранцы обязаны либо выехать, либо обратиться в МВД для легализации своего статуса.

Как проверить, не попал ли ваш работник в Реестр контролируемых лиц?

Если ваш сотрудник оказался в Реестре, это может привести к серьезным последствиям для компании, поскольку такие работники теряют право работать в России. Однако уведомлений от МВД о включении сотрудников в реестр не поступает. Поэтому проверка статуса иностранца ложится на плечи работодателя.

Пример: Чтобы проверить, не попал ли сотрудник в Реестр, вам нужно зайти на сайт МВД и ввести данные сотрудника, такие как фамилию, имя, отчество и данные документа, удостоверяющего личность. Рекомендуется проводить проверку регулярно, так как информация в Реестре обновляется в течение 24 часов после внесения решения о высылке.

Не забудьте зафиксировать процесс проверки. Сделать это можно с помощью скриншота или видео, чтобы в будущем у вас была доказательная база о том, что вы исполнили свои обязательства перед законом.

Что делать, если работник оказался в Реестре контролируемых лиц?

Если ваш сотрудник попал в Реестр, это не всегда означает, что нужно немедленно его уволить. Первым делом важно выяснить причину его внесения в список.

1. Нарушение миграционных правил. Если у работника истекло разрешение на проживание или трудовую деятельность, то вам нужно отстранить его от работы на срок до одного месяца, чтобы он мог решить вопросы с легализацией. Если документы не будут обновлены, вы обязаны уволить сотрудника.
   

2. Выдворение из страны. Если сотрудник попал в Реестр из-за решения о выдворении, его нужно уволить сразу. Это решение не зависит от желания сотрудника или работодателя, и продолжение трудовых отношений в этом случае незаконно.
   
   

Пример: Если у иностранца истек срок действия документа, он должен в кратчайшие сроки подать заявление на продление разрешения на работу. Если за месяц этот процесс не завершится, увольнение станет обязательным.

Какие риски для работодателя, если он продолжит работать с сотрудником из Реестра?

Работодатели, которые продолжают трудовые отношения с иностранцами, внесенными в Реестр, могут столкнуться с крупными штрафами. В случае нарушений предусмотрен штраф в размере до 500 000 рублей, а также административная ответственность.

Кроме того, работодатель может быть оштрафован, если он окажет иностранному сотруднику какие-либо услуги, связанные с его трудовой деятельностью в России, в том числе, продолжит выплаты зарплаты и другие льготы, не уведомив об этом властям.

Как избежать штрафов и нарушений?

1. Проверяйте статус работников. Каждого иностранного сотрудника следует проверять на наличие информации о нем в Реестре до начала трудовых отношений. Также важно регулярно проводить повторные проверки, особенно если сотрудник находится в стране на временных основаниях.
   

2. Действуйте быстро при выявлении нарушений. Если ваш сотрудник оказался в Реестре, не затягивайте с его отстранением или увольнением. Если он может легализовать свое пребывание в России, помогите ему в этом, но только в пределах своих полномочий.
   

3. Обучите кадровиков и бухгалтеров. Правильная организация проверки и реакции на изменения миграционного статуса сотрудников — это ключ к минимизации рисков. Включите проверку в процесс приема на работу и сделайте ее обязательной процедурой.
   

4. Оформление увольнения. Если иностранный сотрудник не может продолжить работать из-за выдворения, уволить его можно по статье 83 Трудового кодекса, ссылаясь на обстоятельства, не зависящие от работника.
   
   

Штрафы и ответственность за нарушения

За нарушение миграционного законодательства, особенно за работу с сотрудниками, находящимися в Реестре контролируемых лиц, работодатели могут понести серьезные финансовые санкции. Важно помнить, что штрафы могут достигать 500 000 рублей, если вы продолжаете сотрудничество с иностранцем, который не имеет права находиться в России.

Кроме того, если сотрудник был выдворен, и вы продолжаете с ним трудовые отношения, это также может привести к дополнительным юридическим последствиям, включая лишение права на ведение бизнеса в случае повторных нарушений.

Что делать кадровику?

Основная задача кадровика — это своевременно отслеживать статус иностранных сотрудников и реагировать на изменения. Если работник попал в Реестр, необходимо:

1. Выяснить причину его внесения в реестр.
   

2. Провести консультацию с сотрудником по вопросу легализации его статуса.
   

3. Если легализация невозможна, уволить сотрудника в соответствии с трудовым законодательством.
   

4. Принять меры для предотвращения аналогичных случаев в будущем.
   
   

Работодатель может и должен помогать своему сотруднику в процессе оформления необходимых документов, однако вся ответственность за легализацию в конечном итоге лежит на самом работнике.

Заключение: как избежать рисков при работе с иностранцами?

Работа с иностранными сотрудниками всегда была важным, но сложным вопросом для работодателей. Введение Реестра контролируемых лиц и усиление контроля за мигрантами только увеличивает риски, с которыми сталкиваются компании. Чтобы избежать штрафов, юридических споров и других последствий, важно своевременно проверять статус иностранных работников, правильно оформлять трудовые договоры и реагировать на изменения в миграционном статусе.

Если вы хотите узнать больше о правильной организации трудовых отношений с иностранными сотрудниками и других аспектах бухгалтерского учета, присоединяйтесь к нашему курсу "Иностранные сотрудники. Особенности трудовых отношений и налогообложения + 1С ЗУП 8.3" в образовательном центре РУНО.