Переход на ЭДО в 2023 году. Как организовать электронный документооборот в бухгалтерии

Часто возникает вопрос, что представляет собой электронный документооборот в бухгалтерии. Он означает переход от традиционных бумажных форм документов к электронным. В соответствии с требованиями Минфина, все учреждения обязаны использовать электронные формы первичных документов и регистрации бухгалтерского учета. С 2023 года переход на электронный документооборот стал обязательным требованием.

ЭДО позволяет сэкономить время за счет более быстрого обмена информацией с контрагентами и ФНС. Кроме того, уходят в прошлое множественные ошибки, возникающие при ручной записи данных.

Существуют нормативные акты, регламентирующие его использование. Для учреждений разработаны определенные сроки и порядок перехода на электронный документооборот. В статье подробно рассмотрены эти вопросы, а также особенности работы в новых условиях.

Содержание:

1. Что такое электронные документы и система ЭДО
2. Как подключить ЭДО в 2023 году
3. Удобные сервисы для ведения бухгалтерии
4. Как подписывать электронные документы
5. Как совмещать бумажный и электронный документооборот
6. Кто должен работать на ЭДО
7. Новые требования к операторам ЭДО в 2023 году

Электронная форма документа представляет собой файл, подписанный с использованием электронной подписи. Она не требует распечатки, поскольку электронные документы являются эквивалентом бумажных документов с личной рукописной подписью. 

У любого документа, такого как счет-фактура, акт или договор, есть возможность быть преобразованным в электронный формат. 

Электронную документацию можно использовать внутри компании или при ведении бухучета ИП, при взаимодействии с контрагентами,  налоговыми органами. Это удобно, поскольку их не нужно печатать — документооборот происходит быстрее и проще, а также сложнее потерять, подделать или перехватить информацию.

Электронная система документооборота, или СЭД, представляет собой услугу, которую компании или ИП используют для обмена электронными документами. Сам процесс обмена называется электронным документооборотом, или ЭДО. ЭДО имеет несколько видов:

• Подписывайтесь на наш ТГ-канал, чтобы не пропускать важные изменения и практические советы

  Подписаться!

  

  Внутренний

Это документооборот, осуществляемый между сотрудниками и руководством компании или ИП. Такой обмен не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои собственные правила обмена документами.

• Внешний

Это обмен электронными документами с контрагентами. Здесь при составлении документов необходимо соблюдать определенные нормы, установленные законодательством.

• С государственными органами

Это представление отчетности и других документов в налоговую службу, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы использовать электронный документооборот, должны выполняться два условия:

• Документы должны быть подписаны электронной подписью, такой же, которая используется для подписи отчетности в налоговую службу.

• Пересылку документов должен осуществлять оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и ИП услуги по обмену электронными документами, гарантируя юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Изучить схему документооборота, основанную на использовании бумажных документов, и перевести ее в электронный формат. При этом необходимо провести анализ количества сотрудников, задействованных в процессе, определить лиц, которые обладают правом подписи и определить, на каком этапе работа с документом может прерываться или замедляться. 

Эти меры помогут ответственным за документацию наблюдать за перемещением документов, предотвращать их потерю либо задержку. 

Подготовить необходимую локальную документацию. Прежде чем начать обмен электронными документами, рекомендуем в учетную политику организации, которая будет составляться на следующий год, внести положение о том, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Вариант формулировки в учетную политику относительно ЭДО:

"Общество может выставлять покупателям и принимать от поставщиков первичные документы и счета-фактуры в электронном виде в соответствии с законодательством РФ".

Обеспечить получение электронной подписи для тех сотрудников, которые будут подписывать электронные документы. В случае, если руководитель еще не обладает такой подписью, его следует обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к ее доверенным лицам. Остальные сотрудники имеют возможность получить свои электронные подписи в аккредитованном удостоверяющем центре. 

Определиться с выбором системы электронного документооборота — выбрать конкретное техническое решение для реализации процесса. 

Например, это может быть онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов, либо интеграция системы электронного документооборота в учетную систему компании — в случае большого объема документов. 

Выбрать оператора электронного документооборота, исходя из информации о том, с какими операторами уже сотрудничают ваши контрагенты. Это позволит выбрать наиболее подходящего оператора для компании.

Обмениваться с контрагентами практически любыми юридически значимыми документами можно:

• напрямую;

• через оператора электронного документооборота.

Исключения составляют электронные счета-фактуры. Обмен ими возможен только через оператора.

У многих специалистов возникает вопрос: а какие сервисы ЭДО более удобны? Как совместить удобный интерфейс и полноценный функционал для работы? С помощью курса «Бухгалтерский электронный документооборот» образовательного центра “РУНО” вы разберетесь в многообразии инструментов для работы с документами в электронном виде. 

После обучения вы сможете выбрать для работы именно те сервисы, которые подходят конкретно для вашего бизнеса. Ведь ведение учета хозяйственных операций должно быть простым и эффективным.

Курс “Бухучет и налогообложение для начинающих + 1С 8.3. Практикум Курс “Практические возможности 1С и другие полезные инструменты для работающего бухгалтера”.

Законодательство не обязывают предпринимателей вести учет в какой-либо определенной бухгалтерской программе.

Можно вести учет:

• в бесплатных бухгалтерских программах;

• в платных программных продуктах;

• в специальных онлайн-сервисах с облачной бухгалтерией.

Бесплатные бухгалтерские программы. Здесь не получится скачать программу, установить ее на свой ПК. Они выпускают обновления и имеют техподдержку. К ним относятся:

• Инфо-Предприятие;

• Своя Технология;

• Бизнес-Пак.

Платные программы для ведения учета. Варианты ведения бухучета для малого и крупного бизнеса:

• 1С:Бухгалтерия 8;

• БЭСТ-5 Система управления предприятием.

Также существуют различные удобные онлайн-сервисы для ведения бухгалтерии. Они подходят для предпринимателей, у которых нет возможности установить программное обеспечение на рабочем месте. 

Удобнее вести учет без привязки к софту, через браузер, находясь в любой точке мира. Все варианты полезного софта и облачных сервисов для ведения бухгалтерии подробно рассматриваем на курсе «Бухгалтерский электронный документооборот».

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), а в отдельно оговоренных случаях — простой электронной подписью. Например, на акте о консервации (расконсервации) ОС председатель комиссии должен поставить квалифицированную подпись, а остальные участники комиссии — простую.

Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи».

В законе предусмотрены 2 вида подписей — простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.

Важно знать!

НК РФ признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Исключение составляет только передача налогоплательщиками (физическими лицами) документов в электронной форме через личный кабинет, где допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Так как не все контрагенты могут использовать ЭДО, то в любом случае придется совмещать бумажный и электронный документооборот. Это значит, что необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО. Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы искать в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки, то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению — информация «вшивается» в код.

Чтобы быстро и правильно вести учет в организации, необходимо владеть инструментами для автоматизации работы бухгалтера. 

Современные компании давно уходят от работы с бумагой и ручкой и стремятся быстро и четко выполнять все операции, связанные с хозяйственной деятельностью своего предприятия. К инструментам для автоматизации работы бухгалтера можно отнести не только функционал программы 1С, но и другие электронные помощники. 

На курсе “Практические возможности 1С и другие полезные инструменты для работающего бухгалтера” вы научитесь работать с обменом документами внутри вашей организации. Узнаете, как можно эффективно генерировать совместную работу с коллегами, хранить и архивировать документы и файлы, а также обрабатывать данные с помощью инструментов Яндекс, Гугл, Мэйл и других сервисов.

В 2022 году компании в определенных отраслях бизнеса должны были перейти на использование электронного документооборота (ЭДО) в соответствии с требованиями законодательства. 

Это касалось организаций, занимающихся продажей маркированных товаров, поскольку система «Честный знак» требует мониторинга и отслеживания таких товаров. С начала 2022 года все сведения о таких товарах должны были передаваться только через операторов ЭДО.

Аналогичные требования были введены для государственных закупок по 44-ФЗ. С 2022 года все поставщики и заказчики, участвующие в государственных закупках, должны были перейти на ЭДО. Прием товаров и услуг с 2022 года оформляется в электронной форме (электронное актирование).

А в 2023 году обязательное использование ЭДО введено для организаций в бюджетной сфере. Они должны оформлять первичные документы и бухгалтерские регистры в электронной форме.

К 2024 году планируют ввести обязательное использование ЭДО для всех компаний и индивидуальных предпринимателей. Это указано в концепции развития электронного документооборота, представленной на сайте ФНС. Согласно этому документу, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронной форме.

С января 2023 года вступило в силу положение Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108, которое обязывает операторов ЭДО передавать в налоговую электронные документы с реквизитами прослеживаемости. К таким документам относятся счета-фактуры, УПД и другие документы.

Порядок передачи документов определен приказом ФНС России от 8 июля 2022 года № 636. 

Подписанные электронные документы вместе с файлами электронной подписи, а также служебными и технологическими документами, передаются оператором в ФНС в виде архива. 

Оператор продавца обязан представить электронные документы в течение одного рабочего дня, следующего за днём получения указанных электронных документов от продавца.

Откладывать изучение того, как вести электронный бухгалтерский документооборот нельзя. Пока вы будете разбираться, где, как и что подключить, ваши конкуренты будут уверенно вести свою деятельность, вовремя и без штрафов сдавая всю отчетность.

Профессиональный совет: В настоящий момент ЭДО используется многими компаниями, и в ближайшем будущем все организации должны будут применять электронный документооборот в обязательном порядке. Работодатели уже сегодня ищут бухгалтеров, которые владеют необходимыми навыками. На курсе «Бухгалтерский электронный документооборот» вы сможете разобраться в многообразии инструментов для работы с документами в электронном виде и выбрать для работы именно те, что подходят вам и вашей организации. На курсе вы научитесь: настраивать обмен с контрагентами с помощью ЭЦП для электронного обмена первичными документами  пользоваться сервисами для электронной сдачи отчетности и передавать сведения по больничным листам, трудовым книжкам, сверкам по налогам и сборам, ответов на требования ФНС и Фондов подключаться и отправлять отчеты в системы учета маркированных товаров, алкогольной продукции и других подконтрольных товаров настраивать онлайн кассы и следить за продажами Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Получить доступ       Учебная программа