У сотрудника изменились личные данные. Что делать бухгалтеру

В жизни каждого сотрудника могут происходить изменения, требующие обновления личных данных. Как бухгалтеру правильно отреагировать на такие ситуации?  В этой статье рассмотрим, какие документы необходимо обновить при смене паспорта, как внести новую фамилию в трудовую книжку, какие уведомления отправить в Социальный фонд России и в какие сроки работник обязан сообщить о переезде.  Эксперты РУНО покажут, как упростить процесс обновления информации и соблюсти актуальные требования по работе с персональными данными.

Чтобы грамотно обращаться с документами в кадровом делопроизводстве, правильно оформлять увольнение, перестать ошибаться и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве, запишитесь на комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта.

Содержание:

1. Порядок внесения изменений в персональные данные работника
2. Отчетность при изменении персональных данных работника
3. Изменение паспортных данных работника
4. Как обязать работника предоставлять новые данные
5. Смена места регистрации работника

Порядок внесения изменений в персональные данные работника

Для обновления устаревших персональных данных в кадровых документах необходимо, чтобы сотрудник подал заявление и предоставил подтверждающую информацию. Важно подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. На основании этих документов изменения вносятся:

• в личную карточку (раздел 1 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1);

• в трудовую книжку (пункт 7 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н);

• в документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, через отправку специального заявления в Социальный фонд России (пункт 19 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н).

Если согласие на обработку персональных данных работника все еще активно и не отозвано, повторное получение согласия после смены данных не требуется. Наличие в согласии устаревших паспортных данных не делает его недействительным (статья 9 Федерального закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ).

В определенных случаях может возникнуть необходимость уведомить Социальный фонд России и военкомат об изменениях в персональных данных. 

Растущие требования к ведению кадровых дел со стороны проверяющих органов, сегодня требуют постоянной адаптации кадровиков. Именно поэтому эксперты РУНО разработали курс “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”, который насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний. 

Отчетность при изменении персональных данных работника

РСВ. Если после подачи отчетности у работника изменились персональные данные, не нужно подавать уточненку по расчету по страховым взносам (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889). Указывайте актуальные данные на дату формирования отчета по паспорту или другому документу, удостоверяющему личность.

ЕФС-1. Если после сдачи отчета персональные данные работника изменились, пересдавать ЕФС-1 не требуется. Необходимо вовремя направить в Социальный фонд формы АДВ-2 и АДВ-6-1 (пункт 2 статьи 8 и пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; пункт 17 Порядка, утвержденного приказом СФР от 30.10.2023 № 2153).

После внесения изменений в СФР, данные в ЕФС-1 на работника подавайте с учетом новых сведений (подпункт 2 пункта 2 статьи 6, пункты 1 и 3 статьи 9, часть 2 статьи 14 Закона № 27-ФЗ, пункт 3.5 раздела III Приложения 2).

Изменение паспортных данных работника

Сотрудник может сменить паспорт в запланированном порядке, например, достигнув 20 или 45 лет, а также в случае утери или повреждения документа. 

В таком случает получите от работника заявление с просьбой обновить паспортные данные в кадровых документах. В заявлении должны быть указаны новые реквизиты паспорта, а также копия нового документа со всеми страницами, содержащими информацию.

На основании приказа о внесении изменений в учетные данные работника подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. Составьте приказ в произвольной форме, основанный на дополнительном соглашении, о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой паспорта. 

Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.

Важно знать!  Работодатели имеют право вести личные карточки работников, но это не является обязательным. За отсутствие личной карточки штрафов не предусмотрено (письмо Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487, ответ на вопрос от 07.09.2021 № 153923).

Приказы об изменении персональных данных следует хранить не менее 75 лет, если они оформлены до 01.01.2003. Для приказов, зарегистрированных после этой даты, срок хранения составляет не менее 50 лет (статья 434 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). По истечении срока хранения такие приказы подлежат уничтожению.

Если компания использует личные карточки, зафиксируйте изменения паспортных данных в разделе, соответствующем пункту 11 унифицированной формы Т-2: укажите серию, номер, дату выдачи и орган, выдавший документ. Если в пункте 11 нет свободного места, внесите новые сведения в раздел X «Дополнительные сведения» (статья 72 ТК, Указания, утвержденные постановлением № 1).

Смена фамилии работником. Изменение личных данных, таких как фамилия, имя, отчество, место и дата рождения, а также пол, в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ.

Оформление кадровых документов. При смене фамилии документы оформляются по тому же принципу, что и при изменении паспортных реквизитов, с учетом некоторых особенностей.

Личная карточка. Если вы ведете личные карточки, обновите информацию в разделе I «Общие сведения». В графе 1 зачеркните старую фамилию одной чертой и внесите новую. Для примера оформления обратитесь к электронной версии статьи. Не забудьте заверить изменения подписью работника кадровой службы.

Трудовая книжка. Если у работника имеется бумажная трудовая книжка, запишите изменения фамилии на титульном листе. Зачеркните предыдущую запись одной чертой, а затем укажите новую фамилию сверху, снизу или на той же строке, если есть свободное место. Запись должна оставаться читаемой.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки добавьте пояснение, указывая ссылки на документы, подтверждающие изменение фамилии, включая их номера и даты. Если места на внутренней обложке недостаточно, оформите вкладыш в трудовую книжку и сделайте запись на нем.

Текст пояснения должен быть подписан ответственным за ведение трудовых книжек, а также заверен печатью организации или кадровой службы, если таковая имеется.

Уведомление СФР. Чтобы обновить информацию о фамилии сотрудника в его лицевом счете, получите от него письменное заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2 и список подтверждающих документов по форме АДВ-6-1 (согласно п. 2 ст. 8 и п. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 17 Порядка, утвержденного приказом СФР от 30.10.2023 № 2153).

Отчет ЕФС-1 подавать не нужно. Передайте обновленные данные о работнике в течение трех рабочих дней с момента их получения (согласно п. 15 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

СФР обновит данные о фамилии в лицевом счете и отправит вам уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета по форме АДИ-РЕГ с новыми сведениями. Это уведомление следует выдать работнику (приказ СФР от 23.06.2023 № 1199).

Сотрудник также может посетить любое отделение СФР лично, имея при себе заявление и документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета с указанием СНИЛС. В СФР фамилия будет изменена сразу при обращении, работнику выдается новый документ с прежним СНИЛС и новой фамилией. Кроме того, изменения можно внести через МФЦ «Мои документы».

Документы-основания для изменения в трудовой книжке. Вносите изменения в трудовую книжку на основании документов работника из следующего списка (п. 7 Порядка, установленного приказом № 320н):

• паспорт

• свидетельство о рождении

• свидетельство о регистрации брака

• свидетельство о расторжении брака

• свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т.д.

Уведомление ИФНС и прочее. Если фамилию сменил руководитель, известите об этом ФНС по месту регистрации компании (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). В этом случае также потребуется поменять банковскую карточку с подписями.

Если директор также является учредителем, юристы должны внести соответствующие изменения в учредительные документы юридического лица.

Способ № 1. Добавьте в стандартный трудовой договор пункт, обязывающий сотрудника уведомлять работодателя о смене Ф. И. О., паспорта, места жительства и других личных данных, а также укажите сроки для таких уведомлений. Это также рекомендуется Рострудом.

Способ № 2. Закрепите в локальном нормативном акте, например, в руководстве по работе с персональными данными или в Правилах внутреннего трудового распорядка, обязанность сотрудников уведомлять об изменении их персональных данных в установленный срок.

• заполнение личной карточки по форме Т-2, если она продолжает вестись;

• заполнение пункта 11 формы № 10, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700, для ведения воинского учета;

• направление документов работнику, например, трудовой книжки в случае увольнения, если он не может получить ее лично;

• обеспечение региональных гарантий, если они предусмотрены в области, где сотрудник исполняет свои обязанности;

• принятие решения об увольнении дистанционного работника в случае, если новое место жительства увеличивает расходы компании.

По этой причине сотрудник обязан уведомить работодателя об изменении своего адреса (письмо Минтруда от 15.10.2024 № 14-6/ООГ-5994).

При смене постоянной регистрации действуйте аналогично ситуации с заменой паспорта, учитывая некоторые особенности.

Личная карточка. Зафиксируйте изменения в пункте 12 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника, если вы продолжаете вести ее. Если место в этом пункте отсутствует, внесите данные в раздел X «Дополнительные сведения» (Указания, утвержденные постановлением № 1).

Воинский учет и уведомление военкомата. Если сотрудник является военнообязанным, внесите актуальные данные о новом адресе в пункт 11 карточки воинского учета по форме № 10 и в течение пяти дней после получения изменений направьте уведомление в военкомат.

Документы при смене фамилии. Кадровик может опираться как на паспорт, так и на свидетельство о браке. Если обновленные данные содержатся в одном документе, укажите только его. Например, если в паспорте сделана отметка о регистрации брака, она может служить основанием для внесения изменений в трудовую книжку (п. 7 Порядка, утвержденного приказом № 320н).

Свидетельство о браке также выдается на основе записи акта о заключении брака, и является вторичным документом. Кадровик может также использовать копию записи акта о заключении брака, оформленную должным образом (п. 1 ст. 29 и ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).

Следуйте этим простым рекомендациям и сможете защитить свою компанию от штрафов и нарушений.