Заявление на увольнение в электронном виде. Что нужно знать бухгалтеру?

В условиях цифровизации важно адаптировать кадровые процессы к новым реалиям. Роструд в своём письме от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1 разъяснил, что теперь работники могут подавать заявления об увольнении по собственному желанию в электронной форме.  Это нововведение значительно упрощает работу для работодателей и бухгалтеров, задействованных в кадровом электронном документообороте. Давайте подробно рассмотрим, как это работает и на что стоит обратить внимание.

Курс “Бухгалтерский электронный документооборот” поможет не только разобраться в теории, но и на практике освоить навыки работы с бухгалтерским электронным документооборотом.

Содержание:

1. Внедрение электронного документооборота
2. Заявление об увольнении: допустимые виды подписей
3. Подача заявления в электронном формате
4. Рекомендации для бухгалтеров

Электронный документооборот представляет собой процесс работы с документами в цифровом формате на основе специализированных информационных технологий. 

В соответствии со статьёй 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель вправе внедрить такую систему, опираясь на локальный нормативный акт. При его разработке учитывается мнение профсоюза, и документ должен включать:

• Характеристику информационной системы, задействованной в процессе документооборота.

• Список документов, которые возможно оформить в электронном формате.

• Категории работников, которые будут охвачены этой системой.

Таким образом, переход к электронному документообороту требует внимательной подготовки со стороны работодателя и согласования с коллективом.

Согласно части 4 статьи 22.3 ТК РФ, для подписания заявления об увольнении через информационную систему могут быть использованы такие виды электронной подписи:

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — наиболее надёжный вариант подписи.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — допустима при условии, что порядок её проверки определён соглашением сторон.

3. УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства.

Важно помнить, что заявление должно быть подписано в системе, утверждённой локальным нормативным актом работодателя.

Для того чтобы заявление об увольнении, поданное в электронной форме, обладало юридической силой, необходимо выполнить следующие условия:

• Документ должен быть включён в перечень электронных документов, который утверждён работодателем.

• Сотрудник должен относиться к категории работников, для которых предусмотрен электронный документооборот.

Если одно из этих условий не выполняется, необходимо подавать заявление в бумажном виде.

Хотите научиться эффективно работать с бухгалтерскими документами, используя современные технологии? Курс “Бухгалтерский электронный документооборот” разработан специально для начинающих бухгалтеров и предпринимателей, которые хотят углубить свои знания в области цифрового документооборота. 

1. Проверяйте локальные документы. Убедитесь, что у вас в компании есть утверждённый перечень электронных документов и определены категории сотрудников, для которых доступен электронный документооборот.

2. Обучайте сотрудников. Объясните работникам, как пользоваться системой и какие требования касаются электронной подписи.

3. Следите за изменениями в законодательстве. Сфера электронного документооборота быстро меняется, так что важно быть в курсе новых норм.

Переход на электронный документооборот облегчает работу бухгалтеров, снижает количество бумажной работы и ускоряет кадровые процедуры. Однако для успешного внедрения необходимо правильно настроить системы, обучить сотрудников и соблюдать законодательные нормы.

Профессиональный совет: В настоящий момент ЭДО используется многими компаниями, и в ближайшем будущем все организации должны будут применять электронный документооборот в обязательном порядке. Работодатели уже сегодня ищут бухгалтеров, которые владеют необходимыми навыками. На курсе «Бухгалтерский электронный документооборот» вы сможете разобраться в многообразии инструментов для работы с документами в электронном виде и выбрать для работы именно те, что подходят вам и вашей организации. На курсе вы научитесь: настраивать обмен с контрагентами с помощью ЭЦП для электронного обмена первичными документами  пользоваться сервисами для электронной сдачи отчетности и передавать сведения по больничным листам, трудовым книжкам, сверкам по налогам и сборам, ответов на требования ФНС и Фондов подключаться и отправлять отчеты в системы учета маркированных товаров, алкогольной продукции и других подконтрольных товаров настраивать онлайн кассы и следить за продажами Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа      Получить доступ