Ежегодный оплачиваемый отпуск в 2026 году: виды, порядок оформления и частые ошибки кадровика

Об авторе: Паничкина Елена Александровна — руководитель кадровой службы, 17 лет опыта, преподаватель Образовательного центра РУНО

Представьте: сотрудник уходит в отпуск 10 июня. Отпускные вы выплачиваете 8 июня — за два дня. Приходит проверка ГИТ, смотрит дату выплаты и дату начала отпуска. По ТК РФ оплата должна поступить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Итог — протокол по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и штраф на организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Это не редкость — большинство нарушений при работе с отпусками возникают не от незнания закону, а от невнимания к деталям: не тот срок, не та формулировка, пропущенное уведомление. В этой статье разберём, как всё сделать правильно с первого раза.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Что важно знать об отпусках в 2026 году
2. Сколько дней отпуска положено разным категориям работников и за что можно добавить дни
3. Как составить и утвердить график отпусков — сроки и форма
4. Какие документы нужно оформить и в какой последовательности
5. Как правильно рассчитать отпускные — формула по ст. 139 ТК РФ
6. Что делать, если работник заболел в отпуске, просит перенести или отозвать
7. Когда можно заменить отпуск деньгами, а когда нельзя

В 2026 году кардинальных изменений в порядке предоставления отпусков нет, но есть нюансы, которые кадровики нередко упускают:

• работающим инвалидам положен отпуск не менее 30 календарных дней (было 28) — ФЗ от 08.08.2024 № 268-ФЗ, ст. 115 ТК РФ;
• ст. 128 ТК РФ дополнена: родственники военнослужащих и контрактников, погибших при исполнении обязанностей, теперь имеют право на до 14 к.д. отпуска за свой счёт — ФЗ от 07.04.2025 № 64-ФЗ;
• ГИТ усилила проверки графиков отпусков: основные нарушения — несоблюдение срока утверждения графика (за 2 недели до нового года) и отсутствие уведомления работника о дате начала отпуска.

Прежде чем оформлять отпуск, нужно понять, сколько дней положено конкретному работнику. Их может быть больше, чем стандартные 28.

Основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ):

• 28 календарных дней — для большинства работников;
• не менее 30 календарных дней — для работающих инвалидов (с 08.08.2024);
• более 28 дней — для педагогов, прокуроров, судей и других категорий по федеральным законам.

Дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116–119 ТК РФ):

• За вредные или опасные условия труда (классы 2, 3, 4 по СОУТ) — не менее 7 к.д. (ст. 117 ТК РФ);
• За ненормированный рабочий день — не менее 3 к.д. (ст. 119 ТК РФ);
• За работу в районах Крайнего Севера — 24 к.д., в приравненных местностях — 16 к.д. (ст. 321 ТК РФ);
• За особый характер работы — перечень устанавливает Правительство РФ (ст. 118 ТК РФ);
• По инициативе работодателя — любое количество дней, прописанных в коллективном договоре или ЛНА.

Важно! 

Дополнительные дни суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). Праздничные нерабочие дни, попавшие на отпуск, в счёт не идут.

Практический пример

Ситуация: Светлана работает с ненормированным рабочим днём и числится в должности с вредными условиями (класс 3.1 по СОУТ).

Что делаем: Светлане положено: 28 к.д. основного + 7 к.д. за вредность + 3 к.д. за ненормированный режим = 38 к.д. суммарно. Праздники, попавшие на этот период, отпуск продлевают.

Распространённая ошибка
Ошибка: Считают дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день только для работников, которые реально перерабатывали — и не дают тем, кто формально в ненормированном режиме, но уходил вовремя.

Последствия: Ненормированный рабочий день — это режим, а не факт переработки. Право на доп. отпуск не зависит от количества отработанных сверх нормы часов (ст. 119 ТК РФ).

Как правильно: Если должность включена в перечень ненормированных (из ПВТР или коллективного договора) — доп. отпуск положен всегда.


График отпусков — это не рекомендация, а обязательный документ. Его отсутствие уже является нарушением трудового законодательства.

Основные правила (ст. 123 ТК РФ):

• Утверждается ежегодно, не позднее чем за две недели до начала нового календарного года — то есть не позже 17 декабря текущего года;
• Обязателен для работодателя и работника;
• При наличии профсоюза — составляется с учётом его мнения;
• Работника нужно уведомить о начале его отпуска под подпись — не позднее чем за две недели до даты начала.

Кто имеет право выбирать время отпуска без привязки к графику:

• Беременные женщины — перед или после декрета (ст. 260 ТК РФ);
• Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• Мужья — во время декрета жены (ст. 123 ТК РФ);
• Ветераны, Герои труда и другие льготные категории по федеральным законам;
• Многодетные с тремя и более детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Важно! 

Если вы не уведомили работника о дате начала отпуска за 2 недели или не выплатили отпускные за 3 дня до начала — работник вправе потребовать перенос отпуска на удобный ему срок (ст. 124 ТК РФ). И суды встают на сторону работников.

Практический пример

Ситуация: В компании составили график отпусков и утвердили его 25 декабря — то есть за неделю до нового года.

Что делаем: Срок нарушен: ст. 123 ТК РФ требует утверждения не позднее чем за две недели до начала года — крайний срок 17 декабря. При проверке — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: от 1 000 до 5 000 руб. для должностного лица, от 30 000 до 50 000 руб. для организации.

Отпуск оформляется кратким, но обязательным набором документов. Каждый из них закрывает свою функцию.

Заявление работника: обязательно только в том случае, если работник уходит не по графику или просит перенос. Если отпуск по графику — достаточно уведомления от работодателя.

Уведомление о начале отпуска: подписывается работником. Вы должны вручить его не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Без подписи работника — формально вы не уведомили.

Приказ о предоставлении отпуска: унифицированная форма Т-6 (или Т-6а — для нескольких работников) или собственная форма работодателя. Подписывается руководителем, работник знакомится под подпись.

Записка-расчёт (форма Т-60): используется для расчёта отпускных. Бухгалтерия на её основании начисляет выплату.

График отпусков (Т-7): в нём делается отметка о фактически использованном отпуске — с указанием реальных дат.

Распространённая ошибка

Ошибка: Требуют заявление на отпуск у всех сотрудников без исключения, даже когда отпуск строго по графику.

Последствия: Лишняя бумага не нарушает закон, но создаёт ложное ощущение «защищённости» — и не заменяет уведомление.

Как правильно: Если отпуск по графику — выдайте работнику уведомление под подпись за 2 недели. Заявление нужно только при переносе, авансовом отпуске или отпуске вне графика.

Отпускные рассчитываются по ст. 139 ТК РФ и Положению об исчислении средней заработной платы (ПП РФ от 24.12.2007 № 922).

Формула:

Средний дневной заработок = Сумма выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество к.д. отпуска

Срок выплаты:

Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если три дня истекают в выходной — платим раньше.

Что включается в расчёт:

• Оклад, тарифная ставка, фактически начисленная зарплата;
• Ежемесячные премии (если входят в систему оплаты труда);
• Квартальные и годовые премии — включаются.

Что НЕ включается:

• Выплаты за периоды, когда работник не работал: больничные, отпускные, командировочные (считаются по среднему);
• Разовые материальные помощи, единовременные премии «к праздникам»;
• Компенсации (за проезд, питание, связь).

Важно! 
Если выплатить отпускные позже чем за 3 дня до начала отпуска — это нарушение ст. 136 ТК РФ. Штраф: от 30 000 до 50 000 руб. для организации (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Повторно — от 50 000 до 100 000 руб.

Практический пример

Ситуация: Менеджер Иван уходит в отпуск 12 июня (четверг). Бухгалтер планирует выплатить отпускные 9 июня (понедельник).

Что делаем: Три календарных дня до 12 июня — это 9, 10, 11 июня. Выплатить нужно не позднее 9 июня (понедельник). Если 9 июня — рабочий день, всё верно. Если работодатель платит 10 июня — нарушение: прошёл только 2 дня, а не 3.

Распространённая ошибка
Ошибка: В расчёт включают командировочные выплаты (суточные и средний заработок за командировку).

Последствия: Расчётная база занижается или завышается, потому что в командировке работник не получал оклад напрямую.

Как правильно: Периоды командировок и суммы среднего заработка в них из расчёта исключаются (п. 5 Положения № 922).

Жизнь вносит коррективы: работник заболел в отпуске, его срочно вызвали из отпуска, или просто хочет перенести на другой месяц. Закон всё это регулирует.

Продление отпуска (ст. 124 ТК РФ):

Если работник заболел в период отпуска и оформил больничный — отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности. Работник сам решает: продлить сейчас или взять пропущенные дни потом в удобное время.

Перенос отпуска:

• По инициативе работника: если его не уведомили за 2 недели или не выплатили отпускные вовремя — он вправе требовать перенос (ст. 124 ТК РФ);
• По инициативе работодателя: допустим в исключительных случаях с согласия работника — но не дольше чем на год (ст. 124 ТК РФ);
• Запрещено не давать отпуск два года подряд.

Отзыв из отпуска (ст. 125 ТК РФ):

Только с письменного согласия работника. Нельзя отозвать: беременных женщин, несовершеннолетних, работников с вредными или опасными условиях труда. Неиспользованная часть добавляется к следующему отпуску или берётся в удобное время.

Важно! 

Если работник не дал согласие на отзыв — он обязан остаться в отпуске. Приказ об отзыве без согласия работника суд признает незаконным, а отсутствие в эти дни не будет прогулом.

Практический пример

Ситуация: Директор попросил менеджера Алексея вернуться из отпуска — срочный проект. Алексей согласился и вышел на работу.

Что делаем: Оформляем приказ об отзыве с подписью Алексея — его письменным согласием. Оставшиеся дни фиксируем: Алексей выбирает — дозаберёт в этом году или добавит к отпуску за следующий год. Авансом уже выплаченные отпускные за неиспользованные дни — либо засчитываются в зарплату, либо пересчитываются.

Иногда работники просят заменить часть отпуска деньгами или накопили отпуска за несколько лет. Разберём, что допустимо.

Замена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ):

• Разрешена только для части отпуска, превышающей 28 календарных дней, то есть дополнительные дни можно заменить деньгами;
• По письменному заявлению работника;
• Нельзя: беременным женщинам, работникам до 18 лет, работникам с вредными условиями (за вредность).

Компенсация при увольнении (ст. 127 ТК РФ):

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска — без каких-либо ограничений.

Срока давности нет: если человек работал 5 лет и не брал отпуск — компенсируем все 140 дней.

Рассчитывается по той же формуле: средний дневной заработок × количество неиспользованных дней.

Важно! 

Не выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении — это нарушение ст. 127 ТК РФ. Штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: 30 000–50 000 руб. для организации. Плюс — работник может взыскать компенсацию через суд с процентами по ст. 236 ТК РФ.

Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ)

Это отпуск по соглашению сторон: работник просит — работодатель решает. Но есть категории, которым работодатель отказать не вправе.

Работодатель обязан предоставить отпуск за свой счёт:

• Работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в год;
• Работающим инвалидам — до 60 календарных дней в год;
• Работнику при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней;
• Родственникам военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей (ФЗ от 07.04.2025 № 64-ФЗ) — до 14 календарных дней.

Важно! 
Отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 календарных дней в рабочем году не включаются в стаж для расчёта очередного отпуска (ст. 121 ТК РФ). Это важно при расчёте рабочего года и количества дней накопленного отпуска.