Но именно такой «полный комплект на всякий случай» может стать проблемой при проверке персональных данных.
Закон требует не собирать максимум сведений о сотруднике, а обрабатывать только тот объем данных, который действительно нужен для конкретной законной цели. Статья 65 ТК РФ, например, требует предъявить паспорт при приеме, но сама по себе не обязывает работодателя хранить его копию. А Закон № 152-ФЗ прямо запрещает избыточную обработку персональных данных.
Поэтому главный вопрос кадровика — не «подписал ли работник согласие на копию?», а «зачем именно эта копия хранится и нужен ли для этой цели весь документ».
1Обязательно ли работодателю вести личное дело работника
Поэтому фраза «этот документ должен лежать в личном деле» сама по себе еще ничего не объясняет. Сначала нужно определить, зачем работодателю эти сведения и существует ли законное основание для их обработки.
То же касается личной карточки Т-2: для большинства работодателей ее обязательное ведение отменено. Работодатель вправе использовать собственную систему кадрового учета.
2Почему копии документов — это обработка персональных данных
Ключевое слово — «предъявляет». Требование снимать копии, как и обязанность их хранить, трудовым законодательством не установлено. При этом паспорт содержит персональные данные, а хранение копии подпадает под понятие обработки персональных данных по статье 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Обратите внимание: Если нужно проверить не только личные дела, а всю систему персональных данных работодателя — ЛНА, согласия, доступ, хранение и уничтожение — используйте статью РУНО «Персональные данные работников в 2026 году: какие документы должны быть у работодателя».
3Главное правило: персональные данные не должны быть избыточными
При определении объёма и содержания обрабатываемых данных работодатель руководствуется Конституцией, Трудовым кодексом и федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ). А содержание и объём данных должны соответствовать заявленным целям обработки: обрабатываемые данные не должны быть избыточными по отношению к целям (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
На практике это означает: даже если работодателю нужна часть сведений из документа, это еще не означает, что ему нужен весь документ целиком и на весь срок работы сотрудника.
Например, для кадрового оформления могут понадобиться реквизиты паспорта или диплома. Но цель нужно сопоставлять именно с объемом сохраняемых данных.
Важно! Само по себе наличие у работодателя копий документов работника может свидетельствовать об избыточности обрабатываемых персональных данных. Согласие работника эту проблему не решает: избыточность оценивается по цели, а не по факту согласия.
4Какие копии документов особенно рискованно хранить в личном деле
- Копии паспорта. Сведения, необходимые для кадрового учёта, переносятся в личную карточку и трудовой договор, копия для этого не нужна.
- Копии свидетельств о рождении детей, если работник не претендует на льготы и гарантии, для которых эти сведения требуются.
- Копии документов, не входящих в перечень статьи 65 ТК РФ и не связанных с трудовой функцией.
- Медицинские документы, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.
При этом нельзя исходить из правила «копии вообще никогда хранить нельзя». Для каждой копии нужно проверить конкретную цель и правовое основание. Если закон или кадровая процедура действительно требуют определенных сведений, работодатель вправе их обрабатывать — но только в необходимом для этой цели объеме.
|
Проверьте документы до того, как лишние данные обнаружат на проверке
На курсе РУНО «Аудит кадровых документов в организации» вы учитесь проверять трудовые договоры, ЛНА, персональные данные и другие рискованные участки кадрового учета.
Можно начать с пробных уроков и посмотреть, как кадровый аудитор ищет нарушения в реальных документах.
Открыть бесплатные уроки по кадровому аудиту
|
5Когда документ действительно нужен работодателю
- трудовой договор и дополнительные соглашения;
- приказы по личному составу;
- заявления работника;
- личная карточка, если работодатель ведёт её для кадрового учёта;
- согласие на обработку персональных данных;
- документы, подтверждающие право на льготы, если работник ими пользуется.
Внимание! Хотите быстро понять, ограничивается ли проблема личными делами? Используйте статью РУНО «Как быстро понять, есть ли грубые ошибки в кадровом учете» — в ней собраны контрольные точки для экспресс-проверки кадрового участка.
6Какие штрафы грозят за нарушения с персональными данными
Повторное совершение того же нарушения обойдётся дороже: должностным лицам — от 100 000 до 200 000 рублей, организациям — от 300 000 до 500 000 рублей (ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ). Индивидуальные предприниматели при повторном нарушении отвечают как юридические лица.
Важно! Отдельный состав — обработка без письменного согласия там, где оно обязательно, либо с нарушением требований к составу сведений в согласии (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Проверьте формы согласий: в них должны быть все реквизиты, установленные Законом № 152-ФЗ.
|
Если в одной папке нашлись лишние копии — стоит проверить и остальные кадровые документы
Курс РУНО «Аудит кадровых документов в организации» подойдет действующему кадровику, который хочет самостоятельно находить накопленные ошибки в договорах, ЛНА, персональных данных и процедурах увольнения.
После обучения вы сможете проводить внутреннюю ревизию кадрового учета и исправлять слабые места до проверки ГИТ или другого контролирующего органа.
Посмотреть программу профессионального кадрового аудита
|
