График отпусков на 2026 год: пошаговая инструкция по составлению с учетом новых рисков

Когда любая неточность ставит под удар и сотрудников, и компанию, а времени на поиск решений не хватает, дистанционный курс центра РУНО «Отчетность по зарплате и кадрам» становится ключом к порядку. Он дает необходимые знания, чтобы восполнить пробелы, избежать споров с контролирующими органами и всегда сдавать документы вовремя и без ошибок.

Содержание:

1. Правовые основы и сроки составления графика
2. Подготовительный этап: сбор информации и определение отпускных прав
3. Особые категории работников: кого включать в график обязательно, а кого нет
4. Формирование и утверждение графика: учет пожеланий и производственной необходимости

График отпусков является обязательным документом как для работодателя, так и для работника. Его отсутствие или нарушение утвержденного графика может привести к административной ответственности. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря 2025 года.

Особенностью составления графика на 2026 год является необходимость включения в него неиспользованных дней отпуска за предыдущие годы. Это связано с прямой нормой ТК, запрещающей не предоставлять оплачиваемый отпуск два года подряд, и с риском признания таких дней «сгоревшими» в судебном порядке. Работодателю следует предлагать сотрудникам запланировать эти дни.

Первым шагом является определение отпускного стажа и продолжительности отпуска для каждого сотрудника. Базовая продолжительность составляет 28 календарных дней, но для отдельных категорий установлены удлиненные отпуска. Например, 30 дней для инвалидов, 31 день для несовершеннолетних, от 42 до 56 дней для педагогов и лиц, работающих с химическим оружием.

Затем необходимо собрать данные о количестве неиспользованных дней отдыха за 2025 и более ранние периоды. Эту информацию нужно довести до сведения работников, предложив им включить эти дни в план на 2026 год. Целесообразно направить сотрудникам опросные листы с указанием их «отпускного баланса» и установить четкий срок для подачи пожеланий.

Важно учитывать производственный календарь. В 2026 году наиболее выгодным для сотрудников с точки зрения заработка месяцем является июль (23 рабочих дня). Наименее выгодным — январь (всего 15 рабочих дней).

Важно знать!  Особого внимания заслуживает май, где между праздничными блоками (1-3 и 9-11 мая) образуется полная рабочая неделя. Многие сотрудники, особенно владельцы дачных участков, могут изъявить желание взять отпуск именно в этот период.

В график отпусков включаются все сотрудники, состоящие в штате на момент его составления, включая тех, чей договор планируется расторгнуть в будущем году. Исключение составляют только работники, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до шести месяцев.

Обязательному включению подлежат:

• внутренние и внешние совместители. Для внутренних совместителей отпуск по совмещаемой должности планируется на тот же период, что и по основной;
• сотрудницы, планирующие уйти в отпуск по беременности и родам в 2026 году;
• работники, находящиеся на длительном больничном или в отпуске за свой счет;
• сотрудники в отпуске по уходу за ребенком, если этот отпуск заканчивается в 2026 году.

Не включаются в график:

• работники, которые будут находиться в отпуске по уходу за ребенком весь 2026 год;
• работники по срочным договорам на срок менее шести месяцев.

Решение о включении в график мобилизованных сотрудников, демобилизованных и вновь принятых работников остается на усмотрение работодателя.

Хотите стать экспертом в кадровом делопроизводстве и быть в курсе всех актуальных изменений? Записывайтесь на курсы повышения квалификации в Образовательный центр РУНО. Мы гарантируем практические знания, соответствующие профессиональным стандартам.

При составлении проекта графика в первую очередь учитываются пожелания сотрудников, имеющих льготное право на выбор времени отпуска. К ним относятся несовершеннолетние, инвалиды, супруги военнослужащих, работники, совмещающие работу с обучением, и некоторые другие категории.

Для остальных сотрудников пожелания учитываются, но не являются обязательными для работодателя. Приоритет отдается производственной необходимости. Если пожелания сотрудников не были заявлены в срок или предложенные даты не согласуются с планами подразделения, работодатель вправе самостоятельно определить период отпуска.

График оформляется по типовой форме Т-7 или в свободной форме с обязательным указанием конкретных дат начала и окончания отпуска для каждого работника. После утверждения руководителем организации с графиком необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись не позднее чем за две недели до начала каждого запланированного отпуска. Отказ работника от ознакомления не отменяет его обязанности соблюдать утвержденный график.

Составление графика отпусков на 2026 год требует методичного подхода с учетом не только производственных планов, но и юридических рисков, связанных с переносом отпусков. Ключевыми задачами являются своевременный сбор информации, работа с неиспользованными днями отдыха и корректный учет статуса различных категорий работников.

Правильно составленный и утвержденный график позволит обеспечить бесперебойную работу компании, соблюсти права сотрудников и избежать судебных споров и финансовых потерь.

Профессиональный совет: Чтобы путаница в показателях и нехватка квалификации не ставили руководство в тупик, а сдача сведений по НДФЛ и РСВ перестала быть проблемой, приглашаем на дистанционный курс центра РУНО «Отчетность по зарплате и кадрам». Это источник структурированных знаний, который поможет восполнить пробелы, разобраться в сложных ситуациях и всегда представлять безупречные документы в госорганы. ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: разбираться в новых формах отчетов по зарплате, составе и сроках сдачи вести воинский учет в программе 1С уметь заполнять платежные поручения по ЕНП заполнять уведомления по НДФЛ и взносам расчитывать зарплату, налоги, страховые взносы для разных видов оплаты труда, по общему и льготному тарифах Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа        Получить доступ