Как быстро понять, есть ли грубые ошибки в кадровом учёте

9 августа 2026

Статья подготовлена Образовательным центром РУНО — одним из ведущих центров повышения квалификации бухгалтеров, кадровиков, специалистов ВЭД, логистики и менеджеров маркетплейсов.
Автор материала — Паничкина Елена Александровна, руководитель кадровой службы с опытом работы 18 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Полноценный кадровый аудит занимает недели, и на него редко находится время.

Но чтобы понять, есть ли в учёте критичные пробелы, недели не нужны: большинство дорогих нарушений видно по нескольким контрольным точкам.

Какие документы проверить в первую очередь, где чаще всего находят нарушения и во сколько они обходятся: рассказываем в материале.

Из статьи вы узнаете:
— Принцип экспресс-проверки
— Точка 1: обязательные локальные акты
— Точка 2: трудовые договоры
— Точка 3: сроки отчётности в СФР
— Точка 4: охрана труда и медосмотры
— Точка 5: персональные данные
— Практический пример
— Таблица: что проверить и цена ошибки

ПРИНЦИП ЭКСПРЕСС-ПРОВЕРКИ

Смысл экспресс-проверки — не пересмотреть все документы, а взять по каждому блоку одну-две контрольные точки, где нарушение стоит дороже всего. Если в точке порядок, скорее всего, порядок и в блоке. Если нет — это сигнал разбираться глубже.

Для проверки достаточно выборки: возьмите личные дела трёх-пяти сотрудников, принятых в разное время, и сверьте их по перечню ниже.

ТОЧКА 1: ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ

Проверьте наличие и актуальность документов, которые запрашивают при любой проверке:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
— положение об оплате труда или иной акт о системе оплаты (ст. 135 ТК РФ), включая порядок индексации (ст. 134 ТК РФ);
— график отпусков, утверждённый не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ);
— документы по персональным данным и охране труда.

Важно! Проверяйте не только наличие, но и подписи об ознакомлении. Работников знакомят с локальными актами под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ) — без этого документ не работает.

ТОЧКА 2: ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ

Сверьте три-пять договоров с реальностью: совпадают ли должность со штатным расписанием, режим работы с ПВТР, даты выплаты зарплаты с положением об оплате труда. Расхождения между документами — самая частая находка инспектора.

Отдельно проверьте договоры ГПХ. Уклонение от оформления трудового договора или заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, влечёт штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на организацию — от 50 000 до 100 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

ТОЧКА 3: СРОКИ ОТЧЁТНОСТИ В СФР

Возьмите последние приёмы, переводы и увольнения и сверьте с датами подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1:

— приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
— перевод и заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

За просрочку или недостоверные сведения — финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ) и штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Хотите разбираться в кадровых документах без ошибок?

Курс Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам — для начинающих кадровиков и бухгалтеров-универсалов, ведущих кадровый учет.

Пробные уроки бесплатно

ТОЧКА 4: ОХРАНА ТРУДА И МЕДОСМОТРЫ

Здесь самые дорогие нарушения в пересчёте на одного работника. Проверьте, что все сотрудники прошли обучение по охране труда и обязательные медосмотры, если их должность этого требует.

Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда или без обязательного медосмотра влечёт штраф на должностных лиц от 15 000 до 25 000 рублей, на организацию — от 110 000 до 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Необеспечение средствами индивидуальной защиты — от 130 000 до 150 000 рублей на организацию (ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Важно! Штрафы по охране труда считаются за каждого работника, допущенного с нарушением. При проверке нескольких сотрудников сумма растёт кратно.

ТОЧКА 5: ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

Загляните в личные дела: часто там хранятся копии паспортов, свидетельств о рождении детей, документов об образовании, которые для целей трудовых отношений не требуются.

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, либо несовместимая с целями сбора, влечёт штраф на должностных лиц от 50 000 до 100 000 рублей, на организацию — от 150 000 до 300 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР

Ситуация
Новый кадровик пришёл в компанию на 80 человек. Документы формально есть, предыдущий специалист уволился без передачи дел. Руководитель просит оценить риски за неделю.

Риск
Проверять всё подряд — значит потратить месяц и не успеть к сроку. При этом критичные нарушения могут остаться незамеченными до первой проверки.

Решение
Взять пять личных дел разных лет, пройти по пяти контрольным точкам и зафиксировать расхождения. Результат — короткая таблица: что нарушено, какая норма, какой штраф. С ней можно идти к руководителю за приоритетами и бюджетом.

Проверка
Все обязательные локальные акты на месте и с подписями? Договоры совпадают со штатным расписанием и ПВТР? ЕФС-1 подавалась в срок? Медосмотры и обучение пройдены? В личных делах нет лишних документов?

ТАБЛИЦА: ЧТО ПРОВЕРИТЬ И ЦЕНА ОШИБКИ

Контрольная точка	Что смотрим	Штраф на организацию
Локальные акты	Наличие и подписи об ознакомлении	30 000–50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Договоры ГПХ	Нет ли подмены трудовых отношений	50 000–100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)
ЕФС-1	Сроки подачи подраздела 1.1	500 руб. за работника (ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ)
Медосмотры и обучение	Допуск без обучения или осмотра	110 000–130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ)
Персональные данные	Лишние документы в личных делах	150 000–300 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ)

Экспресс-проверка не заменяет полный аудит, но за один день показывает, где компания рискует больше всего.

Проведите экспресс-проверку кадрового учета за один день

Скачайте рабочую карту РУНО «Экспресс-проверка кадрового учета: 5 контрольных точек».

Эта карта помогает быстро определить зоны риска и понять, куда направить внимание в первую очередь.

Сохраните карту на рабочий стол и используйте при передаче кадровых дел, подготовке к проверке ГИТ или быстрой оценке состояния кадрового учета.

Скачать рабочую карту

Как привести в порядок основной локальный акт, разбираем в статье «Как составить правила внутреннего трудового распорядка».

Научитесь не только находить кадровые ошибки, но и правильно их исправлять

На дипломной программе РУНО «Специалист по кадрам + 1С:ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Уровень 6 Профстандарта» вы научитесь проводить аудит кадровых документов и ЛНА, проверять трудовые договоры, оформлять сложные кадровые ситуации и вести кадровый учёт в 1С:ЗУП.

Результат — сможете самостоятельно контролировать кадровые процессы компании, видеть правовые риски и приводить документы в порядок до проверки ГИТ.

Выйти на уровень специалиста по кадрам