Как правильно перенести отпуск работника. Рекомендации кадровику

Особенности основного оплачиваемого отпуска: 

• Есть возможность разделить отпуск на несколько частей, но одна из частей должна составлять не менее двух недель.

• Нет возможности заменить отпуск денежной компенсацией, за исключением ситуации, когда сотрудник увольняется.

Если у сотрудника имеются уважительные причины, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. В этом разделе рассмотрим причины, по которым перенос отпуска неизбежен, а также случаи, когда в этом можно отказать.

Временная нетрудоспособность. Если сотрудник заболел в отпуске, он имеет право перенести неиспользованную часть на другие даты. Доказательством для переноса является электронный листок нетрудоспособности. Судебные органы указывают, что работодатель обязан перенести отпуск, даже если больничный еще не закрыт.

Пример

Иванов был на длительном больничном, и во время болезни попросил предоставить ему ежегодный отпуск. Работодатель настоял на том, что сначала необходимо закрыть больничный. Иванов обратился в суд и выиграл дело. Судьи подтвердили, что нахождение на больничном является основанием для переноса отпуска на новые даты, определяемые работодателем с учетом предпочтений работника. Трудовое законодательство допускает возможность предоставления ежегодного отпуска во время болезни. Листки временной нетрудоспособности подтверждают состояние здоровья и не могут быть причиной отказа в отпуске (определение Пятого КСОЮ от 23.01.2025 № 88-401/2025).

Выполнение государственных обязанностей. К государственным обязанностям относятся участие в военных сборах, исполнение обязанностей присяжного заседателя, явка в суд и т. д. 

Если работник сообщает, что его вызвали в военкомат для прохождения медобследования во время ежегодного отпуска, отпуск необходимо продлить или перенести (письмо Роструда от 16.01.2025 № ПГ/28050-6-1).

Нарушение сроков выплаты отпускных. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). В случае задержки работник имеет право требовать переноса отпуска (ст. 124 ТК). Работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение сроков, поскольку бухгалтерия ориентируется на приказ об отпуске и табель учета рабочего времени. Чтобы избежать подобной ситуации, передавайте эти документы коллегам заранее (постановление Первого КСОЮ от 17.02.2022 № 16-680/2022).

Когда выплачивать отпускные. Работника нужно уведомить о начале отпуска не позже чем за две недели. В противном случае он сможет отказаться от отпуска в указанные в графике даты и перенести его на другой срок. Если работник решит обратиться в суд, работодателю придется компенсировать ему моральный вред (определение Девятого КСОЮ от 19.09.2024 № 88-8218/2024).

Сотрудник относится к льготной категории. Если работник попадает в льготную категорию, он вправе перенести отпуск, запланированный по графику, на другие даты. Отказать в этом нельзя (ч. 4 ст. 123 ТК). Льготниками считаются работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет. Полный список категорий работников, которым нельзя отказать в переносе отпуска, представлен в таблице "Кому из работников нельзя отказать в переносе отпуска". Вы можете скачать ее в конце статьи.

Предупредите директора, который отказывается подписывать заявление о переносе отпуска сотруднику с льготами, что в случае спора суд, скорее всего, примет сторону работника. В случае решения суда не в пользу работодателя, ему придется компенсировать моральный вред. Если работник успел приобрести путевки, возможно, работодателю будет необходимо возместить причиненные убытки (апелляционное определение Свердловского облсуда от 05.03.2024 по делу № 33-3574/2024).

Присоединение отпуска к декретному. По желанию работника перед отпуском по уходу за ребенком или сразу после него работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 3 ст. 122 ТК). Отказать можно только если сотрудница уже исчерпала все ежегодные отпуска, в том числе за текущий рабочий год, авансом.

Производственная необходимость. Работодатель может попросить работника перенести ежегодный отпуск в связи с производственной необходимостью, если отсутствие сотрудника окажет негативное влияние на работу организации. Однако перенос можно оформить только с письменного согласия работника. В данной ситуации отпуск должен быть использован не позднее чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК).

Личные обстоятельства. Если работник не хочет идти в годовой отпуск по графику по личным причинам, вы не обязаны менять его даты. Суд поддержит работодателя в таком случае. Судьи отмечают, что мнение работников при составлении графиков отпусков учитывается, но не обязательно. Если работник не относится к категории льготников, работодатель не обязан учитывать его желания по поводу конкретных дат отпуска (определение Первого КСОЮ от 23.01.2024 № 88-2601/2024).

Если хотите узнать все тонкости в сфере оплаты труда и кадрового делопроизводства, повысить квалификацию поможет курс от экспертов РУНО “Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3”. После получения новых знаний вы сможете претендовать на увеличение оклада или на продвижение по карьерной лестнице.

В этом разделе вы узнаете, какие документы необходимо подготовить в зависимости от того, кто инициирует перенос отпуска и по каким причинам меняются его даты.

Инициатор переноса отпуска — работник. В любом случае нужно получить от сотрудника заявление о переносе отпуска в письменной форме. Такой подход поддерживается специалистами Роструда (письмо от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1). Рекомендуется также прописать в внутреннем акте срок, в который работники должны подавать заявки на перенос отпуска, чтобы успеть вовремя выплатить отпускные.

Соблюдение графика отпусков является обязательным как для сотрудников, так и для работодателя (ст. 123 ТК). Поэтому вносить изменения в график после определения плановых дат отпуска в одностороннем порядке нельзя (определение Девятого КСОЮ от 11.11.2021 № 88-7856/2021). Исключение могут составлять лишь работники из льготных категорий.

Заявление работник может написать в свободной форме. Важно, чтобы в документе он указал причину переноса, новый период отпуска и поставил свою подпись с расшифровкой. Если перенос связан с такими обстоятельствами, как болезнь работника или выполнение гособязанностей, к заявлению следует приложить подтверждающие документы — больничный лист, повестку и др.

Неиспользованные по причине болезни дни отпуска работник может взять сразу после выздоровления. В этом случае потребуется продлить отпуск. Судебная практика также поддерживает право работодателя продлевать отпуск и предоставлять его сразу после болезни без учета мнения работника (определение Седьмого КСОЮ от 18.02.2025 № 88-1683/2025). Судьи указывают, что именно работодатель устанавливает сроки переноса отпуска с учетом пожеланий работника.

На основании заявления работника издайте приказ о переносе отпуска. Хотя прямой обязанности издавать такой приказ в ТК нет, оформление первичного учетного документа для каждой хозяйственной операции необходимо согласно статье 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Перенос отпуска рассматривается как хозяйственная операция, а приказ — как первичный учетный документ. Без этого документа бухгалтер не имеет права проводить перенос отпуска в программе и начислять отпускные. Укажите в приказе причину переноса, новые даты отпуска и количество дней.

После подписания приказа директором внесите данные о новых датах отпуска в график. В графе 9 «дата предполагаемого отпуска» укажите новые даты, а в графу 7 «фактическая» — периоды, которые сотрудник действительно отгулял (Указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Графу 8 «основание (документ)» дополните реквизитами приказа. Запишите информацию о фактическом отпуске в личную карточку работника, если она ведется. Для этого одной чертой зачеркните старые данные и запишите новые (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете).

Инициатор переноса отпуска — работодатель. Если перенос инициируется работодателем, направьте работнику уведомление с просьбой о согласии или отказе от переноса. Если работник согласился на перенос, составьте соответствующий приказ и внесите изменения в график отпусков. Если используется унифицированная форма графика отпусков № Т-7, уточните записи о новых датах. 

Необходимо предупредить директора, что просто запретить работнику уходить в отпуск по графику на основании производственной необходимости нельзя. Работник вправе обратиться в суд с требованием признать действия работодателя незаконными и взыскать моральный вред. Аргументы работодателя о том, что работник был необходим для выполнения важных задач, суд не примет (определение Третьего КСОЮ от 20.04.2022 по делу № 88-6376/2022).

Работодатель не всегда обязан соглашаться на перенос отпуска, инициированный сотрудником, и имеет право отказать в этом. Причиной для отказа может служить наличие уже утвержденного графика отпусков, с которым работник был заранее ознакомлен под роспись. Как работник, так и работодатель обязаны соблюдать установленный график отпусков.

Перенос дней отдыха может инициироваться как работником, так и руководством компании. Работодатель может отказать в переносе отпуска, если временное отсутствие сотрудника может негативно отразиться на работе организации. В своем письме ГИТ по г. Москве отметила, что трудовое законодательство не определяет понятие "неблагоприятные случаи", которые могут помешать нормальному функционированию организации или индивидуального предпринимателя.

Важно помнить, что, несмотря на сложные ситуации, возникающие на предприятии в период отпусков, ежегодный оплачиваемый отпуск необходимо предоставлять, и это требование сохраняется на протяжении двух лет подряд. Исключение составляют работники в возрасте до 18 лет, а также сотрудники, занятые на вредных и опасных производствах.

Профессиональный совет: Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.  Онлайн-курс "Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления" даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации. ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  составлять локально-нормативные акты, определять состав ЛНА  применять порядок ознакомления работников с ЛНА  разрабатывать ПВТР, проводить аудит, выявлять и исправлять ошибки составлять Положение о защите персональных данных  разрабатывать Должностные инструкции, проводить аудит и применять профстандарты  составлять положение об оплате труда с учетом требований трудового законодательства Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа       Получить доступ