Прием на работу в 2026 году: пошаговый алгоритм для кадровика

Какие документы обязательно запросить
Согласно статье 65 ТК РФ, при приеме на работу новый сотрудник должен предоставить:

Обязательные документы (без них оформить нельзя):

• Паспорт РФ или другой документ, удостоверяющий личность (для иностранцев — загранпаспорт, вид на жительство, разрешение на временное проживание).
• Трудовая книжка (бумажная или сведения о трудовой деятельности — форма СТД-Р или СТД-ПФР).
• СНИЛС (зеленая карточка) или форма АДИ-РЕГ (если зарегистрировался в системе ПФР после 29.09.2019).
• Документы об образовании — если должность требует специальных знаний (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации).
• Документы воинского учета — для военнообязанных (военный билет, приписное свидетельство).
• Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
• Справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

Дополнительные документы (в зависимости от должности):

• Медицинская справка (форма 086/у) — обязательна для несовершеннолетних.

Важно! С 2026 года обязательно запросите у сотрудника согласие на обработку персональных данных. Без этого документа вы не сможете законно вносить его данные в кадровые документы, личную карточку, передавать сведения в СФР и другие госорганы.

Практический пример

Ситуация: Вы принимаете на работу бухгалтера с опытом работы 3 года.

Какие документы запросить

1. Паспорт РФ.
2. СНИЛС или АДИ-РЕГ.
3. Диплом о высшем образовании (экономическое).
4. Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р с предыдущего места работы).
5. Документы воинского учета (если сотрудник — мужчина).
6. Согласие на обработку персональных данных.

Что должен подписать сотрудник до заключения договора

До подписания трудового договора новый сотрудник должен ознакомиться под подпись с локальными нормативными актами (ЛНА) организации:

Обязательные документы:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение о защите персональных данных.
• Положение, устанавливающее систему оплаты труда.
• Положение о системе управления охраной труда.
• Положение о расследовании и учете микротравм.
• Инструкция по охране труда.
• Программа вводного инструктажа по охране труда.
• График отпусков.
• 
  

Дополнительно (в зависимости от специфики):

• Положение о командировках.
• Регламент удаленной работы.
• Инструкция по информационной безопасности.
• Коллективный договор (если есть в организации).

Как оформить ознакомление
Вариант 1: Лист ознакомления. Сотрудник ставит подпись и дату на отдельном листе, который подшивается к каждому ЛНА.
Вариант 2: Журнал ознакомления. Ведется отдельный журнал, где сотрудник расписывается напротив каждого документа.
Вариант 3: Электронное ознакомление. Если используете систему электронного документооборота (СЭД), сотрудник знакомится с документами через личный кабинет.

Важно! Дата ознакомления должна быть раньше или равна дате подписания трудового договора. Если договор подписан 10 марта, а сотрудник ознакомился с ЛНА 12 марта — это нарушение!

Трудовой договор — единственный документ, который подтверждает возникновение трудовых отношений. Договор заключают в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй передается сотруднику.

Обязательные условия договора:

1. Место работы — с указанием конкретного работодателя (наименование юрлица, ИП) и, при необходимости, структурного подразделения, филиала или адреса.
2. Трудовая функция — должность, профессия или вид работы согласно штатному расписанию или квалификационному справочнику ОКПДТР ОК 016-2025.
3. Дата начала работы — день фактического вступления работника в обязанности (для срочных договоров — и срок действия, и причина ограничения).
4. Условия оплаты труда — размер оклада (тарифной ставки), надбавок, премий и периодичность выплат (не реже чем каждые полмесяца) не ниже МРОТ 27 093 рубля.
5. Режим рабочего времени и отдыха — если отличается от общих условий работодателя (например, сменный график, ненормированный рабочий день).
6. Компенсации и гарантии — за работу с особыми условиями труда (вредные, опасные, северные и т. п.).
7. Условия труда на рабочем месте — класс условий труда по результатам специальной оценки.
8. Социальное страхование — обязательное упоминание, что работник подлежит социальному страхованию в соответствии с законодательством.
9. Место и дата заключения договора — фиксируются в тексте как реквизиты документа.

Более подробно о Трудовом договоре: обязательных условиях читайте в нашей статье.

Новые требования 2026 года

МРОТ и зарплата:
С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля. Если оклад сотрудника ниже, необходимо:

1. Внести изменения в штатное расписание.
2. Заключить дополнительное соглашение.
3. Издать приказ о повышении оклада (не обязателен).

Удаленная работа:
Если сотрудник работает дистанционно, обязательно укажите:

• Характер работы (полностью удаленная или смешанная).
• Порядок взаимодействия с работодателем.
• Компенсацию за использование личного оборудования (если есть).

Электронный трудовой договор:
С 2026 года разрешено заключать трудовые договоры в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Практический пример

Ситуация: Принимаете менеджера по продажам с окладом 35 000 рублей.

Что указать в договоре:

• Должность: «Менеджер по продажам» (код по ОКПДТР проверить в новом классификаторе).
• Оклад: 35 000 рублей (выше МРОТ ✅).
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Режим работы: 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Место работы: офис по адресу г. Москва, ул. Примерная, д. 1.

Если оклад был 25 000 рублей:
До 1 января 2026 года это было допустимо, но с новым МРОТ 27 093 рубля нужно повысить оклад минимум до этой суммы!

Как оформить приказ

Приказ о приеме на работу — необязательный документ, но на практике его составляют практически все работодатели. Можно использовать унифицированную форму Т-1 или разработать свою.

Что указать в приказе:

• ФИО сотрудника.
• Должность (согласно штатному расписанию и новому ОКПДТР).
• Подразделение.
• Дата приема на работу.
• Условия приема (основная работа, совместительство).
• Оклад.
• Испытательный срок.

Важно! Сотрудник должен подписать приказ об ознакомлении в течение 3 дней с даты фактического начала работы (по мнению Роструда).

Распространенная ошибка
Ошибка: Приказ подписан позже, чем сотрудник приступил к работе.
Последствия: Если сотрудник получит травму до издания приказа, это создаст проблемы с оформлением несчастного случая и выплатами.
Как правильно: Приказ издают в день подписания трудового договора или раньше, но не позже первого рабочего дня.

Электронные/бумажные трудовые книжки

С 2026 года действуют новые правила ведения трудовых книжек.

Бумажные трудовые книжки:

• Ведите бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались. Отражайте в документе сведения о работнике, приеме на работу, увольнении или переходе на электронную трудовую книжку и др.
• Назначьте лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Выдавайте документ работнику только в установленных законодательством случаях, например при увольнении или переходе на электронную трудовую книжку.
• Работникам, которые впервые поступают на работу, бумажные трудовые книжки не оформляйте.

Электронные трудовые книжки (ЭТК):

• Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В них включается информация о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, увольнении и другая информация, предусмотренная Трудовым кодексом РФ.
• Работник может в любое время перейти с бумажной трудовой книжки на электронную.
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или в МФЦ.

Как оформить запись
Для бумажной трудовой:

1. Внесите запись не позднее 5 рабочих дней с даты приема.
2. Укажите: порядковый номер, дату приема, должность, подразделение, реквизиты приказа.

Для электронной трудовой:

1. Заполните форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием на работу»).
2. Подайте сведения в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

Практический пример
Ситуация: 10 марта 2026 года принимаете на работу Иванова Петра Сергеевича на должность бухгалтера.

Действия:

• Если у сотрудника есть бумажная трудовая:
  — до 15 марта: внесите запись в бумажную трудовую;
  — до 11 марта: подайте ЕФС-1 в СФР с информацией о приеме.
• Если сотрудник впервые устраивается на работу:
  — Бумажную трудовую не оформляете;
  — до 11 марта: подайте ЕФС-1 в СФР с информацией о приеме.

Форма Т-2 или электронная карточка

Ведение личной карточки работника необязательно. Вы можете ее вести для кадрового учета. Форму личной карточки работника утвердите самостоятельно либо используйте унифицированную форму N Т-2, если собственная форма у вас не разработана.

Оформите личную карточку при приеме на работу. Если сведения о работнике изменились, внесите эти данные.
При приеме на работу совместителя отразите в ней, что работник принимается «по совместительству», в остальном заполняйте ее так же, как и на основного работника.

Что указать в карточке:

• Общие сведения (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Данные паспорта.
• Образование.
• Семейное положение.
• Военный учет (для военнообязанных).
• Стаж работы.

Важно! Все данные в личной карточке должны соответствовать сведениям из документов сотрудника. Проверяйте актуальность информации!

Когда нужно уведомлять

Обязательно уведомляйте:

1. СФР — форма ЕФС-1 о приеме на работу не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
2. Миграционную службу (МВД) — о приеме иностранного гражданина в течение 3 рабочих дней.
3. Военкомат — о приеме на работу военнообязанного в течение 5 дней.

Практический пример
Ситуация: 2 апреля 2026 года принимаете на работу:

• Иванова П.С. (гражданин РФ, военнообязанный).
• Украмова А. (гражданин Узбекистана, патент).

Действия:

• Для Иванова П.С.:
  — До 3 апреля: подать ЕФС-1 в СФР.
  — До 7 апреля: уведомить военкомат (5 дней).
• Для Украмова А.:
  — До 3 апреля: подать ЕФС-1 в СФР.
  — До 6 апреля (3 рабочих дня): уведомить МВД о заключении трудового договора.

Распространенная ошибка:
Ошибка: Не уведомили военкомат или подали уведомление с опозданием.
Штраф: От 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо (ст. 21.4 КоАП РФ).

Ошибка: За неподачу уведомления о заключении трудового договора с иностранцем.
Штраф от 400 000 до 1 000 000 руб. (ч. 3, 4, 5 ст. 18.15 КоАП РФ).

Хотите уверенно решать сложные кадровые ситуации? Дипломная программа для тех, кто хочет вырасти в профессии «Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта» Что даст программа: системное понимание кадрового делопроизводства и трудового права; практику по оформлению кадровых документов без типовых ошибок; работу в 1С ЗУП 8.3; понимание, как действовать при нестандартных кадровых кейсах; Диплом. Перейти на курс