Как сделать фильтр в Excel. Разбираем на примере

Если ваша рабочая книга содержит много данных, то могут возникнуть сложности с быстрым поиском нужной информации. В этом случае может помочь функция фильтрования - фильтры можно использовать для сокращения данных на листе, позволяя просматривать только необходимую информацию.

Кстати, в нашем учебном центре “РУНО” есть практический курс Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 1. Базовый, на котором можно узнать всё про фильтрацию данных, их суммирование и множество других способов форматирования информации.

Давайте подробно разберем, как правильно и корректно использовать фильтры в программе Excel.

Содержание

  1. Для чего нужен фильтр
  2. Как установить фильтр
  3. Числовые фильтры

1. Для чего нужен фильтр

Когда приходится работать с большим массивом данных, будь то таблица со списком сотрудников или прайс-лист с перечнем продукции, очень тяжело сориентироваться и отобрать то, что нужно.

Представим, что у нас есть однотабличная база данных в Excel и в ней нужно сделать выборку данных по какому-либо конкретному условию, или нескольким. Проще скажем так: как из большой таблицы быстро и точно извлечь именно то, что нас конкретно интересует. Для этого и существуют фильтры.

Разберем ситуацию на конкретном примере.

2. Как установить фильтр

Допустим, у нас имеется список сотрудников фирмы и мы хотим применить фильтр.
Предположим нам необходимо отобрать только женщин нашего коллектива или инженеров, или же всех мужчин, работающих с 2006 года.

Для начала нужно установить фильтры на шапку нашей таблицы. Для этого выделяем ее, в меню находим закладку Данные, а там кнопку Фильтр.
Нажимаем и видим, что к каждой выделенной нами ячейке прикрепился фильтр.
Теперь мы можем с ним работать. Начнем с простого, отберем только женщин. Ищем поле Пол, нажимаем на фильтре данной ячейки и оставляем галочки только возле буквы «ж», которая соответствует женскому полу в примере. С остальных вариантов галочки снимаем.
Обратите внимание, что список вариантов формируется из всех имеющихся данных в конкретном столбце. Т.е. если бы мы полностью прописали «мужчина» и «женщина», то именно так бы и выглядел список в фильтре. Итог нашей выборки – остались только женщины.
Стоит обратить внимание, что на той ячейке, где был задействован фильтр, значок фильтра изменил свой вид.

Это сигнализирует о том, что здесь выполнена фильтрация, и на самом деле сейчас перед нами не вся имеющаяся таблица. Для возвращения всего в первоначальный вид – зайдите снова в фильтр столбца с полом и поставьте галочку напротив «Выделить все».

С тем, чтобы найти всех инженеров – та же ситуация. Нужно зайти в фильтр ячейки “Должность” и выбрать только инженеров. Но это точные совпадения.
Важно!

Чтобы фильтрация работала правильно, в вашем документе должна быть строка заголовка, которая используется для идентификации имени каждого столбца.

В нашем примере рабочая книга организована в виде различных столбцов, обозначенных ячейками заголовка в строке 1.

В Microsoft Excel есть еще много полезных функций, которые помогут быстро и точно сформировать необходимую отчетность, без лишних временных затрат.

Освоив курс Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 1. Базовый, вы приобретете основные навыки для уверенной работы в Excel, получите эффективный и точный анализ своих данных.

3. Числовые фильтры

А что, если нужно найти не конкретное значение, а, например, всех, у кого оклад больше 20 000. Если выбирать из списка вариантов как в предыдущем примере получится долго и может быть далеко не точно, поскольку придется перебирать варианты в фильтре вручную.

Для таких задач и используется функция “Числовые фильтры”. Они находятся там же, где и обычные. В них можно задать равенство, соотношение и даже рейтинг по цифровым данным.

Как узнать больше

Безусловно, прочтение одной или нескольких статей о работе в программе Excel не может дать достаточное количество знаний.

Для того, чтобы научиться уверенно работать в Excel, сразу получить исчерпывающую и полноценную информацию о самых важных функциях программы, вы можете выбрать один из дистанционных курсов образовательного центра “РУНО”.

Пройдя курс Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 1. Базовый вы сможете:
  • правильно вводить данные, использовать автозаполнение ячеек
  • осуществлять вычисления по формулам
  • строить диаграммы для наглядного представления табличных данных
Пройдите пробный урок на нашем сайте.
Смотреть бесплатно   Учебная программа

Если нам нужно оставить только людей, у которых оклад больше 20 000, то в фильтре ячейки “Оклад” выбираем числовой фильтр, далее больше или равно и в высвечивающемся окне ставим 20 000.
Как видно, здесь можно установить два условия и соотношение между ними (И, ИЛИ). Нажимаем на ОК. Результат получаем быстро и абсолютно достоверно.
Чтобы убрать этот фильтр, да и любой другой, нужно зайти в ячейку, где работает фильтр и нажать «Снять фильтрацию с ...».



По завершении дистанционного видеокурса Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 1. Базовый вы сможете:

  • правильно вводить данные, использовать автозаполнение ячеек
  • осуществлять вычисления по формулам
  • строить диаграммы для наглядного представления табличных данных
Смотреть бесплатно   Учебная программа

СМОТРИТЕ ВИДЕОУРОКИ ПО ТЕМЕ:

<

КАТАЛОГ КУРСОВ ПО EXCEL

Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 1+2. Профессионал
Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 2. Расширенные возможности
Microsoft Excel 2016/2019. Анализ и прогнозирование данных. Уровень 3. Эксперт
Программа курса в pdf
Попробуйте БЕСПЛАТНО
Получить пробный доступ

Похожие материалы