Машиночитаемые доверенности: что изменилось с 1 сентября 2024 года

С 1 сентября 2024 года в России вступают в силу новые правила работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД), которые значительно повлияют на бизнес-процессы большинства компаний и ИП. Эти изменения направлены на усиление контроля за электронным документооборотом и защиту от мошенничества. В частности, теперь представители организаций и ИП не смогут подписывать электронные документы без наличия МЧД. В этой статье разберем, что это означает для бизнеса, как правильно подготовиться к новым правилам и какие боли могут возникнуть у бухгалтеров и руководителей.

Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это цифровой аналог классической доверенности в бумажном формате, но в виде электронного документа. Она позволяет подтверждать полномочия представителя компании при подписании электронных документов от имени организации. В отличие от бумажной доверенности, МЧД проще в управлении и хранении, а также защищена от подделки и фальсификации.

Кто обязан применять МЧД? Все организации и ИП, у которых сотрудники подписывают электронные документы, начиная с 1 сентября 2024 года, должны будут использовать МЧД. Например, это касается бухгалтеров, менеджеров по продажам и других сотрудников, которые ведут дела компании с контрагентами или государственными органами.

Какие сертификаты электронной подписи перестанут действовать? С 1 сентября 2024 года сертификаты электронной подписи (ЭЦП) сотрудников с данными о компании или ИП перестанут действовать, даже если срок их действия еще не истек. Это касается сертификатов, которые были выданы сотрудникам компаний и ИП для подписания документов. Представители смогут подписывать документы только личной квалифицированной электронной подписью (КЭП), связанной с МЧД.

Основные шаги для подготовки к работе с МЧД

1. Проверка подписей руководителя и представителей. Для перехода на МЧД необходимо убедиться, что у руководителя компании или ИП есть квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а у сотрудников — личные КЭП. Эти сертификаты можно проверить в распределенном реестре ФНС или других системах.

2. Утверждение порядка работы с МЧД. Для эффективного использования МЧД нужно разработать правила, которые будут регламентировать порядок оформления доверенностей. Важно определить:

• Какие сотрудники оформляют МЧД;

• Кто будет определять полномочия;

• Учет и контроль выдачи доверенностей;

• Сроки действия доверенностей и порядок их продления.

3. Информирование сотрудников и контрагентов. Каждого сотрудника, который будет работать с МЧД, нужно ознакомить с правилами работы с этими доверенностями. Это касается и контрагентов, так как им потребуется знать, как будет происходить передача электронных документов с МЧД.

4. Оформление соглашений об обработке персональных данных. Поскольку МЧД содержит персональные данные, необходимо оформить соглашения на обработку и хранение этих данных с сотрудниками, которые будут работать с доверенностями.

Многие бухгалтеры и руководители уже привыкли работать с классической электронной подписью, где достаточно было одного сертификата для подписания всех документов от имени компании. Теперь же система усложняется. 

Как избежать проблем с МЧД?

1. Использовать официальные сервисы ФНС и ЭДО.
Для регистрации МЧД лучше всего использовать сервисы, аккредитованные ФНС и операторами электронного документооборота. Эти сервисы обеспечивают автоматическую проверку корректности доверенностей и их регистрацию в реестре.

2. Контролировать обновления законодательства.
Законы и требования к МЧД будут меняться, поэтому важно регулярно отслеживать новости от ФНС и Минцифры, чтобы не допустить ошибок в работе с доверенностями.

3. Закрепить порядок работы с МЧД в локальных актах компании.
Создание четкого регламента поможет избежать недоразумений и снизит риски, связанные с неправильным оформлением документов. Также это поможет сэкономить время при обучении новых сотрудников.

Переход на машиночитаемые доверенности с 1 сентября 2024 года — это важный шаг для всех компаний и ИП, работающих с электронными документами. 

Чтобы успешно адаптироваться к этим и другим изменениям в бухучете приглашаем вас на наш курс "Бухучет и налогообложение для начинающих + 1С 8.3. Практикум", где вы получите все необходимые знания и практические советы.