Отпуск авансом. Тонкости оформления, выплаты и удержания - инструкция для бухгалтера

Ситуация, когда сотрудники уходят с работы до завершения рабочего года, за который им уже предоставлен отпуск, встречается довольно часто.  Трудовой кодекс позволяет удерживать лишние выплаты из зарплаты, но это не всегда возможно. В статье мы подробно рассматриваем, как оформлять такой отпуск, в каких случаях можно удерживать отпускные, какие налоговые последствия могут возникнуть и как правильно отразить пересчет в бухгалтерском учете.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание: 

Содержание:

1. Что такое отпуск авансом по закону
2. Как оформить отпуск авансом
3. Как выплачивать отпускные
4. Как удержать лишние отпускные при увольнении
5. Кому положен отпуск вне графика отпусков
6. Как вернуть деньги за неиспользованный отпуск

Отпуск авансом — это отпуск, который работник может взять до того, как он будет полностью отработан. Например, в 2025 году сотрудник может воспользоваться частью отпуска, который у него накопится в 2026 году. Это определено в статье 122 Трудового кодекса РФ.

Такой отпуск можно взять только из ежегодного отпуска. Нельзя получить авансом отпуск за свой счет, учебный или по беременности. Эти виды отпусков предоставляются только при наличии соответствующих оснований и документов.

Отпуск авансом должен соблюдаться в соответствии с нормами статьи 125 ТК РФ. Его можно делить на части, однако одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Отпуск авансом не является обязательным и работодатель может отказать в его предоставлении. Однако есть определенные категории работников, которым отказать нельзя:

• беременные сотрудники и их супруги, которые берут отпуск по уходу за ребенком (ст. 122 ТК РФ);

• родственники, ухаживающие за ребенком вместо матери (ст. 122 ТК РФ);

• многодетные родители, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);

• родители детей-инвалидов до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);

• работники младше 18 лет (ст. 122 ТК РФ);

• совместители, которые идут в отпуск на основной работе (ст. 286 ТК РФ);

• супруги военнослужащих, если второй супруг также уходит в отпуск (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);

• другие работники, имеющие право на досрочный отпуск в соответствии с трудовым или коллективным договором.

Оформление отпуска авансом происходит так же, как и в случае с обычным отпуском. Сотрудник должен составить заявление в произвольной форме, адресованное руководителю. В заявлении следует указать желаемые даты начала и окончания отпуска, а также отметить, что отпуск берется авансом, указав календарный год, за который он предоставляется. Например: «Прошу предоставить отпуск авансом за 2026 год».

На основании этого заявления работодатель издает приказ о предоставлении отпуска. После этого можно начислить отпускные выплаты, что нужно сделать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

Далее необходимо отметить в табеле период, когда сотрудник будет в отпуске. После его возвращения следует внести данные в личную карточку и обновить график отпусков в столбце «Фактическая дата».

Курс “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”

Курс “Кадровое делопроизводство со знанием воинского учета + 1С ЗУП 8.3”

В некоторых случаях работодатель может быть обязан предоставить своему сотруднику отпуск авансом за период, который еще не был отработан (ст. 123 ТК). 

Например, многодетный работник может потребовать отпуск в удобное время, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК). Также, если сотрудник работает по совместительству, его отпуск должен совпадать с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК).

Если работник воспользовался авансовым отпуском и уволится до окончания года, за который был предоставлен отпуск, удержать из его зарплаты лишние отпускные получится не всегда. 

Существует девять случаев, когда удержание будет невозможно (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК). Подробности — в таблице.

Сотрудник отказался от перевода по медпоказаниям или работодатель не нашел для него подходящую работу

Организацию ликвидировали

Штат или численность сотрудников сократили

Сотрудника забрали в армию или на альтернативную гражданскую службу

Бывшего сотрудника восстановили на работе по решению суда или ГИТ

Сотрудника признали полностью нетрудоспособным

Сотрудник умер или пропал без вести

Сотрудник не может продолжать работать из-за чрезвычайных обстоятельств по решению Правительства или субъекта РФ

Новый собственник имущества организации увольняет прежнего директора, его заместителей или главного бухгалтера

Важно правильно оформить документы для увольнения в тех случаях, когда удержание невозможно. Неправильное оформление может привести к штрафам от Государственной инспекции труда и проблемам с налоговыми органами. 

Важно знать!  Зарплата работника, включая отпускные, уменьшает налог на прибыль, поэтому ФНС может запросить документы, подтверждающие, что удержание средств не было возможно.

Сохраняйте заявления на отпуск, чтобы доказать, что отпуск был предоставлен в соответствии с законом, а не произвольно. Также проверяйте документы, которые стали основанием для увольнения, такие как медицинские заключения, повестки и свидетельства о смерти. В приказе об увольнении правильно указывайте пункт, часть и статью ТК, чтобы подтвердить основание увольнения, при котором удержание отпускных невозможно.

Не стоит хранить копии медицинских заключений, повесток и других документов с личной информацией работников. За это Роскомнадзор может наложить штраф на сумму до 100 000 рублей, а за повторное нарушение — до 300 000 рублей. В приказе об увольнении указывайте реквизиты документов, на основании которых происходит увольнение. Если возникнет необходимость, проверяющие смогут запросить эти данные в соответствующих госорганах.

Согласно разъяснениям Роструда, право на отпуск в удобное для сотрудников время сохраняется даже для тех, у кого не было льгот при утверждении графика отпусков. К примеру, если у сотрудника родился третий ребенок, а старшие еще не достигли 14 лет, с этого момента он не обязан следовать графику, который изначально считался обязательным (ст. 123, 262.2 ТК). Аналогичная ситуация возникнет, если в законодательство будут внесены поправки, предоставляющие льготы новой категории работников.

Важно отметить, что для работников с льготами не действует правило, согласно которому отпуск можно взять только через полгода работы в компании. Большинству сотрудников необходимо дождаться шести месяцев, чтобы воспользоваться правом на отпуск (ч. 2 ст. 122 ТК). Однако работники, имеющие право на отдых не по графику, могут взять отпуск ранее, но рискуют не вернуть отпускные, выплаченные авансом, как и другие сотрудники.

При увольнении по любому основанию, кроме вышеперечисленных случаев, работник обязан вернуть неразработанные отпускные (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК). 

Если сотрудник отказывается вернуть деньги, удержать получится лишь 20% от его зарплаты (ст. 238 ТК). Однако, согласно письму Минтруда от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784, этот процент можно удержать не только с зарплаты, но и со всех остальных выплат при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск. Судебная практика также подтверждает данную позицию.

Профессиональный совет: Соблюдение ряда важных правил поможет компаниям установить эффективное сотрудничество с рекрутинговыми агентствами и улучшить качество подбора персонала. После прохождения курса Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3 вы станете востребованным специалистом, готовым к успешной карьере в области кадрового делопроизводства. ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда, использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно  проводить подбор нужного персонала  формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа    Получить доступ