Удаленная работа для главного бухгалтера: Как избежать распространенных ошибок

С каждым годом все больше бухгалтеров отказываются от офисной занятости и трудового договора в пользу бухгалтерского фриланса. Вести несколько небольших компаний в удаленном формате выгодно. Как организовать ведение бухгалтерского учета удаленно и какие ошибки чаще всего совершают начинающие фрилансеры — читайте в статье.

Преимущества работы на фрилансе

Работа в удаленном формате становится все более популярной по ряду причин. Во-первых, это связано с тем, что фрилансеры часто имеют более высокое положение, чем сотрудники компаний. Они работают по принципу "заказчик-исполнитель", что позволяет им быть более независимыми и самостоятельными в своей работе.

Удаленная занятость позволяет бухгалтерам гибко управлять своим рабочим временем. Они не обязаны сидеть в офисе весь день, важно выполнить все поставленные задачи. Это позволяет им эффективнее распределять время между работой и личной жизнью.

Еще одним преимуществом работы на фрилансе является снижение затрат. Фрилансерам не нужно тратиться на дорогу до работы, офисный дресс-код и другие расходы, связанные с работой в офисе. 

Бухгалтерский аутсорсинг на удаленке облегчает соблюдение баланса между работой и личной жизнью. Если бухгалтер правильно организует свои рабочие процессы, у него будет больше свободного времени на семью и хобби.

Работа на фрилансе позволяет расширить клиентскую базу. Бухгалтеры могут работать с несколькими заказчиками одновременно, что делает их менее зависимыми от одного работодателя. Это увеличивает их финансовую стабильность и независимость.

Подробнее особенности бухгалтерской работы в удаленном формате разобрали в статье.

Как главному бухгалтеру работать удаленно

Организация работы бухгалтерии на удаленке требует хорошей координации, коммуникации и использования соответствующих инструментов. Вот несколько шагов, которые главный бухгалтер может предпринять для успешной организации работы бухгалтерии на удаленке.

Первый и основной шаг — подробно описать требования и условия работы в договоре на ведение бухгалтерского и налогового учета. Это основополагающий документ, которым вы и заказчик будете руководствоваться в работе. В договоре необходимо описать:

1. порядок взаимодействия;

2. правила документооборота;

3. передачу доступов к личным кабинетам;

4. какие операции выполняет удаленных бухгалтер, а какие — другие сотрудники заказчика;

5. условия и сроки оплаты услуг;

6. правила актирования выполненных работ;

7. ответственность по запросам контролирующих органов;

8. порядок разрешения споров, в том числе по налоговым штрафам.

Документооборот с удаленным заказчиком — это один из ключевых аспектов бухгалтерского фриланса. Как организовать электронный документооборот предприятия и бухгалтерии рассказали на специализированном курсе.

Перед тем, как взять компанию на обслуживание — бухгалтер-фрилансер должен принять дела от предыдущего бухгалтера. Здесь важно иметь представление (а лучше — готовую методику) как получить достоверные данные по остаткам и задолженности компании. Дополнительно: необходимо заранее обсудить и закрепить в договоре на обслуживание границу ответственности между вами и прошлым бухгалтером. 

Какую ответственность несет главный бухгалтер? Читайте в статье.

После передачи дел и документов, бухгалтер на удаленке должен выстроить процессы по получению первички, подготовке отчетности, ее утверждению и прочие. Можно использовать различные подходы, программы и методики. Все зависит от личных предпочтений бухгалтера, особенностей бизнеса и требований к безопасности данных.

Обязательным вопросом, который необходимо обговорить с заказчиком бухгалтерского аутсорсинга, это способы и сроки предоставления первичных документов. Акты, накладные и счета-фактуры контрагенты чаще всего передают лично ИП или менеджерам. Поэтому нужно зафиксировать в каком виде и в течение какого срока первичку будут пересылать бухгалтеру на удаленке. Идеальный вариант — использовать ЭДО (как это возможно — смотрите в нашем видео). Можно отправлять сканы или пересылать бумажные документы почтой.

Важно! 

Нужно организовывать регулярные онлайн-встречи и обсуждения с представителями заказчика для обмена информацией, выявления проблем, анализа текущих задач и планирования дальнейших шагов.

Один из ключевых аспектов удаленной работы — это постоянное повышение квалификации. Налоговое и бухгалтерское законодательство постоянно усложняется, поэтому регулярное обучение — это необходимость. Еще одно из преимуществ прохождения курсов — расширение клиентской базы. Бухгалтерский фриланс можно начать с ведения учета ИП, а потом — после курсов — перейти на более выгодные ООО. Чтобы начать зарабатывать удаленно — записывайтесь на курс "Главный бухгалтер. Уровень 1"

Частые ошибки главбуха на удаленке

Глубокие знания бухгалтерского и налогового учета не застрахуют начинающего фрилансера от ошибок. Разберем самые распространенные:

1. Неопытный бухгалтер на аутсорсинге часто берет на себя всю рутину: от запроса первички у контрагентов до личных поездок в ФНС. При этом можно заранее, в договоре на обслуживание прописать как задачи будет выполнять бухгалтер, а какие — сотрудники в офисе.

2. Часто заказчики приходят на обслуживание после того, как сами пытались вести бухучет и платить налоги. В этом случае бухгалтеру-фрилансеру приходится фактически восстанавливать учет. Но это другая услуга, которая должна оплачиваться отдельно.

Образовательный центр РУНО проводит обучение не только для бухгалтеров, но и для собственников бизнеса. Курс “Налоги малых предприятий (УСН, ОСН, ООО, ИП, самозанятые)” поможет разобраться в особенностях налогообложения малого бизнеса. 

3. Недостаточная защита данных и конфиденциальности. Несоблюдение правил безопасности и конфиденциальности данных, недостаточная защита от кибератак и утечек информации может привести к серьезным последствиям как для бухгалтера, так и для его клиентов.

4. Отсутствие контрактов и правовой защиты. Неформальное отражение сделок, недостаточно четкие договоры с клиентами, отсутствие правовой защиты и контрактов могут создать путаницу, споры и проблемы в отношениях с заказчиками.

Отдельно наши эксперты рассказали какие ошибки совершают рядовые бухгалтеры. Читайте разбор в нашем блоге на Дзене.

Для успешной работы как бухгалтера-фрилансера нужно уделить особое внимание финансовому планированию, организации документации, профессиональному развитию, обеспечению безопасности данных, своевременной и правильной отчетности, а также заключению четких контрактов с клиентами.

Для успешной удаленной работы желания бухгалтера работать из дома недостаточно. Заказчики — бизнесмены и собственники компаний — хотят быть уверенными, что их налоги и учет в надежных руках. Именно поэтому к бухгалтерам-фрилансерам предъявляются повышенные требования: профессиональные и личностные. Какого бухгалтера хочет видеть работодатель на удаленке — читайте в нашей следующей статье.