Маркировка импортных БАДов: чек-лист импортёра

Кривошеева Татьяна Александровна — эксперт по логистике, преподаватель Образовательного центра РУНО.

С маркировкой импортных БАДов проблемы нередко возникают уже после ввоза. Партия приехала на склад, товар физически есть, но ввести его в оборот не получается: в карточке товара ошибка, GTIN не совпадает с упаковкой, часть кодов не прошла отчёт о нанесении или в системе остались неверные статусы.

Исправлять такие ошибки после поставки обычно сложнее, чем проверить всё заранее.

Поэтому работу с маркировкой лучше начинать ещё до заказа кодов и отгрузки товара. Импортёру нужно убедиться, что конкретный продукт действительно подпадает под обязательную маркировку, проверить регистрационные сведения и карточку товара, определить, где и кем будут наноситься коды, а затем проконтролировать их статус в системе.

При этом схема работы зависит от маршрута поставки. Для товаров из государств ЕАЭС и для импорта из третьих стран отдельные этапы оформления различаются, поэтому порядок действий лучше определить ещё до отправки партии.

Оглавление

1. Сначала разберитесь, подлежит ли товар маркировке
2. Проверьте регистрационные данные и карточку товара
3. Где и как будут наноситься коды
4. После нанесения кодов работу нельзя считать законченной
5. Что проверить перед выпуском партии
6. Какие документы сохранить по партии
7. Почему нельзя использовать одну схему для всех поставок
8. Главное — проверить всё до того, как товар окажется на складе

Сначала разберитесь, подлежит ли товар маркировке

Одна из самых рискованных ошибок — ориентироваться только на название продукта.

Два внешне похожих БАДа могут отличаться по составу, форме выпуска, назначению или коду товара, а значит, и требования к ним могут быть разными.

Перед поставкой стоит сверить:

• коммерческое наименование;
• форму выпуска;
• код ТН ВЭД ЕАЭС;
• код ОКПД2 при наличии;
• сведения о государственной регистрации.

Основание, по которому вы определили, что товар относится к маркируемой продукции, лучше сохранить в досье поставки.

Это пригодится, если позднее возникнут вопросы к классификации товара или потребуется восстановить, почему по конкретной партии применялся именно такой порядок работы.

Такая проверка особенно важна при импорте товаров, для которых действуют дополнительные разрешительные требования и меры нетарифного регулирования.

Проверьте регистрационные данные и карточку товара

Следующий этап — сопоставить документы с тем, что фактически будет ввезено.

Свидетельство о государственной регистрации должно быть действующим и относиться именно к тому продукту, который указан в поставке.

Также стоит проверить, совпадают ли в документах и на упаковке:

• производитель;
• страна происхождения;
• бренд;
• форма выпуска;
• вариант потребительской упаковки.

Отдельного внимания требует карточка товара в Национальном каталоге. Даже небольшое расхождение здесь может создать проблемы на следующих этапах.

Например, если GTIN в карточке относится к одной упаковке, а фактически ввозится другая, корректно работать с кодами уже не получится.

Поэтому до заказа кодов нужно убедиться, что GTIN относится именно к той единице товара, которая будет продаваться. Потребительскую и групповую упаковку при этом важно не перепутать.

Заранее проверьте и техническую сторону: у сотрудника, который будет работать с системой, должны быть необходимые доступы и электронная подпись.

Где и как будут наноситься коды

После того как карточка товара проверена, нужно определить схему маркировки. Коды могут наноситься у иностранного производителя, у подрядчика или со стороны импортёра.

Главное — заранее понимать, кто отвечает за каждый этап.

До выпуска основной партии желательно согласовать:

• кто заказывает коды;
• каким способом они передаются;
• где выполняется печать;
• как обеспечивается уникальность кодов;
• как проверяется качество нанесения;
• что происходит с повреждёнными или забракованными кодами.

Тестовую печать лучше проверить до массового производства. Если код плохо читается, обрезан или напечатан с недостаточным качеством, обнаружить это после прибытия всей партии на склад будет уже поздно.

Поэтому тестовые образцы стоит заранее проверить сканером.

Отдельный вопрос — ответственность поставщика или производителя. В договоре имеет смысл определить, кто отвечает за повторно использованные или нечитаемые коды, кто передаёт данные о нанесении и в какие сроки должны исправляться ошибки.

Сам по себе Data Matrix на упаковке ещё не гарантирует, что с маркировкой всё в порядке. Важно не только наличие кода, но и то, какому товару он принадлежит и в каком статусе находится в системе.

После нанесения кодов работу нельзя считать законченной

Ещё одна распространённая ошибка — считать, что после печати Data Matrix вопрос с маркировкой закрыт.

На самом деле после нанесения начинается следующий этап: сведения должны корректно пройти через систему.

Для начала нужно сопоставить четыре показателя:

• сколько единиц товара произведено;
• сколько кодов получено;
• сколько кодов фактически нанесено;
• сколько кодов ушло в брак.

После этого передаётся отчёт о нанесении. И здесь важно проверить не только сам факт отправки файла. Нужно убедиться, что система его приняла и по кодам не осталось ошибок.

Статусы желательно проверить как выборочно, так и по итоговому количеству партии.

Если товар ввозится из третьей страны, сведения по маркировке необходимо сопоставить с таможенными документами и данными о выпуске товара.

Для поставок из государств ЕАЭС действует другой сценарий оформления и ввода товара в оборот. До первой продажи нужно убедиться, что необходимые коды введены в оборот, а ошибки и отклонённые записи устранены.

Что проверить перед выпуском партии

Товар и GTIN.
Название в карточке, документы и фактическая упаковка должны соответствовать друг другу. Если есть расхождение, лучше остановить процесс ещё до печати кодов.

Количество кодов.
Количество заказанных, нанесённых и использованных кодов должно сходиться. Если есть разница, нужно понимать её причину: брак, неиспользованные коды или ошибка в данных.

Качество печати.
Часть упаковок стоит проверить сканером. Если код читается нестабильно, повреждён или обрезан, проблему необходимо устранить до выпуска товара.

Статус кодов.
Недостаточно увидеть, что отчёт отправлен. Важно получить подтверждение системы и убедиться, что нужные коды находятся в корректном статусе.

Документы по импорту.
Участники сделки, количество товара и другие сведения в декларации, договоре и транспортных документах не должны противоречить данным, которые используются при маркировке.

Если на этом этапе обнаружено несоответствие, его лучше проверить совместно со специалистом по ВЭД и специалистом по маркировке.

Какие документы сохранить по партии

По каждой импортной поставке желательно собирать отдельное досье.

В него могут входить:

• обоснование применимости обязательной маркировки;
• коды товара и ссылки на нормативные основания;
• разрешительные документы;
• карточка товара;
• сведения о заказанных кодах;
• файлы, переданные производителю;
• журнал использованных кодов;
• результаты проверки качества печати;
• отчёт о нанесении и ответ системы;
• таможенные и транспортные документы;
• документы по поставке из ЕАЭС, если применяется такой маршрут;
• документы о вводе товара в оборот;
• протоколы ответов системы;
• реестр отклонённых или проблемных кодов.

Такой архив особенно полезен при повторных поставках. Не придётся каждый раз восстанавливать по переписке, какие действия выполнялись по предыдущей партии и на каком этапе возникали ошибки.

Почему нельзя использовать одну схему для всех поставок

Универсального алгоритма, который можно без дополнительной проверки применять к любому БАДу, нет.

Порядок работы зависит от кода товара, вида упаковки, страны отправления, роли участника оборота и действующих на момент поставки требований.

То же самое относится и к другим категориям товаров с особым порядком ввоза.

Например, при импорте медицинских изделий недостаточно просто определить код ТН ВЭД. Нужно учитывать разрешительные документы, меры нетарифного регулирования, особенности описания товара в декларации и возможные льготы.



Перед запуском каждой новой партии стоит отдельно проверить продукт, маршрут поставки и даты планируемых операций.

Особенно это важно при первой поставке нового товара, а также при изменении упаковки, производителя или схемы ввоза.

Главное — проверить всё до того, как товар окажется на складе

Большинство проблем с маркировкой импортных БАДов проще предотвратить, чем исправлять после ввоза.

До отправки партии стоит определить, распространяются ли на товар требования обязательной маркировки, проверить свидетельство о государственной регистрации и карточку товара, согласовать порядок заказа и нанесения кодов и протестировать качество печати.

После нанесения необходимо убедиться, что система приняла сведения, статусы кодов корректны, а данные совпадают с документами поставки.

Тогда ввод в оборот становится обычным завершающим этапом поставки, а не попыткой в последний момент разобраться, почему уже ввезённый товар нельзя начать продавать.