|
В условиях постоянных изменений в законодательстве и ужесточения контроля со стороны государственных органов, каждый бухгалтер, кадровик и предприниматель должен быть готов к адаптации учетных процессов. Особенно остро вопрос стоит перед теми, кто регулярно заполняет отчетность по форме ЕФС‑1. Новые поправки в правила заполнения данного отчета уже сегодня ставят перед работодателями важные задачи и создают новые риски, способные негативно повлиять на финансовую дисциплину компании. В данной статье мы подробно разберем все изменения, обсудим реальные примеры с расчетами и выделим главные боли аудитории, а также расскажем, как образовательный центр РУНО поможет вам освоить новые правила и избежать штрафов.
|
Новые реалии в заполнении отчета ЕФС‑1
Основное изменение коснулось подраздела 1.1 формы ЕФС‑1, где теперь необходимо указывать именно дату начала и дату окончания фактического выполнения работ по договору гражданско-правового характера (ГПХ), а не дату заключения и прекращения договора, как это было принято ранее. Эта поправка внесена в Федеральный закон от 01.04.96 № 27‑ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учете, а законопроект Минтруда размещен на федеральном портале проектов нормативных правовых актов.
Ранее работодатели сообщали в данном разделе сведения о кадровых событиях — заключении или прекращении договора ГПХ, на основании которого начислялись страховые взносы. Нововведение подразумевает, что информация должна отражать фактический период выполнения работ или оказания услуг. Это изменение существенно влияет на учет, поскольку теперь необходимо учитывать не только юридические даты, но и фактическую продолжительность выполнения обязательств.
Почему это важно для бизнеса?
Изменения в заполнении отчета ЕФС‑1 влекут за собой ряд практических последствий. Представьте себе ситуацию: компания заключила договор ГПХ с физическим лицом на выполнение определенного объема работ. До изменений в отчетности фиксировались даты подписания и прекращения договора, что зачастую не отражало реальные сроки выполнения работ. Теперь же, при необходимости указания даты начала и окончания работ, бухгалтерия и отдел кадров сталкиваются с дополнительной сложностью в документировании и контроле сроков.
Дополнительное внимание необходимо уделить тому, что вместе с изменением дат появляется требование указывать наличие условия об уплате страховых взносов «на травматизм». Это означает, что при наличии такого условия в гражданском договоре информация должна быть задокументирована в отчете. Так, если работодатель заключил договор с самозанятым подрядчиком, то вопросы страховых взносов становятся еще более сложными. Если выплаты самозанятому облагались страховыми взносами, сведения об этом должны быть внесены в подраздел 1.1 формы ЕФС‑1, что требует дополнительных проверок и корректировок в учете.
Пример из практики: реальные расчеты и последствия ошибок
Рассмотрим конкретный пример, который наглядно демонстрирует, как изменения могут повлиять на финансовую дисциплину компании. Допустим, организация заключила договор ГПХ с физическим лицом на выполнение работ в течение 15 дней. Согласно нововведениям, в отчете необходимо указать фактические даты начала и окончания работ. Если, например, работа началась 1-го числа, а завершилась 15-го числа, то именно эти даты должны быть отражены в подразделе 1.1.
При этом, если договор содержит условие об уплате страховых взносов «на травматизм», то необходимо не только отразить даты, но и дополнительно указать реквизиты договора.
Ошибки в отражении этих данных могут привести к тому, что сведения будут поданы с задержкой или с ошибками, что в свою очередь повлечет за собой административные взыскания и дополнительные проверки со стороны контролирующих органов. Арбитражный суд Дальневосточного округа уже подтвердил, что несвоевременная сдача сведений в форме ЕФС‑1 не освобождает организацию от штрафных санкций, даже если опоздание было устранено до того, как Социальный фонд узнал о просрочке.
Сложности заполнения: боли бухгалтеров и финансовых директоров
Бухгалтеры и кадровики ежедневно сталкиваются с необходимостью точного ведения документации. Новые требования к заполнению отчета ЕФС‑1 добавляют еще один уровень ответственности. Ошибки в заполнении подраздела 1.1 могут привести не только к штрафам, но и к искажению общей картины кадровой и финансовой отчетности компании. Особенно болезненно это ощущается в период массовых изменений: перевод сотрудников на дистанционную работу, неполный рабочий день или работу на дому требуют своевременного отражения соответствующих изменений в отчетности.
Минтруд также установил, что сведения о переводе на дистанционную работу или переходе на неполный рабочий день должны быть сданы не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или принято решение об изменении режима работы. Это условие требует оперативного взаимодействия между кадровой службой и бухгалтерией, что зачастую становится источником конфликтов и ошибок.
Дополнительно, если заказчик заключил договор с самозанятым подрядчиком, и выплаты по данному договору подлежат страховым взносам, то в случае невыдачи чека по предусмотренной законодательством норме, страхователь обязан отразить реквизиты договора в подразделе 1.1. Такая сложность в учете зачастую приводит к непониманию между отделами, что требует дополнительных усилий для согласования данных и предотвращения ошибок.
Практические рекомендации для специалистов
Новые изменения в отчете ЕФС‑1 требуют пересмотра учетных процессов и пересчета внутренних регламентов работы с кадровыми и бухгалтерскими данными. Важно, чтобы бухгалтеры и кадровики не только знали текущие изменения, но и умели оперативно адаптироваться к новым требованиям. Необходимо:
-
Контролировать сроки предоставления сведений: помните, что данные по переводу сотрудников на удаленную работу и неполный рабочий день должны быть поданы не позднее 25-го числа месяца.
-
Обеспечить прозрачность документооборота между кадровой службой и бухгалтерией. Это позволит минимизировать риск ошибок в отчетности.
-
Внедрить современные системы автоматизации бухгалтерского учета, которые помогут снизить вероятность человеческого фактора и ускорить процесс заполнения отчетности.
Эксперты центра РУНО разработали программы, которые не просто охватывают теоретические аспекты новых требований, но и включают практические занятия с расчетами, разбор кейсов из реальной практики и рекомендации по автоматизации учетных процессов. Так, вы сможете не только избежать штрафов и дополнительных расходов, но и создать прозрачную систему контроля за выполнением обязательств перед сотрудниками и государственными органами.
Адаптация к новым требованиям — залог стабильности бизнеса
Изменения в отчете ЕФС‑1 — это не просто бюрократическая формальность, а важный шаг в направлении повышения прозрачности и ответственности работодателей. Новые правила требуют от бухгалтеров и финансовых директоров не только глубоких знаний в области законодательства, но и способности оперативно реагировать на изменения, корректировать учетные данные и внедрять современные технологии в повседневную работу.
Каждая ошибка в отчетности может обернуться финансовыми потерями и негативными последствиями для репутации компании. Поэтому важно быть в курсе всех нововведений и своевременно обновлять внутренние регламенты. Не упустите возможность повысить свою квалификацию и быть на шаг впереди конкурентов. Инвестируйте в образование и создайте фундамент для стабильного развития вашего бизнеса уже сегодня!
