Как писать деловые электронные письма, которые невозможно игнорировать. Правила составления

Вы когда-нибудь задумывались, почему некоторые письма остаются без ответа, в то время как другие открывают двери к успешному сотрудничеству? Секрет успеха скрыт в искусстве деловой переписки — универсальном инструменте коммуникации. Каждое слово важно, и каждая запятая может повлиять на исход переговоров.

Электронные деловые письма играют огромную роль в деятельности современного бухгалтера, кадровика, да и практически любого сотрудника, который коммуницирует с партнерами или клиентами компании. 

При ведении переписки обязательно нужно соблюдать деловой этикет написания электронного письма. Чтобы письмо было действительно эффективным, необходимо учитывать ряд особенностей, которые являются ключевыми для его успешного написания и влияния на получателя.

Итак, ниже рассмотрим самые важные инструменты создания эффективного, вовлекающего и формирующего положительное впечатление электронного письма.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Деловая переписка. Техники делового письма”, который поможет научиться уверенно и эффективно взаимодействовать с коллегами, партнерами и клиентами. На уроках  рассматриваются основные аспекты успешной деловой переписки, начиная от правильной структуры и грамматики до использования языковых инструментов, чтобы электронные письма вызывали желаемую реакцию. 

Содержание:

1. Как заполнить поля электронного письма
2. Как оформить деловое письмо. Разработка фирменного стиля
3. Тема письма. Как сделать так, чтобы письмо прочитали
4. Суть и содержание электронного письма. Определение замысла
5. Финальная часть письма. Создание положительного впечатления

Прежде чем приступить к написанию электронного письма, необходимо определить его цель. Четко сформулированная цель поможет вам выстроить логику и структуру письма, а также выбрать правильный тон и стиль общения.

Важно также учитывать, кому адресовано письмо. Если это внутреннее письмо коллегам, то это один стиль общения, а если клиентам или партнерам, то другой. Углубленное понимание потребностей аудитории поможет составить более эффективное сообщение.


В электронном письме надо заполнять все поля. Таким образом мы экономим время получателя, клиента, которому адресовано письмо.  Рассмотрим, на что в первую очередь стоит обратить внимание в электронном письме. 

Заполнение полей. Важно заполнить все поля в письме. Тема письма должна быть четкой, краткой и отражать основную идею письма. Это экономит время получателя. Исчерпывающие пояснения помогут адресату понять тему, важность письма и оперативнее принять решение о дальнейших действиях. 

Персональное обращение. Важно обращаться персонально к адресату или использовать общепринятые формы обращения в официальной деловой корреспонденции. Тут обязательно должен быть вежливый тон и грамотный текст. 

Стиль письма. Стоит проследить и за корректностью языка — не допускать слишком эмоциональных выражений. Четко формулируйте свои мысли, обращаясь к его информационным потребностям и специфике его деятельности.  Завершать письмо надо на положительной ноте, чтобы даже в случае отказа остаться в хороших отношениях с адресатом.

Ясность и краткость. Электронные письма должны быть ясными, лаконичными и объемными. Не нужно утомлять получателя большим количеством информации и длинными абзацами. Цените свое и чужое время и старайтесь донести нужную информацию в минимально возможной форме.

Форматирование. Используйте разметку текста, чтобы сделать его более читаемым. Выделяйте ключевые слова жирным или курсивом, используйте списки и маркированные перечни для структурирования информации.

Подпись. Не забывайте оформить письмо подписью, содержащей ваши контактные данные (имя, фамилия, должность, контактный телефон, e-mail) и благодарность за внимание.

Время ответа. Важен быстрый ответ по деловому вопросу. Если необходимо ответить на входящее письмо, то в идеале подтвердить получение или направить окончательный ответ надо в течение двух суток.

Электронные деловые письма — это важный инструмент для профессиональной коммуникации. Соблюдение перечисленных выше особенностей поможет вам написать эффективное и продуктивное письмо, способное достичь поставленных целей и донести нужную информацию до адресата.

Ключевые моменты для грамотного форматирования деловой переписки:

• единый шрифт и его цветовая палитра;

• выделение значимых фрагментов текста;

• интервалы между абзацами для лучшей читабельности.

Для копирования текста из внешних источников без сохранения исходного форматирования следует воспользоваться функцией "Удалить формат" или опцией "Вставка без форматирования". 

В деловом письме также важно удержать внимание адресата и не перегружать его лишней информацией. Эксперты советуют уместить всю необходимую информацию в первом экране письма. Так вероятность его прочтения до конца существенно увеличится. 

Жирный шрифт — используется для инструкций и требований. Считается, что он означает поднятие голоса на полтона. Такой шрифт делает текст не таким монотонным. Но не стоит «разбрасывать» выделенные жирным слова по всему тексту. Обычно он используется в учебной литературе.

Подчеркивание — более эмоциональный порыв. Подчеркивать нужно только то, что необходимо выделить, но не эмоционально, а объективно. В деловых письмах важно сохранять спокойствие. 

Курсив — смотрится органично в научных текстах. В серьезных деловых письмах рекомендуется пользоваться только курсивом. Итак, в деловых электронных письмах — курсив.


Еще один важный аспект — узнаваемость. Фирменный стиль письма, который выдерживается при рассылках или при отправке ответов на письма, может сыграть решающую роль при взаимодействии с клиентом или партнером. 

Чтобы повысить эффективность своих висем можно использовать логотип компании, единый формат написания текста и финальную часть сообщения. 

Важно знать!

Ни­ко­гда не на­чи­най­те ответ как новое пись­мо (без со­хра­не­ния ис­то­рии пе­ре­пис­ки). Иначе по­лу­ча­тель будет вы­нуж­ден тра­тить время на по­ис­ки пер­во­на­чаль­но­го со­об­ще­ния.

Чтобы письмо было прочитано, в первую очередь не надо оставлять пустым поле «Тема/Subject» Его необходимо нужно заполнять грамотно и вкладывать в него максимальный смысл при минимальном количестве знаков. 

Краткая и емкая тема помогает адресату быстро идентифицировать содержание письма и понять степень его важности.

Чем проще и понятней будет тема письма, тем больше вероятность, что письмо будет прочитано и получит отклик.